Eine Betriebsprüfung ist auch bei Freiberuflern nichts Ungewöhnliches. Zwar gibt es im Gegensatz zu großen Unternehmen keine turnusmäßigen Überprüfungen, doch früher oder später kann es jeden treffen. Entsprechend wichtig ist es, sich langfristig darauf vorzubereiten.
In der Regel meldet sich der Prüfer telefonisch an. Mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist die Möglichkeit der Selbstanzeige beendet.
Woran sollten Sie denken?
- Unterlagen (Belege, Bücher, Abschlüsse) bereit legen und sichten, private Unterlagen zunächst separieren.
- Schwachstellen der Prüfungsjahre erkunden und für entdeckte Schwachstellen Antworten beziehungsweise Argumente vordenken. Rechtslage prüfen und strafrechtliche Konsequenzen werten.
- Bei der Prüfung in den Geschäftsräumen sollte ein ruhiger Raum bereitgestellt werden, in dem der Prüfer allein sitzt, die Steuerakten vor den Augen der Mitarbeiter sicher sind und Gespräche nicht mit angehört werden können.
- Bestimmen Sie eine Person Ihres Vertrauens zur Auskunftsperson. Bitte sprechen Sie das Verhalten gegenüber dem Prüfer klar ab.
- Stellen Sie eine Versorgung mit Kaffee und Wasser sicher. Setzen Sie den Prüfer nicht in ein zugiges Treppenhaus. Er wird sich zu rächen wissen.
- Nehmen Sie unbedingt am Einführungsgespräch teil. Dies ist eine wichtige Kontaktphase. Sie können dadurch den Prüfer kennenlernen und etwas besser einschätzen.
- Besprechen Sie die Prüfungsabläufe zeitlich sowie sachlich und erfragen Sie auch die Dauer der Prüfung. Sie dürfen auf eine Antwort bestehen, denn auch Sie müssen planen können.
- Geben Sie dem Prüfer nur, was er auch fordern darf. Gestehen Sie ihm keine Selbstbedienung zu.
- Bitte lassen Sie den Prüfer nicht selbst kopieren. Dies muss über die Auskunftsperson geschehen. Sie müssen einen Überblick darüber behalten, was kopiert wird, denn daraus wird Kontrollmaterial erstellt. Möglicherweise möchten Sie auch einen Geschäftspartner darüber informieren, dass Kontrollmaterial erstellt wurde.
Unsere Empfehlung: Erstellen Sie Doppelkopien!
Seien Sie bitte bei Gesprächen und Fragen vorsichtig. Prüfer stellen nicht immer klare Fragen, wenn sie etwas wissen wollen. Manchmal tun sie so, als ob sie es wüssten und warten nur auf die Bestätigung. Im Zweifel äußern Sie sich bitte dahingehend, dass Sie das noch mal nachschauen müssen.
Der Prüfer darf den Betrieb besichtigen, jedoch nicht alleine und nicht eigenmächtig. Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Prüfer-Rundgang. In der Regel wird der Prüfer die Mitarbeiter jedoch nicht ansprechen.
Händigen Sie angeforderte Unterlagen zügig aus. Verzögerung signalisiert dem Prüfer, es könne einen Grund geben, wenn etwas länger dauert als gedacht.
Provozieren Sie keinen Streit. „Klimaverschlechterungen“ schaden nur Ihnen allein. Eine sachliche und angenehme Atmosphäre ist die Voraussetzung für Kompromissbereitschaft und Einigung ohne Rechtsstreit. Das Steuerrecht bedarf der Einigung wie kein anderes Rechtsgebiet.
Wichtig: Tragen Sie Differenzen sachlich aus und vermeiden Sie persönliche Angriffe.