Die Umstellung auf eine elektronische Rechnungslegung ist nicht zuletzt seit der Standardisierung der elektronischen Rechnung im Herbst 2016 weit fortgeschritten. Sie sind digital, leicht zugänglich sowie abrufbar und schützen die Umwelt durch große Papierersparnisse. Akzeptanzfaktoren, die das E-Invoicing weiter wachsen lassen. Doch welche Formen der elektronischen Rechnungsstellung gibt es mittlerweile und welche Vor- und Nachteile bieten sie? Im Folgenden eine Auflistung der wichtigsten elektronischen Rechnungsarten.
1. Versand von PDF-Rechnungen per Mail oder Portal
Die wohl einfachste Lösung eine Rechung zu stellen, stellt der E-Mail-Versand von Rechnungen als PDF dar. Diese Methode eignet sich vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, weil sich Aufwand und Nutzen die Waage halten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es entfallen manuell vollzogene, zeit- und kostenintensive Arbeitsschritte. Zudem fallen kaum bis gar keine Kosten für die Implementierung der PDF-Lösung an.
PDF-Rechnungen machen zunächst einen guten Eindruck, bieten aber auch diverse Nachteile. So ist es nicht möglich, sie für die automatisierte Buchung in einem elektronischen Buchhaltungssystem zu nutzen. Grund hierfür ist der Wegfall strukturierter Daten. Mitarbeiter sind zur manuellen Eingabe der eingegangenen PDF-Rechnungen in ein ERP-System gezwungen, was zu einem Zeitverlust und zu Fehlern führen kann. Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens bzw. einer Organisation. Wer beim Versand der Rechnungen zudem auf E-Mails vertraut, setzt sich dem Risiko des unverschlüsselten Versands aus. Die Übertragung lässt sich einfach manipulieren. Zudem ist es möglich, dass Dritte gefälschte Rechnungen an Kunden versenden.
Alternativ dazu können die Rechnungen auf einem Portal bereitgestellt werden. Das hat auf der einen Seite den Vorteil, dass alle Rechnungen direkt archiviert werden können, auf der anderen Seite bietet ein solches Portal auch eine Zugangsmöglichkeit für den eigenen Steuerberater. Erhält er einen direkten Zugriff, hätte er die Möglichkeit, auf alle relevanten Daten im Rechnungsportal zuzugreifen. Die Implementierung eines solchen Portals ist allerdings mit Kosten verbunden.
2. Elektronischer Datenaustausch mit UN/EDIFACT
EDIFACT steht für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport. Der von den Vereinten Nationen entwickelte weltweite Standard ist unter dem Namen UN/EDIFACT bekannt. Im Rahmen der Standardisierungsarbeit an UN/EDIFACT wurden verschiedene Anforderungen aus den unterschiedlichsten Anwendungsbereichen in den Standard integriert. Dies macht den UN/EDIFACT-Standard auf der einen Seite umfangreich und flexibel, erschwert aber andererseits auch die konkrete Anwendung.
Klarer Vorteil ist die große Verbreitung. Viele Kunden nutzen das Format bereits oder planen, es künftig zu implementieren. Eine Übertragung der strukturierten Rechnungsdaten könnte entweder per E-Mail oder über ein Portal erfolgen. Ein Nachteil dieses Szenarios wäre allerdings, dass kleinere Kunden, die kein ERP-System verwenden, die strukturierten Rechnungsdaten nur mit einer weiteren Software verarbeiten könnten.
3. Neues Rechnungsformat ZUGFeRD
Der neue ZUGFeRD-Standard soll die reibungslose Rechnungsverarbeitung für Rechnungsempfänger aller Art und Größe vereinfachen. Der gesamte Prozess des elektronischen Rechnungs-Managements ist nicht nur einfach, schnell und rechtssicher, sondern auch kostengünstig und ressourcenschonend. Einzige Voraussetzung: Die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben müssen in den beiden Darstellungsformen PDF und XML vorhanden, korrekt und identisch sein. Unterscheiden sie sich voneinander, kann dies zu steuerrechtlichen und buchhalterischen Problemen führen.
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich, genau wie herkömmliche Dokumente, auch im ERP-System erstellen. Das PDF kann anschließend via Mail oder automatisch versandt werden. Bei hybriden elektronischen Rechnungen wie dem ZUGFeRD-Format werden zwei verschiedene Darstellungsformen eines Datensatzes in einer gemeinsamen Datei verknüpft. In diesem Fall ist das die Darstellung einer Rechnung im PDF/A-3-Format in Kombination mit einem inhaltlich gleichen, strukturierten und maschinell les- und auswertbaren Rechnungsdatensatz im XML-Format.
Um von den Vorteilen von ZUGFeRD profitieren zu können, sollte ein ERP-System genutzt werden, welches den Standard unterstützt. Dann ermöglicht das Format den medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch zwischen verschiedenen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern.
4. Benutzung verschiedener Formate – Formatportfolio
Die Nutzung mehrerer elektronischer Rechnungsformate scheint zunächst wenig sinnvoll, ist aber eine gute Variante, um einen größeren Kundennutzen zu generieren. Denn dieser entsteht genau dann, wenn man die Rechnung in genau dem Format versendet, welches empfängerseitig am effizientesten weiterverarbeitet werden kann. Durch die Erhöhung des Nutzwertes und der Menge an Auswahlmöglichkeiten steigt auf Kundenseite auch die Akzeptanz für diese neue Art der Rechnungsstellung.
5. Prozesse automatisieren und Kosten senken mit EDI-Verbindung
Der Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern findet automatisch statt. Dieser Prozess wird als Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet. EDI ermöglicht Unternehmen, Geschäftsdaten in strukturierte und standardisierte Daten zu konvertieren und sekundenschnell zu versenden. Die Daten gelangen direkt von einem in das andere ERP-System – über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. Manuelle Bearbeitungen entfallen dabei, Fehler werden reduziert und Prozesse beschleunigt.
Durch den Einsatz von EDI verläuft die Kommunikation zwischen Rechnungssteller und -empfänger schnell, sicher und effizient. Die Prozesse im Unternehmen werden wesentlich effektiver, da sämtliche Daten direkt aus dem ERP-System übernommen werden können. Schritte wie das Herunterladen der Rechnungsdatei von einem Portal oder das Speichern der Rechnungsdatei aus einer E-Mail entfallen.EDI wird als internationaler Standard weltweit genutzt und ermöglicht es Unternehmen, global zu agieren und Dokumente im internationalen Geschäft auf elektronischem Weg auszutauschen, ohne dass Sprachbarrieren die Kommunikation erschweren. Dank ständiger Erreichbarkeit der EDI-Plattform spielen weder geografische Lage noch Zeitzonen eine Rolle für den reibungslosen Datenaustausch.