Um vom Finanzamt unbeanstandet anerkannt zu werden, müssen Fahrtenbücher strengen Anforderungen genügen. Thomas Buck hat sie zusammengefasst.
Anforderungen an Form und Durchführung
- Geordnete und geschlossene äußere Form
- Fortlaufende und zeitnahe Erfassung
- Berufliche Veranlassung muss plausibel erscheinen
- Angaben müssen gegebenenfalls einer stichprobenartigen Nachprüfung standhalten
Inhalt eines Fahrtenbuchs laut Finanzverwaltung
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
- Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
- Bei Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben
- Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk
Ausnahme für Handelsvertreter und ähnliche Berufsgruppen
Wenn bei einer Fahrt mehrere Kunden/Geschäftspartner aufgesucht werden, genügt nach Urteil des Bundesfinanzhof folgendes:
- Eintrag des am Ende der Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstandes
- Eintrag der Kunden/Geschäftspartner in chronologischer Reihenfolge
Das Fahrtenbuch ist durchgehend zu führen und kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum begrenzt werden.
Erleichterungen sind ggf. möglich für
- Kundendienstmonteure und Handelsvertreter
- Taxifahrer
- Fahrlehrer
- Sicherheitsgefährdete Personen
Elektronisches Fahrtenbuch
- Muss denselben Informationsgehalt haben wie ein manuell geführtes Fahrtenbuch
- Voraussetzung für die Anerkennung: Nur „manipulationssichere Software“ wird anerkannt, die keine Änderungen der einmal vorgenommenen Eintragungen zulässt oder jede Änderung automatisch dokumentiert
- Wichtig: Excel – Fahrtenbücher werden nicht anerkannt