Wer als Freiberufler in den eigenen vier Wänden sein Büro hat, will die entsprechenden Kosten natürlich steuerlich geltend machen. Denn die anteiligen Kosten für Miete, Zinslast und Nebenkosten können den Gewinn ordentlich drücken und Steuern sparen helfen.
Allerdings ist es kein einfaches Unterfangen, auf diesem Weg als Freiberufler Steuern zu sparen, denn das Finanzamt streicht die Kosten oft zusammen. Ob Sie die Kosten absetzen können oder nicht, hängt auch davon ab, wie Sie Ihre selbstständige Tätigkeit gestalten.
1. Sie sind hauptberuflich selbstständig und arbeiten fast ausschließlich von zu Hause
In diesem Fall ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit. Damit erfüllen Sie die Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der gesamten Kosten.
2. Sie sind Angestellter und nebenberuflich selbstständig – im Home-Office erledigen Sie die „selbstständigen“ Arbeiten
In diesem Fall stellt sich zunächst die Frage, wo jetzt der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit liegt. Leider erkennen die Finanzämter bei Angestellten das Arbeitszimmer zu Hause niemals als Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit an – der Mittelpunkt soll immer beim Arbeitgeber des Angestelltenverhältnisses liegen. Damit scheidet ein unbegrenzter Abzug der Kosten aus. Allerdings können Sie die Kosten wenigstens bis zu einer Höhe von 1.250 Euro geltend machen, wenn Ihnen für die nebenberufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
3. Sie sind hauptberuflich selbstständig und arbeiten nicht nur im Home-Office
Diese Fallgruppe sorgt für den meisten Streit mit den Finanzämtern. Denn betroffen sind hier Freiberufler, die sehr wohl das Home-Office als Basis für die Selbstständigkeit nutzen – trotzdem wird es nicht als Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit gesehen, wenn zum Beispiel bei klassischen Außendienstmitarbeitern der Kontakt bei den Kunden vor Ort im Mittelpunkt steht. Ob das Home-Office der Mittelpunkt ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Es kommt vor allem darauf an, dass der qualitative Schwerpunkt der Gesamttätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt. Dort müssen die für den Beruf wesentlichen und prägenden Tätigkeiten verrichtet werden. Der Faktor Zeit hat dabei nicht unbedingt die entscheidende Bedeutung: Es ist durchaus möglich, dass Sie weniger als 50% der Arbeitszeit im Home-Office verbringen, dort aber trotzdem der Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit liegt.
Sie müssen das Finanzamt überzeugen, dass Ihr Home-Office der Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit ist. Legen Sie dar, welche Arbeiten Sie im Arbeitszimmer erledigen müssen und wie viel Zeit Sie dort verbringen. Stellen Sie demgegenüber dar, wie viel (weniger) Arbeit Sie außerhalb der eigenen vier Wände erledigen. Denken Sie daran: Die Arbeiten im Home-Office müssen Ihre selbstständige Tätigkeit prägen!
Diese Kosten können Sie als Freiberufler absetzen
Wenn das häusliche Arbeitszimmer steuerlich absetzbar ist, können Sie als Freiberufler eine Vielzahl von Kosten anteilig geltend machen. Den absetzbaren Teil ermitteln Sie, indem Sie die Grundfläche des Büros ins Verhältnis zur Gesamtfläche des Hauses oder der Wohnung setzen. Bei 150 qm Gesamtfläche in Ihrem Haus oder Ihrer Wohnung sorgt ein Büro von 20 qm dafür, dass 13,33% aller Kosten absetzbar sind.
Wenn Sie die Kosten für das Arbeitszimmer als Freiberufler anteilig absetzen wollen, dann rechnen Sie den auf das Arbeitszimmer entfallenden Flächenanteil möglichst günstig aus: Berechnen Sie die Gesamtfläche so klein wie möglich. Dachböden und Kellerräume werden bei der Berechnung der Gesamtfläche außen vor gelassen, Vorrats- und Abstellräume ebenfalls. Räume mit Dachschrägen werden nur teilweise in die Gesamtfläche mit einberechnet: Bis zu einer Decken-höhe von einem Meter fließen sie gar nicht in die Berechnung ein, bis zu einer Höhe von zwei Metern nur zur Hälfte.
Absetzbar sind dann die folgenden Kosten anteilig:
- Unterhaltskosten: Hierzu zählen vor allem die klassischen Betriebskosten, die Vermieter und Eigentümer gleichermaßen tragen, wie etwa Aufwendungen für Heizung, Strom, Abwasser, Müllabfuhr, Schornsteinfeger, Hausrat- und Wohngebäudeversicherung oder Reinigungskosten.
- Hypothekenzinsen: Wenn Sie Ihre Immobilie als Eigentümer finanzieren, können Sie den auf das Arbeitszimmer entfallenden Anteil steuerlich geltend machen. Das gilt auch für alle mit dem Darlehen zusammenhängenden Kosten, wie zum Beispiel Gebühren für den Grundbucheintrag oder Schätzkosten.
- Renovierungskosten: In Höhe des Arbeitszimmeranteils absetzbar sind auch Kosten für Renovierungen des gesamten Gebäudes, zum Beispiel für eine Fassadenerneuerung. Bei Renovierungsmaßnahmen innerhalb des Gebäudes ist zu unterscheiden: Werden Bereiche renoviert, die – wie zum Beispiel der Flur oder das Treppenhaus – privat und beruflich genutzt werden (Allgemeinflächen), sind die Kosten in Höhe des Arbeitszimmeranteils absetzbar. Bei der Renovierung von Wohnräumen hingegen sind die Kosten nicht anteilig absetzbar.
- Abschreibungen: In Höhe des Arbeitszimmeranteils absetzbar ist auch die Abschreibung des Gebäudes. Die lineare Abschreibung liegt in aller Regel bei 2% bei nach 1924 fertiggestellten Immobilien, bei älteren Gebäuden beträgt sie 2,5%.
- Ausstattung und Einrichtung des Arbeitszimmers: Neben der funktionalen Ausstattung des Büros mit Schreibtisch, Besprechungstisch und Schreibtischlampe können auch alle Gegenstände steuerlich geltend gemacht werden, die quasi zum Raum gehören: Das sind zum Beispiel Lampen, Gardinen oder Vorhänge.
Dieser Beitrag ist eine gekürzte Fassung eines gleichnamigen Artikels aus dem Infomagazin „Steuertipps konkret für Selbstständige“ (Ausgabe 7/2012).