In der heutigen Zeit wird die Kommunikation zwischen Kunden und Firmen neben der E-Mail vor allem über das Telefon verwaltet. Damit sich beide Seiten in einer angenehmen Besprechung oder bei einer harmonischen Informationsübergabe wähnen, gilt es auch für Freiberufler einige Richtlinien zu berücksichtigen. So können Sie sich als Selbstständiger einen guten Start mit einem neuen Auftraggeber verschaffen und ihn unter Umständen durch Ihre Professionalität bereits durch das erste Gespräch von sich überzeugen sowie an sich binden.
1. Eine gute Vorbereitung ist auch für Freiberufler alles
Rufen Sie nicht wahllos alle Firmen an, die Sie im Telefonverzeichnis finden können. Ein spezieller Bezug zu Ihrem Beruf als Selbstständiger sollte schon existieren – was auch in so allseits benötigten Branchen wie der Werbeindustrie oder dem Rechtsbeistand zutrifft. Mit einer klugen Auswahl der Telefonpartner kann ein überzeugender Aufbau Ihres Gespräches viel einfacher realisiert werden. Und schon sind Sie bei solchen Fragen angelangt, welche die Intention des Anrufes klären, die Botschaft herauskristallisieren und die für den Anruf benötigten Dokumente bereitstellen sollen.
2. Die innere Einstellung überzeugt
Seien Sie von sich überzeugt. Mit einer positiven Ausstrahlung als Freiberufler wird auch der Zugang zum Gesprächspartner einfacher gelingen. Daher ist es auch ohne ein sichtbares Abbild seines Gegenübers wichtig, positive Mimiken oder Gestiken mit einzubinden. Mit einem freundlichen Lachen auf den Lippen wird Ihre Stimme automatisch als angenehmer empfunden.
3. Konzentration ist der Trumpf auf Ihrer Seite
Es ist wichtig, dass Sie den Anruf nicht nebenbei tätigen – schließlich geht es um Ihre selbständige Existenz als Freiberufler. Legen Sie den Fokus neben Ihrem Anliegen auf die Zwischenkommentare des Teilnehmers. Zeigen Sie ihm durch beiläufig passend platzierte Wörter, dass Ihnen seine Bedenken, Meinungen sowie Nachfragen am Herzen liegen. Des Weiteren sollten Sie Ihren potentiellen Kunden stets aussprechen lassen. Werfen Sie zudem selbst Fragen in das Gespräch, beteiligen Sie beide Seiten am Miteinander und können hier bereits Lösungen für eventuell anbahnende Probleme bieten.
4. Der Start in den Erfolg
Das Telefonat beginnt schon mit dem Anrufsignal an sich. Verschaffen Sie sich hierbei einen ausreichend großen Zeitraum und versuchen Sie Ihr Gespräch nicht zwischen Tür und Angel zu beginnen. Sollte es bei Ihnen klingeln, greifen Sie bitte nicht im Stress sofort zum Hörer, sondern gönnen Sie beiden Teilnehmern dieses Telefonates mit wenigen Klingelgeräuschen eine Vorbereitungszeit auf den Gedankenaustausch. Mit ein wenig Ruhe vor dem Start ist nicht nur jedem geholfen, Ihre ruhige Ausstrahlung wird Sie zudem als kompetenten Geschäftspartner präsentieren. So haben Sie als Freelancer vielleicht schon mit dem ersten Eindruck einen Neukunden gewonnen.
5. Die Aussprache schafft Klarheit
Versuchen Sie Ihren Mund vor dem Anruf mit etwas Flüssigkeit zu benetzen, um für eine gewohnt sichere Aussprache zu sorgen. Gelangen Sie dann in das Gespräch, sollten Sie bedächtig und mit aller Ruhe sprechen. Vermeiden Sie schnelle und hektische Reaktionen bei einer Zwischenfrage. Falls gleich zu Beginn des Telefonates die Nachfrage zu Ihrer Person getätigt wird, hat dies nicht unbedingt mit Ihrer schlechten Aussprache zu tun, sondern kann an dem abrupt gestarteten Gespräch liegen. Da Sie es als Freiberufler gewohnt sind, sich vorzustellen, können Sie es somit einfach wiederholen. Im verbalen Miteinander sind zudem Pausen sowie eine bedachte Wortwahl ein Bonus. Dann überfordern Sie Ihr Gegenüber weniger und setzen zu einem positiven Eindruck an.
6. Der rote Faden muss erkennbar sein
Wenn Sie das Gespräch nun fortführen, sollten Sie sich an dem im Vorhinein erarbeiteten Masterplan orientieren. Dieser beinhaltet einen groben Rahmen des Gespräches. Dabei hangelt sich der Freiberufler durch ein berufsbezogenes Skript. Nach der Vorstellung Ihrer Person geht es nunmehr um das Leistungsspektrum Ihrer Firma und somit den Grund Ihres Anrufes. Dabei sollte unbedingt ein Bezug zum Angerufenen hergestellt werden, damit er sich nicht als willkürlich herausgesucht fühlt. Dieser verbindende Punkt lässt sich meist sehr schnell durch die von ihm hergestellten Produkte oder Dienstleistungen herausfinden. Geben Sie nun die Gründe an, weshalb Sie als Freelancer für diesen Kunden wie geschaffen sind. Ermöglichen Sie dem Gesprächspartner hierbei auch Fragen zu stellen oder eine Antwort zu geben. Versuchen Sie in diesem Atemzug auf jeden Fall, Ihre Kontaktdaten gleich sofort per Telefon zu hinterlassen beziehungsweise die Option zu wahren, diese per Mail zuzusenden. In manchen Situationen ist ein auflegender Kunde ohne Auftragsabsichten, aber mit positiven Assoziationen zu Ihnen, dann noch lang kein verlorener Kunde. Und im anderen Fall haben Sie einen neuen Kunden!
Grundvoraussetzung für ein professionelles Verhalten am Telefon ist jedoch die eigene positive Einstellung zu Ihren Dienstleistungen/Produkten, Ihrer Tätigkeit, sich selbst und vor allem Ihren Gesprächspartnern und Kunden gegenüber. Über dieses Kommunikationsinstrument können Sie als Freiberufler erfolgreich Kundenakquise und -bindung betreiben, zumal etwa 70 Prozent aller Kundenkontakte über das Telefon stattfinden.