Die Selbständigkeit beziehungsweise eine freiberufliche Tätigkeit sind für viele Angestellte ein Traum. Sie bringen freie Zeiteinteilung, die Möglichkeit, sich seine Aufträge selbst auszusuchen und im Idealfall auch deutlich mehr Freizeit mit sich, auch wenn letzteres meistens erst dann möglich ist, wenn man sich auf seinem Geschäftsfeld etabliert hat.
Der Schritt in die Selbständigkeit ist also sehr verlockend. Dabei kommen auf den Freiberufler aber natürlich auch Aufgaben zu, um die sich ein normaler Angestellter nicht zu kümmern braucht. Die vielleicht aufwändigste und wichtigste ist dabei die eigene Buchhaltung. Viele Gründer stehen hier vor Problemen, da sie sich vorher nie mit diesem Thema auseinandersetzen mussten.
Wer muss wie Bücher führen?
Buchhaltungspflichtig sind nach § 238 Handelsgesetzbuch und/oder § 140 Abgabenordnung folgende Freiberufler und Unternehmen:
- Kaufmänner, die ins Handelsregister eingetragen sind
- Die Unternehmensformen oHG, KG, GmbH und AG
- Alle Unternehmen oder Freiberufler, deren Jahresumsatz über 500.000 € oder deren Gewinn über 50.000 € beträgt
Wenn diese Kriterien auf Sie nicht zutreffen, gelten Sie nicht als buchhaltungspflichtig. Somit reicht es, wenn Sie eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Genau wie die reguläre Buchhaltung dient diese dazu, am Ende des Geschäftsjahres Ihren Gewinn zu ermitteln und die anfallenden Steuern ans Finanzamt abzuführen.
Vereinfachungen durch die EÜR
Wenn Sie in die Kategorie der Unternehmen fallen, für die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreicht, wird die Buchhaltung durch die folgenden Regelungen vereinfacht:
- Ihr Gewinn errechnet sich unabhängig vom Wirtschaftsjahr aus den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben; außerdem muss er erst nach der Realisierung versteuert werden
- Sie brauchen weder eine Anfangs- noch eine Jahresbilanz
- Sie können auf eine Inventur verzichten
- Eine doppelte Buchführung ist nicht nötig
Grundregeln für die doppelte Buchführung
Sollten Sie nach den oben genannten Bestimmungen buchhaltungspflichtig sein, sind besonders die Bücher und die Konten von Belang.
Bei den Büchern wird zwischen drei verschiedenen unterschieden. Im Grundbuch dokumentieren Sie alle Geschäftsvorgänge chronologisch und versehen diese mit einer laufenden Nummer. Außerdem muss hier jeder Aufwand oder Ertrag mit Datum, Betrag, Belegverweis sowie einer Erläuterung des Geschäftsvorfalls dokumentiert werden.
Diese Angaben übertragen Sie anschließend ins Hauptbuch. Hier werden alle Geschäftsvorgänge nach sachlichen Kriterien geordnet und verbucht. Diese Ordnung wird in den Nebenbüchern (z.B. Kassenbuch) nochmal ausführlicher dokumentiert.
Bei den Konten wird zwischen Betrags- und Erfolgskonten unterschieden.
In den Betragskonten verbuchen Sie unter Aktiva Anlage- und Umlaufvermögen, aktive Rechnungsabgrenzungsposten, aktive latente Steuern und den nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrag. Passiva setzen sich aus Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, passiven Rechnungsabgrenzungsposten sowie passiven latenten Steuern zusammen.
Erfolgskonten werden in Ertrags- und Aufwandskonten unterteilt. Hier werden alle Wertzuflüsse erfasst, die das Eigenkapital erhöhen.
Ausführliche Informationen sowie wertvolle Tipps zum Thema Buchhaltung bekommen Sie auch beispielsweise in einem Online-Ratgeber.
Hilfe bei der Buchhaltung
Wenn Sie ein Unternehmen führen, werden Sie sicherlich ohnehin einen Buchhalter einstellen, der Ihnen diese Arbeit abnimmt. Doch auch als Freiberufler müssen Sie sich nicht zwangsläufig selbst um die Bücher kümmern, denn Sie können diese Aufgaben von spezialisierten Dienstleistern erledigen lassen. Neben der zeitlichen Ersparnis stellen Sie so auch sicher, dass die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen jederzeit eingehalten werden.
Entscheiden Sie sich dafür, die Buchhaltung selbst zu übernehmen, empfiehlt es sich, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden. Diese sind sehr benutzerfreundlich gestaltet, so dass es nach einer kurzen Einarbeitungsphase auch Laien problemlos möglich ist, Ihre Bücher lückenlos und bestimmungsgemäß zu führen. Da sie oft auch über Schnittstellen mit Elster verfügen, werden sie auch von erfahrenen Buchhaltern verwendet.
Die gängigsten Programme sind:
- Lexware Buchhalter
- WISO Buchhaltung
- Buchhaltungssoftware der DATEV
- Faktura Buchhaltung
- fibunet Finanzbuchhaltungssoftware
Auch wenn die Buchhaltung für viele anfangs wie ein Buch mit sieben Siegeln wirkt: Wenn man sich ein wenig eingearbeitet hat, lernt man schnell, alle Geschäftsvorgänge zu dokumentieren, so dass man vor eventuellen Überprüfungen durch das Finanzamt keine Bange haben muss.