Entscheidungen sind seit Jahren eines meiner Forschungsthemen. Seitdem ich mein Wissen über Entscheidungen im Zeitmanagement anwende, hat sich jeglicher Stress verflüchtigt. Es gibt nämlich nur sehr wenige Arten von Entscheidungen im Zeitmanagement, und wenn man diese bewusst trifft, kann man Überlast vermeiden oder weiß zumindest, wo sie verursacht wurde.
Im Zeitmanagement sind die kritischen Entscheidungspunkte folgende:
Wenn man eine Aufgabe annimmt…
…z.B. ein Projekt, ein Ehrenamt, eine Verantwortung. Ja, manchmal kann man nicht ablehnen, selbst wenn der Vorgesetzte seine Aufforderung als Bitte oder Vorschlag tarnt. Manchmal kann einen verlockenden Stundensatz nicht ablehnen. Oder man hat einfach Lust auf ein Projekt. Trotzdem sollte man nie vergessen, dass der Tag nur 24 Stunden hat und man jede Stunde nur ein Mal verbringen kann. Es ist immer klüger, bevor man etwas neu beginnt, zu recherchieren, wie viel Aufwand es machen wird, und sich eine Nacht Bedenkzeit zu nehmen. Dann ist die erste Begeisterung für das Neue meist schon einer nüchternen Zahlenbetrachtung à la „Ich verbringe doch schon 10 Stunden pro Woche mit Ehrenämtern“ gewichen. Manchmal lohnt es sich auch auszuloten, ob man ablehnen kann oder ob man von einer Aufgabe nur den angenehmen Teil übernehmen und den langweiligen an einen Praktikanten abtreten kann. Oder vielleicht lässt sich der Chef auf einen Deal ein wie „Ich nehme diese Aufgabe an, wenn ich dafür jene abgeben darf.“ Wichtig ist aber stets, die Annahme einer neuen Aufgabe bewusst zu treffen. Die Überlegung „Was passiert schlimmstenfalls, wenn ich ablehne?“ unterstützt die Entscheidung. Beim Essen ist es übrigens ähnlich: Der Wocheneinkauf ist der einfachste und beste Zeitpunkt, um über die Ernährung der ganzen Woche zu entscheiden. Hier ist es ein Leichtes, den Warenkorb auf einen ausgewogenen Inhalt zu prüfen und zu optimieren. Wer aber im Supermarkt bereits vor allem zucker- und fetthaltige Lebensmittel in den Warenkorb packt und das Obst „vergisst“, braucht sich nicht zu wundern, wenn er sich die ganze Woche ungesund ernährt. Genauso ist es beim Zeitmanagement. Haben Sie eine bestimmte Verantwortung erst eingekauft, dann müssen Sie sie auch aufessen. Natürlich gibt es immer wieder Zeitgenossen, die ein Projekt annehmen und dann einfach keine Zeit dafür finden. Diese Strategie hat aber sehr kurze Beine, denn sie wirkt unzuverlässig und schlecht organisiert.
Wenn man seinen Tag plant
So, nun hat man also einen Haufen von Projekten und Aufgaben vor sich, die meisten mit Abgabetermin. Die Kunst besteht darin, sie so abzuarbeiten, dass alles pünktlich fertig wird. Und das obwohl man an einem Tag nur erschreckend wenig abarbeiten kann. Selbst überschaubare Aufgaben dauern schnell eine Arbeitsstunde. Und davon hat der Tag nur 8-16. Woher weiß man, was man an einem Tag zu erledigen hat? Nun, da sind zunächst die Besprechungen und die Abgabetermine, die im Kalender stehen. Diese sind einzuhalten. Ihr Aufwand lässt sich einigermaßen vorherberechnen. Ich rechne zusätzlich immer zwei Stunden für Kleinstaufgaben, weil ich die gar nicht einzeln verwalte. Die restliche Zeit kann man auf Aufgaben verteilen, die (noch) nicht dringend sind oder so lange dauern, dass man sie nicht in einer Sitzung erledigen kann. Gerade bei der Planung von umfangreichen Aufgaben machen die meisten Menschen den Fehler, zu spät anzufangen. Grundsätzlich ermittelt man den spätesten möglichen Anfangszeitpunkt durch Rückwärtsrechnung ab Abgabetermin. Allerdings kann man sich dabei ganz leicht verrechnen, denn meist schätzt man die pro Arbeitstag für diese Aufgabe verfügbare Arbeitszeit zu optimistisch und dann kommt noch Unvorhergesehenes dazwischen. Darum fange ich grundsätzlich nicht zum spätest möglichen Anfangszeitpunkt an, sondern zum frühest möglichen. Dieser frühe Start fängt die oben genannten Risiken ab, außerdem auch eine zu optimistische Aufwandsschätzung, Krankheitstage und dergleichen. Man hat dann viel weniger Stress und es ist nicht verboten, oft sogar erwünscht, vor dem genannten Abgabetermin zu liefern. Es macht außerdem viel mehr Spaß, ohne Zeitdruck an etwas zu arbeiten, als ständig den Abgabeterminen hinterher zu hetzen.
Wenn man die nächste Aufgabe anfängt
Der Tagesplan besteht also aus einer Liste von heute geplanten Besprechungen, Abgabeterminen und Teilen von langfristigen Projekten. Auch die Entscheidung, was davon man zuerst erledigt, ist nicht unkritisch. Selten verläuft ein Tag nach Plan. Ein Anruf oder eine Katastrophen-Mail können die gesamte Tagesplanung umwerfen. Daher sollten Sie hier kein unnötiges Risiko eingehen und die Aufgaben in dieser Reihenfolge abarbeiten: Zuerst die Muss-Aufgaben und dann entsprechend ihrer Priorität. Wenn ein Newsletter heute raus muss, dann muss der heute raus. Also raus damit, gleich am frühen Morgen! Die Priorisierung erfolgt nach Dringlichkeit, aber auch danach, was man verschieben könnte. Ist beispielsweise der nächste Tag ein Reisetag, werde ich heute auf jeden Fall alles drucken, was gedruckt werden muss. Schreiben kann ich auch morgen im Zug, drucken nicht.
Wenn man abends mit Arbeiten aufhört
Hat man abends keinen „harten Anschlag“ durch einen privaten Termin, eine Fahrgemeinschaft oder andere Randbedingungen, so gibt es immer einen Zeitkorridor, in dem man zwar seine Soll-Arbeitszeit abgefront hat, aber auch noch weiterarbeiten könnte, weil man noch fit genug dafür ist. (Wenn man regelmäßig bis zur totalen Erschöpfung morgens um drei durcharbeitet, dann sollte man sich diesen Artikel erneut durchlesen!) Ihre 8 Stunden sind also um, es liegt aber noch so viel Arbeit herum. Nun gibt es zwei gute Gründe dafür, noch etwas zu bleiben: Erstens Sie haben gerade Lust auf eine bestimmte Aufgabe (und dann ist man am effizientesten) oder zweitens ist abzusehen, dass Sie durch etwas Engagement jetzt an einem späteren, sehr knapp verplanten Tag Stress reduzieren können. Dann machen Sie es doch! Ihr Übermorgen-Ich wird es Ihnen danken. Wenn tatsächlich durch unnötige Überstunden später mal Leerlauf eintritt, können Sie ja auch zu einem Spaziergang „ausbuchen“, in der Kaffeeküche die neusten Informationen austauschen (So wurden schon Projekte gerettet!) oder eine neue Idee verfolgen, für die Sie bisher nie Zeit fanden. Ihnen wird garantiert niemals die Arbeit ausgehen!
Das Wichtigste am bewussten Beobachten und Treffen von Entscheidungen, ist überhaupt das Bewusstsein. Die Klarheit, die sich dadurch entwickelt: über Randbedingungen, aber auch eigene Entscheidungsfreiheiten. Über die manchmal selbstgemachten Gründe für den Stress. Aber auch über gewisse Einzelpersonen, die durch ihre Unzuverlässigkeit immer wieder Stress unnötig verursachen. Mit dieser Klarheit wächst die Selbstbestimmung. Und ganz nebenbei verbringt man seine Zeit immer sinnvoller und alle unnötige Hektik verschwindet. Bleibt nur noch die unvermeidbare Hektik übrig, aber das ist der kleinere Anteil.