7 Tipps für Freelancer, um finanzielle Engpässe zu vermeiden

Wer als Freelancer arbeitet, genießt viele Vorzüge und Freiheiten. Doch mindestens genauso viele Sorgen begleiten die selbstständige Tätigkeit. Denn anders als bei einem Angestellten kommt das Gehalt nicht pünktlich zum Monatsersten, sondern hängt ab von der Auftragslage und der Zahlungsmoral der Kunden. Mit den folgenden sieben Tipps speziell für Freiberufler zeigen wir Ihnen, wie Sie dem entgegen wirken und so finanzielle Engpässe vermeiden können.

So entstehen Liquiditätsengpässe in der Freiberuflichkeit

Die gescheiterte Selbstständigkeit gehört mit einem Anteil von 8,3 Prozent zu den häufigsten Ursachen für Überschuldung in Deutschland. Damit es gar nicht erst soweit kommt, haben wir Ihnen sieben Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihre Liquiditätsplanung in den Griff kriegen. Dazu gehört es aber auch zu wissen, wie ein solcher Engpass überhaupt entstehen kann.

Liquiditätsengpässe entstehen durch:

• Schlechte Zahlungsmoral – Kunden, die nicht pünktlich zahlen, können schnell zu einem Problem werden. Gerade wenn man in den ersten Jahren zu sehr Nachsicht walten lässt, da einem eine gute Geschäftsbeziehung wichtiger ist, kann es zu Engpässen kommen.
• Lange Zahlungsziele – Ihre Kunden zahlen zwar, reizen aber ihre Zahlungsziele bis zum Ende aus. Das bedeutet, dass Sie mit Ihrer Leistung in Vorauszahlung gehen und diese Zeit mit eigenen Mitteln überbrücken müssen. Ihre Lieferanten wollen dennoch pünktlich bezahlt werden. Das kann zu Problemen führen.
• Zahlung der Umsatzsteuer – Sobald Sie in Ihren Rechnungen Mehrwertsteuer ausweisen, wird wenige Wochen später auch die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für das Finanzamt fällig. Sollte Ihr Kunde seine Rechnung jedoch zu spät begleichen, stehen Sie vor einem Liquiditätsproblem.
• Steuernachzahlungen – Was Sie anfangs möglicherweise noch nicht auf dem Schirm haben, da sich Ihr Einkommen erst langsam entwickelt, ist die korrekte Ermittlung und Zahlung der Einkommensteuer. In vielen Fällen wird eine Einkommensteuernachzahlung fällig, die nicht jeder Freiberufler sofort stemmen kann.

Tipp #1: Geld fürs Finanzamt zur Seite legen

Sorgen Sie dafür, dass sie ausreichend Geld für das Finanzamt beiseitelegen. Viele Freiberufler unterschätzen diesen Aspekt. Das Problem daran ist, dass die Steuerlast nicht langsam, sondern meist sprunghaft ansteigt. Denn wenn es im zweiten oder dritten Jahr gut läuft, steigen nicht nur die Beträge für Einkommen- und Gewerbesteuer, sondern auch die Vorauszahlungen fallen sehr hoch aus. Damit Sie an diesem Punkt nicht in Schwierigkeiten geraten, sollten Sie genau dafür Rücklagen bilden. Legen Sie also nicht nur die 19 Prozent der Umsatzsteuer beiseite, sondern auch noch 20 bis 30 Prozent für die Einkommensteuer.

Tipp #2: Lassen Sie Rechnungen vorfinanzieren

Oft hilft bei der Überbrückung von Engpässen schon eine kleine Finanzspritze. So kleine Beträge, lassen sich bei Banken jedoch schwer in Form von Krediten erwirken. Dann ist es besser auf sogenanntes Factoring zurückzugreifen. Bei dieser Art der Rechnungsfinanzierung machen sich Freelancer unabhängig von den Zahlungszielen ihrer Kunden.

Denn sobald sie eine Rechnung ausstellen, hat der Kunde manchmal Wochen oder gar Monate Zeit um sie zu begleichen. Zeit, die der Freiberufler erst einmal überbrücken muss. Er geht sozusagen in Vorleistung. Bei der Rechnungsvorfinanzierung überweist der Factoring-Anbieter den offenen Betrag innerhalb weniger Tage.

Tipp #3: Prüfen Sie Aufwand und Nutzen bei Aufträgen

Zwar ist man als Freiberufler in der Anfangsphase dazu geneigt, nahezu jeden Auftrag anzunehmen, um Einkommen zu generieren und Reputation aufzubauen. Jedoch sollten Sie einen Blick dafür entwickeln, ob es sich wirklich lohnt immer ein Angebot abzugeben. Gerade wenn der Auftrag viel Zeit in Anspruch nimmt, aber nur wenig Gewinn verspricht, sollten Sie eine direkte Absage in Betracht ziehen. So können Sie Ihre Arbeitszeit in sinnvollere und ertragreichere Aufgaben investieren.

Tipp #4: Laufende Kosten beständig prüfen

Ob Handyvertrag, Stromkosten oder Toolgebühren – auch als Freiberufler haben Sie laufende Kosten rund um Ihr Business. Wer diese Kosten stets im Blick behält und alle paar Monate auf den Prüfstand stellt, kann hier eine Menge Geld sparen. Lesen Sie das Kleingedruckte und setzen Sie sich mit Kündigungsfristen auseinander. Sie sollten sich zudem fragen, welche Anschaffungen sinnvoll sind. Denn der Kauf von Hardware, Dienstwagen oder Büroausstattung bindet Kapital, das Ihnen dann nicht mehr frei zur Verfügung steht. Eine gute Alternative kann an dieser Stelle auch das Leasen von Arbeitsmitteln darstellen.

Tipp #5: Professionelle Buchhaltung & Steuern

Zwar liegt das Hauptaugenmerk von freiberuflichen Unternehmern meist in der Neukundenakquise und der Auftragsabwicklung. Aber auch für die Buchhaltung sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen. Schaffen Sie ein strukturiertes System, um Zahlungsein- und -ausgänge zu verzeichnen. Behalten Sie die Fristen für die Abgabe von Steuererklärungen und Vorsteueranmeldungen im Blick. Wenn Sie Schwierigkeiten damit haben, sollten Sie sich wirklich professionell beraten lassen oder diese Tätigkeit direkt an einen Steuerberater oder Buchhalter abgeben. Hier zu sparen, kann schnell teuer werden.

Tipp #6: Finanziellen Puffer für schlechte Monate zurücklegen

Es gibt Monate, in denen können Sie sich als Freiberufler kaum vor Aufträgen retten. Es gibt aber auch die Monate, in denen trotz aller Bemühungen so gar nichts hereinkommt. Gerade in diesen Monaten ist es wichtig, in Marketing und Neukundenakquise zu investieren. Aber auch mit seinen Zahlungsverpflichtungen nicht in Verzug zu geraten oder gar Schulden anzuhäufen. Wer sich dann auf einen ausreichenden, finanziellen  Puffer berufen kann, hat schon gewonnen. Wie groß dieser Puffer sein muss, unterscheidet sich anhand der Branche und der Höhe der laufenden Kosten. Generell sollten Sie jedoch mindestens drei Monate ohne eingehende Zahlungen auskommen können.

Tipp #7: Fehlende Zahlungseingänge sofort einfordern

Wenn Kunden spät oder gar nicht zahlen, drückt das auf die Liquidität. Im Einzelfall lässt sich das meist überbrücken, doch andauernde Zahlungsausfälle können bis zur Insolvenz führen. Machen Sie es sich daher zur Gewohnheit fehlende Zahlungseingänge sofort einzufordern. Manch einer scheut sich das Thema bei seinen Kunden anzusprechen aus Angst davor, dass die Geschäftsbeziehung darunter leidet. Doch mit einer freundlichen Erinnerung kann schon viel erreicht werden. Im Zweifel können Sie auch das Mahnwesen an einen professionellen Service outsourcen.