Nach wie vor sind Dokumentenmanagement-Systeme ein aktuelles Thema für Freiberufler, denn gerade mit dem fortschreitenden Zeitalter des Internets wird es nötig, das stetig wachsende Dokumentenvolumen vernünftig zu verwalten. Ebenso sollte die Verarbeitung der Informationen entsprechend beschleunigt werden. Oft sehen sich gerade Selbständige mit einem wachsenden Chaos an Papier, Dateien und E-Mails konfrontiert, wobei hier insbesondere der Faktor Zeit knapp bemessen ist.
Ist ein DMS wirklich notwendig?
Ein Dokument Management System (DMS) ist prinzipiell nichts anderes als ein Programm auf einem Server, welches Dokumente verwaltet und diese unter anderem auf Struktur, Zugriffskontrolle und Zugriffsmethoden untersucht. Zudem ist eine Volltextsuche integriert, um problemlos auf ein gewünschtes Dokument zuzugreifen. Wirklich notwendig ist ein DMS damit nicht, aber es erleichtert interne Vorgänge doch ungemein, gerade wenn viele unterschiedliche Dokumente im Laufe eines Tages anfallen und abgelegt werden müssen. Während größere Unternehmen in der Regel standardmäßig auf ein solches System zurückgreifen, um die Flut an physischen und digitalen Medien zu bändigen, so bietet sich selbiges auch für viele Freiberufler an, denn oftmals genügt ab einem bestimmten Punkt die Archivierung in Ordnern schlichtweg nicht mehr. Hat man sich aber erst an die Nutzung der digitalen Ablage gewöhnt, so spart das schnelle Suchen und Finden viel Zeit, die natürlich gerade bei Selbständigen oftmals rar ist oder lieber anderweitig genutzt werden möchte.
Vorteile eines DMS für Freiberufler
Die Nutzung eines DMS bietet somit für Freiberufler zahlreiche Vorteile gegenüber der „normalen“ Archivierung und Verwaltung von Papieren und anderen Medien. Dazu zählen im Genaueren insbesondere:
- Große Zeitersparnis bei richtiger Nutzung, denn neben der benutzerfreundlichen Ablage können Inhalte auch schnell wiedergefunden werden. Aufwendiges Durchsuchen von Aktenbergen und Datenchaos entfällt somit und wird mittels zentraler Suche in Sekundenschnelle durchgeführt.
- Rechtsnormen werden durch die Nutzung offizieller Programme leichter und anschaulicher eingehalten, dazu zählt beispielsweise die korrekte Aufbewahrung von Finanzamt-relevanten Dokumenten.
- Betriebskosten können effizient eingespart werden, denn Toner, Drucker oder Kopierpapier werden nur noch in geringem Maße benötigt.
- Auch die Wettbewerbsfähigkeit profitiert von der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems, denn die Abläufe funktionieren nun schneller und transparenter.
Webbasiert in der Cloud oder besser als installierte Version?
Aktuell setzen trotz des großen Nutzens nur wenige kleine und mittelständische Unternehmen auf den Gebrauch eines DMS und auch viele Freiberufler haben sich noch nicht umfassend mit dieser Option beschäftigt. Das liegt insbesondere daran, dass der echte Nutzen einer solchen Software oftmals kritisch beäugt wird, was vor allem für die zahlreichen Cloud-basierten Services gilt. Gerade die Cloud wirkt auf viele Interessierte noch abschreckend und unsicher. Doch für die Zukunft gilt genau diese Lösung als wegweisend, denn sie benötigt im Gegensatz zur eigenen IT-Infrastruktur keine Investitionen, ist stets webbasiert von überall zu erreichen und nutzbar und wird in der Regel mit automatischen Updates des Betreibers aktuell gehalten. Dem gegenüber stehen die entsprechenden Inhouse-Produkte, die dafür mit besserer Leistung im Intranet überzeugen und zudem eigene Datensicherheits- und Backupmöglichkeiten aufweisen.
DMS-Lösungen für Selbständige und Freiberufler
Aus meiner Erfahrung heraus haben sich drei Systeme auch bei Freiberuflern bewährt:
1. Amagno
Bei dem Onlinedienst Amagno stehen insbesondere Prozessoptimierung und Collaboration im Fokus. Eine Besonderheit des Systems ist außerdem das sogenannte „magnetische Dokumentenmanagement“, welches eine intelligente Verwaltung von Dokumenten ermöglicht und diese weitestgehend automatisiert, indem Dokumente selbständig den passenden Themen zugeordnet werden.
2. SAGA DMS
Auch die SAGA Dokumentenmanagement-Lösung bietet webbasiertes Archivieren und Verwalten und unterstützt Kunden darüber hinaus bei Aufbau und Pflege des Systems.
3. Dropbox for Business
Der Online-Speicherdienst dürfte den meisten Internetnutzern ein Begriff sein, ist er doch bei über 100 Millionen registrierten Anwendern regelmäßig im Einsatz. Während der Dienst eigentlich für den privaten Gebrauch gedacht ist, so nutzen diesen bereits viele Unternehmen für geschäftliche Zwecke. Daraus resultierte schließlich der Service „Dropbox for Business“, der im April 2013 startete. Anwender bekommen hier neben den bereits bekannten Funktionen viele weitere Möglichkeiten geboten, wobei Dropbox insbesondere auf den Faktor Sicherheit großen Wert legt.