Als Freiberufler arbeiten Sie meist projektbezogen. Sie schließen Projektverträge ab, die fast immer befristet sind. Und auch das langfristigste Projekt ist irgendwann einmal zu Ende. Wenn Sie dann nicht kurzfristig einen neuen Auftrag finden, sind Sie zunächst für unbestimmte Zeit beschäftigungslos. Aber sind Sie deshalb kein Freiberufler mehr? Ist es dann sinnvoll oder auch erforderlich, die selbständige Tätigkeit beim Finanzamt abzumelden? Diplom-Volkswirt Lothar Th. Jasper, Leiter einer Full-Service-Kanzlei für IT- und Medienunternehmen, räumt in unserem Artikel mit den größten Irrtümern auf und erläutert gleichzeitig, wo die versteckten Fallstricke liegen, welche zusätzlichen Möglichkeiten bestehen Steuern einzusparen und warum Sie eine Abmeldung beim Finanzamt unter Umständen sogar mehr Geld kosten kann.
Stolperstein – Aufgabegewinn und Abschreibungen
“Wo keine Einnahmen, da keine steuerlichen Auswirkungen und weniger Arbeit“, werden Sie vielleicht denken. Nun, wenn Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit abmelden, müssen Sie ein Abmeldeformular ausfüllen. Darin fragt der Fiskus unter anderem danach, ob Sie einen „Aufgabegewinn“ zu versteuern haben. Damit hat es Folgendes auf sich: Während der aktiven Zeit haben Sie wahrscheinlich einige Anlagegüter (bspw. PC, Laptop, PKW und Büroeinrichtung) erworben. Die Anschaffungskosten für diese Güter sind i.d.R. nicht direkt als steuermindernde Betriebsausgaben abzugsfähig, sondern müssen über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Anschaffungskosten abzüglich Abschreibung ergeben den Buchwert. Diese mindert sich im Laufe der Jahre jeweils durch den abschreibungsfähigen Betrag. Durch diese Abschreibung wird die Wertminderung steuerlich berücksichtigt, der jeder Gegenstand (mit Ausnahme von Grund und Boden) unterlegen ist. Da die Wertminderung aber nicht jährlich objektiv ermittelt werden kann, wird sie für steuerliche Zwecke pauschaliert. Dies geschieht durch amtliche Festlegung einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Der Buchwert ist also ein rein steuerlicher Wert. Nun, so werden Sie fragen: Was hat das alles mit einer Betriebsaufgabe zu tun? Bei der Betriebsaufgabe prüft die Finanzverwaltung, ob Ihre Wirtschaftsgüter nicht zu schnell abgeschrieben worden sind.
Dies ist immer dann der Fall, wenn der tatsächliche Wert höher ist als der Buchwert. Sie haben in diesem Fall den Gewinn durch zu hohe Abschreibungsbeträge ungerechtfertigt hoch verringert. Im Fall der Betriebsaufgabe und auch bei einer Betriebsveräußerung macht der Fiskus die zu hoch abgeschriebenen Beträge rückgängig, in dem er die Differenz von Verkehrswert und Buchwert gewinnerhöhend ansetzt. Durch die Betriebsaufgabe werden also bisher gebildete stille Reserven aufgedeckt und nachversteuert.
Dieses Prinzip funktioniert zwar grundsätzlich auch umgekehrt, wenn der Verkehrswert geringer ist als der Buchwert. In diesem Fall haben Sie dann eine zusätzliche steuerminderde Betriebsausgabe. Aber: In der Regel müssen Sie dem Finanzamt nachweisen, wie hoch der Verkehrswert tatsächlich ist. Dies ist insbesondere bei im Betriebsvermögen gehaltenen Fahrzeugen durchaus umständlich. Zumindest müssten Sie an Hand von Wertschätzungen (z. B. Schwacke-Liste) den Verkehrswert belegen können. Besser wäre ein Gutachten eines Kfz-Sachverständigen. Allerdings können Sie natürlich nicht vorher wissen, ob das Gutachten zu Ihren Gunsten ausfällt.
Dieses Prinzip wird bei allen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens angewendet. Ein aufwändiges Verfahren und möglicherweise ein Risiko, das zu einer Steuernachzahlung führen kann, nur weil Sie einige Monate kein Projekt haben.
Abmeldung wenn Einnahmen ausbleiben?
„Ist es nicht meine Pflicht, die Tätigkeit abzumelden, wenn ich keine Einnahmen erziele?“, ist eine häufig gestellte Frage. Nein, denn nur wenn Sie wirklich vor haben, dauerhaft Ihre freiberufliche Profession auszuüben, müssen Sie sich beim Finanzamt abmelden. Dagegen nehmen Sie grundsätzlich auch weiterhin am freiberuflichen Wirtschaftsleben teil, wenn Sie sich beispielsweise für Projekte bewerben, für eine gewisse Zeit fortbilden, einen Businessplan für eine längerfristige Entwicklung Ihrer freiberuflichen Arbeit erstellen, nach einem geeigneten Büro suchen, neue Kontakte auf Seminaren und Kongressen knüpfen oder auch Ihre eigene Homepage aufbauen und vieles mehr. In diesem Fall können Sie sich jedoch von den monatlich oder quartalsweise zu entrichtenden Umsatzsteuervorauszahlungen befreien oder diese auf das entsprechend niedrigere Niveau herabsetzen lassen.
Die Abmeldung für einen kurzen Zeitraum hingegen macht allen Beteiligten nur Arbeit. Denn beim Wiederanmelden muss das gesamte Meldeverfahren erneut durchlaufen werden – nämlich Abgabe des Anmeldebogens durch Sie, Prüfen auf umsatzsteuerliche Unbedenklichkeit durch das Finanzamt und Vergabe einer neuen Steuernummer. Nicht zu vergessen, das Schätzen der Einlagewerte der Wirtschaftsgüter, die Sie aus dem bisherigen Privatvermögen wieder in das Betriebsvermögen einlegen – damit Sie sie erneut abschreiben können.
Umsatzsteuervoranmeldung – Aufwand sparen?
„Umsatzsteuervoranmeldungen sind mir schon immer lästig gewesen, die kann ich mir sparen“, mögen Sie denken. Wenden wir uns deshalb zunächst einmal der Umsatzsteuer zu. Während Ihrer aktiven Zeit, wenn Sie in einem Projekt gutes Geld verdienen, führen Sie die Umsatzsteuer, die Sie Ihrem Auftraggeber in Rechnung stellen, an das Finanzamt ab. Allerdings dürfen Sie die Zahlung um die sog. „Vorsteuer“ kürzen. Vorsteuern sind diejenigen Umsatzsteuern, die in Ihren Kostenbelegen ausgewiesen werden. Mit anderen Worten: Die Vorsteuern erhalten Sie vom Finanzamt zurück. Diese Erstattungen erhalten Sie aber auch, wenn Sie keinerlei umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen haben – also beispielsweise während der projektlosen Zeit. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Vorsteuern für Ihr Unternehmen (auch als Freiberufler haben Sie ein Unternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne) in Rechnung gestellt werden. Erwerben Sie beispielsweise während der projektlosen Zeit ein neues Notebook, so ersetzt Ihnen der Fiskus die Vorsteuer in voller Höhe auch dann, wenn Sie keinen Umsatz anmelden. Aber: Das Notebook müssen Sie für Ihr Unternehmen erwerben. Haben Sie sich allerdings beim Finanzamt abgemeldet, geht Ihnen diese für Sie sehr angenehme Finanzierungshilfe verloren. Das gilt auch für den Erwerb eines Autos während der Abmeldephase. Dann verlieren Sie vielleicht viele tausend Euro, weil Sie die Vorsteuer nicht erstattet erhalten. Es empfiehlt sich also bei größeren Anschaffungen aus umsatzsteuerlichen Gründen Ihre selbständige Tätigkeit nicht abzumelden.
Kosten absetzen trotz Abmeldung?
Kaum einer weiß es, teilweise können Kosten auch in einem Abmeldezeitraum steuerlich abgesetzt werden. Sie kaufen sich beispielsweise während der Auszeit ein neues Notebook oder ein Auto und möchten die Abschreibungsbeträge natürlich Gewinn mindernd absetzen. Das ist zwar grundsätzlich auch möglich, wenn Sie Ihre selbständige Tätigkeit abgemeldet haben. Denn im Einkommensteuerrecht gibt es die „vorweggenommenen“ Betriebsausgaben. Das bedeutet für Sie: Aufwendungen, die Sie tätigen, um damit in naher Zukunft Einnahmen zu erzielen, können als Betriebsausgaben in voller Höhe oder im Wege der Abschreibungen – also verteilt auf mehrere Jahre – Steuer mindernd eingesetzt werden. Allerdings kommt es darauf an, was unter „naher Zukunft“ zu verstehen ist. Haben Sie sich beim Finanzamt abgemeldet und währt die projektlose Zeit z. B. mehr als ein halbes Jahr, so laufen Sie Gefahr, dass Ihnen diese Zeit bei der Abschreibung verloren geht. Denn: Grundsätzlich ist ein Anlagegut (und dazu gehört Ihr Notebook) nur während der Zeit der Selbständigkeit abzuschreiben. Der Fiskus könnte also auf die gar nicht so abwegige Idee kommen, Ihnen die Abschreibungen für die Zeit zu kürzen, in der Sie kein Unternehmen angemeldet haben.
Weiterbilden und Steuern sparen!
„Ich nutze die freie Zeit und bilde mich fachlich weiter.” Eine hervorragende Idee, um wettbewerbsfähig zu bleiben! Doch auch steuerlich gilt es einiges zu beachten.
Stellen Sie sich nun Folgendes vor: Sie haben Ihre Tätigkeit abgemeldet und entschließen sich dazu, einen mehrwöchigen Lehrgang in einem zukunftsträchtigen Fachgebiet zu absolvieren. Dies kostet Sie einen fünfstelligen Betrag. Natürlich möchten Sie den Fiskus irgendwie an den Kosten beteiligen. Aber wie? Mangels freiberuflicher Arbeit können Sie keine Gewinnermittlung machen, in dem Sie die Ausbildungskosten als Betriebsausgaben geltend machen können. Wenn Sie allerdings sonstige steuerpflichtige Einkünfte haben (z.B. Einkünfte aus Vermietung), so könnten Sie die Kosten als Sonderausgabe geltend machen, allerdings nur bis höchstens 4 000 EUR. Den Rest müssen Sie allein tragen. Und haben Sie keine sonstigen Einkünfte, können Sie das Finanzamt gar nicht an den Kosten beteiligen.
„Aber ich kann doch Verluste in das vorangegangene Kalenderjahr zurücktragen oder auf neue Rechnung ins nächste Jahr mitnehmen“, werden Sie nun als erfahrener Steuerbürger überlegen. Nun, dies ist in diesem Fall leider nicht möglich. Denn, wenn Sie keine selbständige Tätigkeit ausüben, können Sie die Ausbildungskosten nur als Sonderausgaben geltend machen. Und für die gibt es keinen Verlustrück- oder -vortrag.
Wenn Sie jedoch Ihre freiberufliche Tätigkeit beibehalten, können Sie die gesamten Ausbildungskosten als Betriebsausgaben geltend machen – in voller Höhe. Das gilt auch für Unterbringungskosten, sofern Sie an Ihrem Heimatort einen eigenen Hausstand haben und wegen der auswärtigen Ausbildung Unterbringungskosten (z. B. Hotelkosten) aufbringen müssen. Auch pauschalen Verpflegungsmehraufwand oder Familienheimfahrten erkennt der Fiskus als Betriebsausgaben an. Und sollten Sie im Jahr der Ausbildung keine Einkünfte zu versteuern haben, ist auch dies kein Beinbruch: Sie verrechnen die Fortbildungskosten und alle anderen Betriebsausgaben mit dem Vorjahr und erhalten dadurch eine nachträgliche Steuerentlastung. Dies ist auch dann möglich, wenn der Vorjahresbescheid schon bestandskräftig ist.
Projektakquise und Steuern sparen!
Läuft Ihr Projekt aus, kommen zwei Dinge zusammen. Einerseits verdienen Sie dann kein Geld und andererseits müssen Sie zusätzlich Geld ausgeben, um ein neues Projekt zu finden. Sie müssen Ihre Bewerbungsunterlagen und Ihre Homepage überarbeiten, potentielle Auftraggeber anrufen und auf sich aufmerksam machen. Sie reisen zu Bewerbungsgesprächen mit Auto, Bahn oder Flugzeug, nutzen in fremden Städten Taxis und müssen hin und wieder auch übernachten. Denken Sie unbedingt daran, entsprechende Quittungen für all diese Ausgaben zu sammeln. Denn diese können Sie vollständig absetzen. Denken Sie hier ggf. auch wieder an Verpflegungsmehraufwände, die Sie steuerlich geltend machen können.
Die Abzugsfähigkeit all dieser Kosten kann jedoch gefährdet sein, wenn Sie Ihre selbständige Arbeit abmelden. Zwar könnten Sie argumentieren, dass Sie zwar keine Einkünfte, aber immerhin Einkunftserzielungsabsicht haben und deshalb die Kosten absetzen können. Dies ist grundsätzlich richtig. Aber immer, wenn Sie mit einem Finanzbeamten über das Vorhandensein einer Absicht diskutieren, haben Sie einen schweren Stand. Eine Absicht zu beweisen ist immer schwierig und daher zu vermeiden. Besser ist es, seine selbständige Tätigkeit angemeldet zu lassen und als Freiberufler auf Auftragssuche zu gehen. Dann gibt es nichts zu diskutieren. Die Bewerbungskosten sind in voller Höhe Betriebsausgabe. Das gilt grundsätzlich auch für Auftragssuche im Ausland.
>br>Allerdings nur so lange, wie Sie in Deutschland gemeldet bleiben und Deutschland für die freiberufliche Tätigkeit das Besteuerungsrecht hat. Sobald Sie einen Auftrag annehmen, der im Ausland versteuert werden muss, können Sie in Deutschland keine Betriebsausgaben geltend machen. Das ist auch durchaus verständlich: Fließen keine inländischen Steuern, gibt es auch keinen Betriebsausgabenabzug.
Einkommensteuervorauszahlung trotz Leerlauf?
Sie sehen wenig Spielraum, um die festgesetzte vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlung zu leisten, werden Sie mit gutem Recht einwenden. Dadurch, dass Sie keine Einnahmen haben, wird die Zahlungsverpflichtung gegenüber dem Finanzamt jedoch nicht automatisch gehemmt. Aber: Sie haben jederzeit die Möglichkeit, zu hoch festgesetzte Einkommensteuervorauszahlungen herabsetzen zu lassen. Dazu reichen ein Antrag und eine Begründung. Und die liegt auf der Hand: Wer längere Zeit kein Projekt hat, der wird aller Voraussicht nach im laufenden Jahr einen niedrigeren Gewinn haben, als bei der Festsetzung der Vorauszahlung angenommen. Hier zeigt sich das Finanzamt sehr großzügig. Es werden meist keine langen Ausführungen oder Gewinnvorausplanungen gefordert. Schreiben Sie einfach, dass Sie voraussichtlich mehrere Monate kein Projekt haben werden und deshalb um Herabsetzung der Steuervorauszahlungen bitten. Machen Sie eine kurze Hochrechnung und teilen Sie den voraussichtlichen Gewinn mit. Dann wird die Steuer zum nächsten Vorauszahlungstermin herabgesetzt – oder es kann sogar zu einer Erstattung zu viel gezahlter Vorauszahlungen kommen.
Über den Autor:
Lothar Th. Jasper, Gründer und Leiter der IT-Steuerberatung, studierte an der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Köln. Sein Studienschwerpunkt lag in den Bereichen Steuerrecht, Finanzwissenschaft, Betriebswirtschaftliche Steuerlehre und Beratung sowie Außenwirtschaft. Als Fach-Autor veröffentlichte Lothar Th. Jasper zahlreiche Artikel und Fachbücher innerhalb seines Spezialgebietes.
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