Egal, ob als Freiberufler, Einzelunternehmen oder als kleines Büro – Im Zeitalter des World Wide Web werden virtuelle Konferenzen immer wichtiger. Dabei müssen sich die Teilnehmer, nicht wie bei einer klassischen Konferenz an einem Tisch versammeln, sondern virtuell vor dem PC. Das hat wiederum den Vorteil, dass lange Reisen und Anfahrtswege wegfallen.
Diese moderne Form der Kommunikation ist gerade für Freelancer und Freiberufler gut geeignet. Beispielsweise können Freiberufler sich so einfach mit ihren Kollegen und eventuellen Leitern bezüglich der weiteren Vorgehensweise kurz schließen oder sich schnell neue Aufträge holen, die sie mit ihren Kollegen abstimmen können.
Diese Möglichkeit bietet sich selbstverständlich nicht nur für Freiberufler, sondern auch im alltäglichen Büroleben an, wenn man mit mehreren Firmen oder Partnern etwas besprechen möchte. Man kann sich schnell abstimmen und spart wertvolle Zeit. Zudem ist auch die Kommunikation sehr günstig, da sie in der Regel nicht mehr als die normalen Telefonkosten bezahlen. Die virtuelle Konferenz bietet gerade für Freiberufler viele Vorteile. Daher ist es an der Zeit, das Thema virtuelle Konferenz näher zu beleuchten.
Die virtuelle Konferenz- Die unterschiedlichen Formen
Die Telefonkonferenz
Wenn ausschließlich Audio-Aufzeichnungen, oder Sprache übermittelt werden sollen, dann reicht eine Telefonkonferenz meist aus. Diese Form von Konferenz werden die meisten allerdings schon kennen.
Die Webkonferenz
Wenn während einer Konferenz auch Dokumente, oder Präsentationen gezeigt werden sollen, dann eignet sich wiederum eine Webkonferenz, wobei die Möglichkeit besteht diese Dokumente zu übermitteln, sprich online zu versenden.
Die Videokonferenz
Die Videokonferenz wird inzwischen schon von vielen Unternehmen praktiziert. Hier benötigt jeder Teilnehmer nicht nur einen internetfähigen PC oder Laptop, sondern auch eine Webcam.
Hinweis: Da die Webtechnologien in diesem Bereich stetig weiterentwickelt werden, überschneiden sich die Bereiche der Video- und Webkonferenz immer mehr. Zudem gibt es inzwischen auch zahlreiche Webkonferenz-Tools, die auch Videobilder übertragen können. Daher wird die Webkonferenz auch oft als Videokonferenz bezeichnet.
Das virtuelle Meeting
Eine virtuelle Konferenz wird in der Regel auch als virtuelles Meeting bezeichnet. Grundsätzlich setzt diese Art von Meeting keine bestimmte Teilnehmerzahl voraus. Demnach spricht man schon von einem virtuellen Meeting, wenn nur zwei Leute am Telefon miteinander kommunizieren. Allerdings sollte das virtuelle Meeting nicht mit dem visuellen Meeting verwechselt werden. Denn bei einem visuellen Meeting handelt es sich um ein Meeting, bei dem visuelle Inhalte übertragen werden, oder bei dem sich die Teilnehmer mittels Webcam sehen können. Das ist auch bei vielen virtuellen Meetings der Fall, aber keine Grundvoraussetzung. Achtung: Egal ob Telefon-, Web- oder Videokonferenz. Trotz Ressourceneinsparungen, sollte ein Meeting effizient organisiert sein und erfordert entsprechende Vorbereitung der Teilnehmer.
So funktioniert der virtuelle Konferenzraum
Vor Beginn der Konferenz erhalten alle Teilnehmer, zwecks Einladung, die Zugangsdaten für den virtuellen Konferenzraum. Das kann beispielsweise ein Konferenz-Code, ein Internet-Link, oder eine Einwahlnummer sein. Wenn sich alle Teilnehmer im Konferenzraum zusammengefunden haben, kann die Konferenz beginnen. Ein besonders Extra in diesem Bereich sind die virtuellen Events, die sogenannten Event-Konferenzen.
Die virtuelle Konferenz und ihre Vorteile für Freiberufler
Die zeitliche und räumliche Flexibilität
Das virtuelle Meeting kann überall und zu jederzeit stattfinden. Zudem ist die Organisation nicht an physikalische Konferenzräume gebunden, so dass auch eine kurzfristige Organisation problemlos möglich ist.
Die Teilnehmerzahl
Dank der Technik können so sogar bis zu mehrere Tausend Teilnehmer gleichzeitig erreicht werden. Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht darin, dass keine spezielle Technik, ausgenommen bei Videokonferenzen, benötigt wird.
Ressourcen einsparen
Durch die wegfallenden Übernachtungs- und Anreisekosten, können Freiberufler wiederum Kosten einsparen. Zusätzlich dazu geht durch den Wegfall der Anreisezeit auch keine wertvolle Zeit verloren. Des Weiteren wird natürlich auch die Umwelt geschont, weil keine Transportmittel wie Autos zur Anreise benutzt werden müssen.
Beispielsweis konnte das Unternehmen Toshiba Computer Systems in Neuss, durch den Einsatz von Webkonferenzen, die Kosten im allgemeinen Reisebudget um 75% senken.
In wenigen Sekunden einfach eine virtuelle Sitzung initiieren zu können, sei es mit Kollegen im eigenen Unternehmen oder mit Geschäftspartnern bzw. anderen Freiberuflern über mehrere Kontinente hinweg, ist ein unschlagbarer Vorteil dieser preiswerten Technologie. Eine Internetverbindung, gerne auch über WLAN oder Mobilfunk, ist die einzige Voraussetzung.