Es gibt sehr viele unterschiedliche Projektmanagement-Tools, die mehr oder weniger gut für Freiberufler geeignet sind. Bei der Wahl eines geeigneten Tools muss unterschieden werden, ob das Projektmanagement Tool alleine verwendet wird oder auch weitere Personen Zugriff darauf haben sollen. Wird das Online Projektmanagement Tool zum Beispiel in einem Team oder zusammen mit einem Kunden eingesetzt, gibt es andere Anforderungen an das Programm, als bei einem Soloselbstständigen, der das Projektmanagement Tool nur für eigene Zwecke benötigt.
Übersicht der Online Projektmanagement Tools
Nachfolgend werden die Programme Monday, Asana, Jira, Humbee und Trello vorgestellt. Es werden dazu die Vor- und Nachteile aufgelistet und die Einstiegspreise genannt. Es handelt sich jeweils um Nettopreise. Wenn nicht anders angegeben, gelten die Preise pro Benutzer.
Monday
Das Projektmanagement-Programm biete eine große Auswahl nützlicher Funktionen und wird mehr und mehr eingesetzt. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Viele Projektmanagement Funktionen
- App vorhanden für schnelle Erfassung und Überblick
- Externe Dienste können integriert werden
Nachteile:
- Zeitintensive Einarbeitung, da großer Funktionsumfang
- Keine kostenlose Testversion
Preis:
Das Basic-Paket kostet 8 Euro pro Benutzer. Die Mindest-Teamgröße ist 3 Personen (24 Euro / Monat). Gastzugänge für Kunden sind ab 29 Euro (3 Benutzer) möglich. Soll es auch eine Zeiterfassung geben, liegt der Preis für 3 Benutzer bei 48 Euro / Monat.
Jira Software (Cloud-Version)
Jira sehr weit verbreitet und bietet mit Confluence einen weiteren Dienst an, der ebenfalls gut geeignet für einen Freiberufler sein kann.
Vorteile:
- In der Basisfunktion sind bereits sehr viele Funktionen enthalten
- App zur mobilen Ansicht und Steuerung der Aufgaben
- Umfangreiches Berechtigungskonzept, so dass auch z.B. Kunden ein Zugang gewährt werden kann
Nachteile:
- Im kleinen Umfang günstig. Doch bei mehr Nutzern werden die Lizenzkosten recht hoch.
- Hohe Komplexität der Anwendung
Preis:
Für bis zu 10 Benutzer ist die Verwendung von Jira Cloud kostenlos. Für erweiterte Berechtigungen und Projektrollen (für Gastzugänge) muss die Standardversion verwendet werden. Diese kostet $7 pro Benutzer und Monat. Die Mindest-Benutzergröße liegt bei 10 ($70 pro Monat).
Asana
Asana ist sowohl für kleine, als auch für große Projekte geeignet. Es erfreut sich einer sehr hohen Beliebtheit. Zudem ist das Programm für bis zu 15 Benutzern kostenfrei.
Vorteile:
- Kostenlos bis 15 Benutzer
- Beinhaltet sehr viele Funktionen und eignet sich für agile Projekte
- Gutes Preis-Leistung Verhältnis
Nachteile:
- Ungeeignet bei komplexen Projekten
- In der kostenlosen Version sind einige Features nicht verfügbar
Preis:
Bis zu 15 Benutzern kostenlos. Das Premium-Paket kostet $10,99 pro Monat und Nutzer.
Humbee
Humbee ist viel mehr als ein reines Online Projektmanagement Tool: es beinhaltet ein DMS, ein CRM, Kanban-Boards und Workflows. Mit Hilfe von Humbee gelingt die komplette Digitalisierung für Freiberufler, denn auch Rechnungen, E-Mails und Buchführungen lassen sich in Humbee unterkriegen. Zudem lassen sich externe Gäste mit in die Workflows einbinden.
Vorteile:
- Alle Arbeitsschritte und Prozesse in einem Tool
- Viele Schnittstellen
- Beinhaltet viele Funktionen wie CRM oder DMS
Nachteile:
- Relativ teuer (Einsteigerpreis liegt bei 31,70 Euro / Monat)
Preis:
Der Einstiegspreis liegt bei 31,70 Euro pro Benutzer und Monat. Darin sind allerdings bereits alle Funktionen, bis auf Telefon-Support, mehr Speicher und AD-Integration enthalten.
Trello
Ebenfalls aus dem Hause Atlassian wie Jira, allerdings sehr viel leichtgewichtiger. In Trello lassen sich sehr schnell und einfach Kanban-Boards einstellen und Benutzer anlegen. Gerade für einen Solo-Selbstständigen bietet Trello eine sehr komfortable Möglichkeit, um den Überblick über laufende Aufgaben zu erhalten.
Vorteile:
- Sehr Benutzerfreundlich
- Viele Funktionen, z.B. Checklisten
- Unbegrenzte Mitarbeiterzahl
Nachteile:
- Für große oder komplexe Projekte nicht geeignet
- Kaum Report-Funktionen enthalten
Preis:
Die kostenlose Variante hat eine Begrenzung von 10 Boards pro Team. Für mehr Automatisierungsmöglichkeiten, unbegrenzte Boards pro Team wird das Paket Business Class benötigt. Die monatlichen Kosten pro Benutzer belaufen sich auf $12,50.
Fazit
Für Solo-Selbstständigen oder kleinen Teams genügt die kostenlose Variante von Trello. In Kombination mit einem Cloud-Speicher (z.B. Google Drive über Google Workspace für Unternehmen), lassen sich so die Arbeitsprozesse sehr gut planen, einteilen und verfolgen.
Wenn zudem die Vorteile eines CMS und eines deutschen Cloud-Speichers gewünscht sind, kann das Tool Humbee eingesetzt werden.
Bei der Wahl des Online Projektmanagement Tools sollte auch darauf geachtet werden, ob und wie Daten exportiert werden können. Wenn doch mal das Programm gewechselt wird, können die Daten so in das neue Online Tool übernommen werden.
Weitere Projektmanagement-Tools für größere Projekte haben wir hier beschrieben: https://advitago.academy/2020/10/28/projektmanagement-tools/