Die Buchhaltung ist ein notwendiges Übel, das auch Freiberuflern nicht erspart bleibt. Unabhängig davon, ob man diese selbst erledigen möchte oder jemanden damit beauftragt die relevanten Unterlagen zu bearbeiten, verlangt die Buchhaltung eine gewisse Sorgfalt. Gerade für diejenigen, die vielleicht am Anfang ihrer Selbständigkeit stehen, liegt da natürlich die Wahl einer passenden Software nahe, die Ordnung in den Datenwust bringt.
Buchhaltungssoftware – die Qual der Wahl
Das Angebot im Bereich der Buchhaltungssoftware ist schier unerschöpflich. Neben sehr guten kostenlosen Angeboten gibt es auch kostenpflichtige Software, die dann aber auch durch qualifiziertes Personal unterstützt wird. Oft ist es bei den kommerziellen Programmen auch möglich, einzelne Module frei zu wählen und so ein Softwarepaket zusammenzustellen, dass für die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Je nach Umfang der zu erfassenden Daten ist es nämlich entscheidend, welche Funktionen das Buchhaltungsprogramm abdeckt. Folgendes sollte aber zum Standard gehören:
- Die Einnahme-Überschussrechnung
- Die grafische Darstellung aller Posten
- Übersicht schaffen über Kontostände, Kassenbuch und offene Rechnungen
- Das Scannen von Rechnungseingängen
- Die Möglichkeit Mahnungen zu senden
- Die automatische Erfassung und von Kontobewegungen
- Die automatische Umsatzsteuervoranmeldung über Elster
Wer mit dem Gedanken spielt, einen Steuerberater für die Buchhaltung zu beschäftigen oder bei wem bereits eine Fachkraft für die Buchhaltung tätig ist, der sollte sich erkundigen, ob die fragliche Person die entsprechenden Kenntnisse besitzt, mit der neuen Software zu arbeiten. Aber auch für den Fall, dass das Programm nur vom Freiberufler selbst genutzt wird, sollten die notwendigen EDV-Kenntnisse ein Auswahlkriterium für die Buchhaltungssoftware sein: Ein Programm, das komplizierter zu handhaben ist als die Buchhaltung an sich, hilft niemandem.
Buchhaltung für Selbständige – einfache Buchhaltung mit Excel und Co.
Freiberufler, Selbständige und Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, sind übrigens von der Pflicht der doppelten Buchführung befreit. Hier genügt bereits eine einfache, formlose Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben, um so den Gewinnüberschuss zu ermitteln. Um diese einfache Buchführung nutzen zu dürfen, darf der Jahresumsatz allerdings nicht über 500.000 Euro und der Gewinn nicht über 50.000 Euro liegen. Als Selbständiger genügt es in diesem Fall also bereits, die Belege des laufenden Jahres zu sammeln, also beispielsweise Quittungen, eingehende und ausgehende Rechnungen oder auch Benzinkosten.
Ist dies der Fall, so wird im Grunde nicht zwangsläufig eine umfangreiche Software benötigt, stattdessen genügt in der Regel ein Programm wie Microsoft Excel oder OpenOffice. Hier gibt es bereits zahlreiche Vorlagen und Rechner, die kostenfrei im Web zu finden sind und dank vorangestellter Rechnungen und ausgefüllter Zeilen hilfreich unter die Arme greifen.