„Gründer sollten von Anfang an auf eine strategisch ausgerichtete Positionierung im Beratermarkt achten“, ist Existenzgründungsberater und Vorstandsmitglied im Berufsverband Selbständige in der Informatik (BVSI) e. V. Peter Brenner überzeugt. Dazu gehört, dass sich der zukünftige Freelancer im Vorfeld einige Fragen stellt: Welche Themen kann und will er beraten? Wie kann sich der Selbständige den Freiberuflerstatus sichern und die Scheinselbständigkeit bzw. Rentenversicherungspflicht verhindern? „Zudem sollte er sich auch mit den Thema der Vertragsgestaltung hinsichtlich Haftung und Kundeschutz auseinander setzen“, ergänzt der Coach. Eine erfolgsversprechende Existenzgründung könnte nach Peter Brenner wie nachfolgend dargestellt verlaufen:
1. Step: Startposition
Bedingt durch Studienabschluss, Arbeitslosigkeit, Outsourcing oder auch als freiwilligen Schritt in die Selbständigkeit wird eine erste Geschäftsidee entwickelt. Zu klärende Fragen sind hier beispielsweise: Wo liegen meine Kernkompetenzen und wie stelle ich sie dar? Gibt es potentielle Klienten dafür? Was ist im Markt gefragt? Wie mache ich auf mich aufmerksam? Verfüge ich über genügend Kontakte? Bin ich bereit als Freelancer Marketing, Akquisition und Networking vorzunehmen?
2. Step: Persönliche Rahmenbedingungen checken
Wichtig für das Umsetzen einer Geschäftsidee als Freelancer sind deren Bewertung, die Feststellung der eigenen fachlichen Eignung und die Selbsteinschätzung des Gründers.
Nachfolgend einige Anregungen über die ein angehender Freelancer nachdenken sollte:
Verfügen Sie über eine Berufsausbildung, die zu Ihrer Geschäftsidee passt, oder haben Sie entsprechende Erfahrungen? Waren Sie vor der Gründung auch eigenständig und verantwortlich tätig? Sind Ihre Kenntnisse auf dem neusten Stand? Konnten Sie sich regelmäßig weiterbilden? Beurteilen Sie Ihre Fähigkeiten als überdurchschnittlich gut? Verfügen Sie mindestens über grundlegendes kaufmännisches Wissen? Haben Sie Erfahrung im Umgang mit Menschen? Macht Ihnen dieser Spaß?
3. Step: Business-Plan definieren
Ein solcher Plan gibt dem Gründungsvorhaben ein Fundament. Gleichzeitig ergeben sich bei dessen Erarbeitung neue Fragen für zukünftige Freelancer, die beantwortet werden sollten. Hier werden unter anderem die Fragen der Befähigung, der Art der Dienstleistung, der Finanzierung und vor allem des Kundenkreises beantwortet und festgelegt.
4. Step: Fördermittel nutzen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine staatliche Förderung bei der Existenzgründung zu erhalten. Immer noch sehr beliebt und wirkungsvoll ist der Gründungszuschuss von der örtlichen Agentur für Arbeit. Dieser wird aber nur bei vorhergehender Arbeitslosigkeit gewährt. Hierfür ist die Stellungnahme einer fachkundigen Stelle erforderlich. Eine solche Stelle kann zum Beispiel die Industrie- und Handelskammer, ein Gründungszentrum oder ein anerkannter Existenzgründercoach sein. Der Gründungszuschuss ist unbedingt vor einer Gründung zu beantragen. Dafür ist ein Business-Plan notwendig. Beratungsleistungen bei der Vorbereitung einer Selbständigkeit vor der eigentlichen Gründung sind meist kostenpflichtig, wofür die Bundesländer jedoch Zuschüsse in unterschiedlicher Höhe anbieten. Oft sind die Förderungen jedoch auch an bestimmte eigene Anbieter des jeweiligen Landes gebunden, eine freie Wahl eines Existenzgründerberaters ist so nicht möglich.
Beim Gründercoaching Deutschland der KfW können nach einer Gründung Zuschüsse für anfallende Coaching-Kosten beantragt werden. Diese betragen mindestens 50 Prozent, bei einer Gründung aus der Arbeitslosigkeit sogar bis zu 90 Prozent. In einem Existenzgründercoaching lassen sich häufige Probleme bei der Gründung lösen, einschließlich der Frage der Anerkennung als Freiberufler, sowie Themen wie Scheinselbständigkeit und Rentenversicherungspflicht. Sollte eine Förderung zeitlich nicht mehr möglich sein, hilft die Erstellung eines Gutachtens, um die Finanzbehörde von der Freiberuflichkeit eines Informatikers zu überzeugen. Gleiches gilt sinngemäß für die Deutsche Rentenversicherung Bund.5. Step: Marketingbasis schaffen
Um die Außendarstellung des Gründers zu modellieren sind einige grundsätzliche Festlegungen zu treffen. Diese Basisdefinitionen sind nicht für alle Berater eine Selbstverständlichkeit, aber unabdingbar für einen erfolgreichen Marktauftritt als Freelancer. Hierzu gehören unter anderem die Erstellung eines aussagekräftigen Beraterprofils mit Schlüsselargumenten und Kernkompetenzen, die Ausrichtung der Honorarhöhe, die Festlegung des Einsatzgebietes, die Entscheidung über Direktaufträge und / oder Subunternehmerschaft, die Gestaltung des Internetauftritts, der Geschäftsaustattung und evtl. des Firmenlogos.
6. Step: Anmeldung bei den Behörden
Die Anmeldung beim Finanzamt erfolgt im sogenannten Betriebserfassungsbogen und sollte sehr genau zu überdscht sein. Eine Ab- oder Anmeldung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund ist nicht erforderlich. Wird der Freiberuflerstatus angestrebt ist die Anmeldung eines Gewerbes kontraproduktiv, da sonst zusätzlich zur Gewerbesteuer, Beiträge bei der IHK und Berufsgenossenschaft, doppelte Buchführung und Bilanzierungspflicht drohen: Der Verlust von Zeit und Geld. „Nach neueren Urteilen des Bundesfinanzhofes aus 2009 können auch Anwendungsentwickler unter bestimmten Umständen freiberuflich tätig sein. Sich vorab zu informieren lohnt sich deshalb“, ist Peter Brenner überzeugt.
Die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft in der Regel per Fragebogen, ob ein Berater scheinselbständig beziehungsweise rentenversicherungspflichtig ist. Bei negativem Ausgang sind Beiträge für maximal vier Jahre in Höhe von zirka 24.000. EUR zu entrichten. Das kann der Freelancer verhindern, indem er schon vorab im Gründercoaching Deutschland Strategien in Bezug auf diese Punkte festlegt. Damit ist sicher, dass keine weitreichenden Fehlersituationen entstehen. Gutachterliche Testate sind sehr wirkungsvoll, weil die Beamten kaum in der Lage sind, die drei Informatikkriterien zu bewerten.
7. Step: Optimales Netzwerken
„Es reicht nicht, sich als IT-Freelancer in den vielen Plattformen des Internets einzutragen wie zum Beispiel GULP. Dies sollte aber selbstverständlich sein“, so Peter Brenner. Wichtiger sei es, Kontakte aus der Vergangenheit aufzufrischen, sich als Berater auf Kongressen, Messen, Tagungen präsent zu zeigen und als Freelancer auf sich aufmerksam zu machen.
Heben Sie sich positiv von den Anderen ab, indem Sie auch die Möglichkeiten der Social Media-Plattformen und des Internet nutzen. Hierzu kann auch der Aufbau eines Mailingverteilers mit aktuellen Themen aus Ihrem Arbeitsbereich für Interessierte gehören, die Ihren Internetauftritt besucht haben. Wie wäre es mit einer Mitgliedschaft in einem Berufsverband, um dessen Vorteile für die eigenen Belange als Frelancer zu nutzen? Der BVSI e.V. bietet seinen Mitgliedern kostenlose Patenschaften in der Existenzgründung an und ermöglicht den Austausch unter Gleichgesinnten. Sie könnten auch Vorträge auf Kongressen und Messen zu ihren eigenen Themen halten, in denen Sie sich als Experte profilieren. Oder wie wäre ein Buch, das Sie selbst oder mit anderen umsetzen können?
8. Step: Unabhängigkeit von Vermittlern durch Direktaufträge
Vermittler reduzieren den Stundensatz eines Beraters um einen ein- bis sogar zweistelligen Prozentsatz. Dennoch wählen die meisten Informatiker diese Zusammenarbeit, auch um die eigene Akquise zu vermeiden. Denn vor allem sehr große Unternehmen setzen auf die Projektvermittler als Schnittstelle zwischen ihnen und dem Freelancer. Dennoch sollten auch Direktaufträge angestrebt werden. Vor allem mittelständische Unternehmen sind auf das Experten Know-how im IT-Bereich vermehrt angewiesen.
9. Step: Wissen ist Ihr Kapital!
Die ständige Aktualisierung und Fortentwicklung des Wissens und der Kompetenzen ist eine Pflichtaufgabe für jeden Berater und ein Schlüsselargument bei der Akquise. Projektdruck und die ohnehin geringe Freizeit verhindern dieses Vorhaben häufig. Das eigene Wissen veraltet jedoch und der Markt signalisiert dem Berater dieses Versäumnis mit fehlenden Aufträgen. Die Aneignung neuer Technologien und Nutzung von Fortbildungsmöglichkeiten sollten deshalb immer mit bedacht werden und einen Platz im Alltag des Freiberuflers haben. Durch Mailingaktionen, News auf der Homepage und die Information in verschiedenen Foren sollte der Freiberufler den Markt und seine zukünftigen Kunden zudem beobachten und sich neues Wissen für seine Zielgruppe aneignen.
10. Step: Optimieren Sie Ihre Selbständigkeit
Nach der Gründung gilt es kontinuierlich die bisherige Beratungskompetenz weiter zu entwickeln, Schwachstellen im eigenen Profil zu erkennen und zu beseitigen, sowie das Profil und den Marktauftritt zu analysieren und zu schärfen. Dazu sollte der Freelancer in nötigen Abständen immer wieder zwei Kernfragen genau beleuchten: Ist mein Honorar noch zeitgemäß? Welche neuen Beratungsthemen kann ich zusätzlich anbieten? Zusätzlich kann er jetzt steuerliche Modellierung vornehmen hinsichtlich Abschreibungen, Investitionen, Reisekosten und Ähnlichem.
Falls der Selbständige Gewerbetreibender ist, kann er nun auch prüfen lassen, ob eine rückwirkende Anerkennung als Freiberufler möglich ist. Dann winkt Erstattung der Gewerbesteuer zzgl. 6 Prozent Zinsen für vier Jahre rückwirkend. Zudem sollte eine spätere Betriebsprüfung vorbereitet werden, in dem der Freelancer die relevanten Unterlagen checkt. Hierzu gehört die Prüfung der Begrifflichkeiten auf der Homepage, der Rechnungen mit den Tätigkeitsnachweisen und den Inhalten der abgeschlossenen Verträge. Auch hierzu kann das Gründercoaching Deutschland der KfW genutzt werden.