Zu den IT-Kosten gehören alle Ausgaben, die Hardware oder Software betreffen. Das kann ein neuer PC oder ein Tablet sein, aber auch ein sogenanntes Peripheriegerät, also auch Drucker, Beamer, Tastaturen oder externe Festplatten. Auf der Softwareseite gehören dazu nicht nur Betriebssysteme und einmalig installierte Programme sondern auch die Verlängerung von Softwarelizenzen oder regelmäßige Ausgaben für online genutzte Programme, Cloudspeicher oder Domainhosting.
Das alles gehört für Selbstständige zu den Betriebsausgaben. Vorausgesetzt, es wird wirklich alles betrieblich benötigt und eingesetzt. Die für die Firma angeschaffte Ausstattung kann schließlich zum Teil auch privat genutzt werden. Und da liegt das Problem. Gerade wer im Homeoffice arbeitet, greift abends womöglich zum beruflich angeschafften Notebook um ein paar Serienfolgen zu streamen. Andererseits kommt auch angeschaffte Hard- und Software mal beruflich zum Einsatz. Wie kann man IT-Kosten dann richtig von der Steuer absetzen?
Grundsätzlich ist die Sache bei Selbstständigen eindeutig: PC und mobile Endgeräte gehören unbedingt zur Büroausstattung. Ohne geht heute nichts mehr. Die Anschaffung an sich, wird beim Finanzamt also niemand in Frage stellen. Das Finanzamt erkennt auch Ausgaben für Betriebssysteme, Büro- und Rechnungssoftware, branchenspezifische Software sowie Dienstleistungen rund um den PC an. Absetzbar sind außerdem Kosten für Wartung, Reparaturen oder auch ein Einführungskurs in neue Software.
Auswirkungen der privaten Nutzung
Ob es sich auswirkt, wenn sich berufliche und private Nutzung vermischen, hängt davon ab, welcher Anteil der Nutzung dominiert. Ein geringes Maß an privater Nutzung toleriert das Finanzamt. Anders als beim privaten Nutzungsanteil eines PKW ist es beim PC schwierig, nachzuweisen, beruflich und welcher private war. Im Zweifel immer den Steuerberater fragen, ob es o.k. ist, dass der Firmen-PC auch mal den Kindern zum Hausaufgaben machen überlassen wird und ob und wie private Nutzung in der Steuererklärung angegeben werden muss.
Geringwertige Wirtschaftsgüter oder Abschreibung nach Tabelle?
Abgesehen von dem privaten Nutzungsanteil sind Hard- und Software ganz normale Betriebsausgaben, die wie andere Dinge auch nach Tabelle oder als Geringwertige Wirtschaftsgüter in der Steuererklärung auftauchen.
Hardware wird nach ihrem Wert und ihrer Nutzungsdauer steuerlich geltend gemacht. Was bis zu 410 Euro gekostet hat, kann noch im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden. Teure Notebooks etc., deren Anschaffungskosten oberhalb von 410 Euro liegen, sind über einen Zeitraum von 3 Jahren bzw. 36 Monaten abzuschreiben. Außerdem ist die Bildung von Sammelposten möglich, bei einer Gruppe von Gegenständen, die zwischen 150 und 1000 Euro Anschaffungspreis haben. So ein Sammelposten wird dann über mehrere Jahre abgeschrieben. Eventuell ist es sinnvoll, eine Abschreibung vorzuziehen und eine AfA (Absetzung für Abnutzung) anzulegen, bevor neue Hardware ins Büro kommt.
Ist Software nur ein Anhängsel des Laptops?
Wenn Software gesondert angeschafft wird, kann sie steuerlich als eigenständiges Produkt gelten. Kaufen Sie einen PC auf dem Betriebssystem etc. bereits installtiert sind oder mitgeliefert werden, dann erfolgt die Abschreibung gemeinsam mit dem Gerät. Gebühren für Software, die online genutzt wird, sind laufende IT-Kosten: So etwas ist direkt absetzbar. Reparaturkosten und Teilnahmegebühren für Schulungen wirken sich steuerlich ebenfalls für das Jahr aus, in dem sie anfallen.
Wer die Anschaffung eines großen Postens Hardware oder hochpreisiger Software plant, sollte durchaus vorher mit seinem Steuerberater darüber reden. So kann zum Beispiel der Anschaffungszeitpunkt für einen PC darüber entscheiden, ob der für das gesamte Steuerjahr abgesetzt werden darf (z.B. bei Kauf im Februar) oder nur zu 1/12, weil er erst im Dezember gekauft wurde.
Fazit: Wenn die Trennung von beruflicher und privater Nutzung bei Arbeitsmitteln bei Ihnen ein Thema ist, dann sollten Sie das unbedingt bei Ihrem Steuerberater mal ansprechen. Zudem finden Selbständige weitere Information im kostenlosen Billomat ePaper „Buchhaltung für Gründer“.