Zum Nachweis von Dienstwagenfahrten werden elektronische Fahrtenbücher immer beliebter. Jedoch müssen derlei Geräte den strengen Anforderungen des Fiskus genügen. Wann das Finanzamt die digitale Variante akzeptiert und wann nicht.
Dienstwagen sind für das Finanzamt ein Grund, bei der Steuererklärung genauer hinzusehen. Insbesondere beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern prüfen Finanzbeamte gerne, ob die Aufzeichnungen von dienstlichen und privaten Fahrten den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Denn die Technik hat zuweilen auch ihre Tücken und entspricht häufig nicht den gesetzlichen Anforderungen. Selbständige sollten sich bei der Anschaffung digitaler Fahrtenbücher eingehend mit den steuerlichen Fallstricken beschäftigen. Nur so lässt sich vermeiden, dass ihnen am Ende ihre Steuervorteile abhandenkommen.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode
In der Privatnutzung von Firmenwagen sieht der Fiskus einen geldwerten Vorteil, den er versteuert. Als Berechnungsgrundlage können Steuerzahler zwischen der sogenannten 1-Prozent-Methode und dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen. Das Aufzeichnen aller Fahrten kann Dienstwagennutzern erhebliche Steuervorteile bringen, insbesondere wenn sie den Wagen nicht so oft privat nutzen. Doch wer hierbei nicht sorgfältig vorgeht, wird vom Finanzamt schnell zur 1-Prozent-Regelung verdonnert.
Die Digitalisierung macht auch hier Autofahrern das Leben einfacher. Das Führen eines Fahrtenbuchs aus Papier ist aufwändig und die Aufzeichnungen werden von Finanzbeamten bei Unstimmigkeiten schnell verworfen. Elektronische Fahrtenbücher können eine sichere Methode sein, eine pauschale Besteuerung zu vermeiden – vorausgesetzt die Dokumentation entspricht den Vorgaben des Fiskus. Jedoch: Die Beweislast der Ordnungsmäßigkeit trägt der Steuerpflichtige. Für Selbständige ist es daher wichtig, eine rechtskonforme technische Lösung zu finden. Es gibt viele Anbieter, die Kunden „finanzamtssichere“ Programme verkaufen. Auf derlei Versprechen allein sollten sich Unternehmen jedoch nicht verlassen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte zusätzlich seinen steuerlichen Berater konsultieren und dessen Erfahrungen mit einschlägigen Produkten nutzen.
Prüfbarkeit der Daten gewährleisten
Bei den Vorgaben unterscheidet sich das elektronische Fahrtenbuch kaum vom analogen. Einen wesentlichen Unterschied gibt es dennoch: Egal ob man sich für ein Navigationssystem mit Fahrtenbuch, eine Fahrtenbuch-App oder eine Fahrtenbuch-Software mit Adapter für Service-Schnittstellen entscheidet: Steuerzahler müssen gewährleisten, dass das Produkt den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Die Vorschrift fordert unter anderem, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Aufzeichnungen nicht möglich ist. Oder aber Veränderungen lassen sich durch das Finanzamt lückenlos nachvollziehen. Auch muss erkennbar sein, wann die Einträge vorgenommen wurden. Eine Excel-Liste kommt als elektronisches Fahrtenbuch somit nicht in Frage.
Von zentraler Bedeutung sind die Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Fahrten. Dazu zählt das Datum, der Kilometerstand am Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, der aufgesuchte Geschäftspartner sowie Reiseziel und Reisezweck. Dienstwagennutzer müssen berufliche Anlässe zutreffend und nachvollziehbar beschreiben. Bei Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk, Privatfahrten sind lediglich als solche zu kennzeichnen und die gefahrene Strecke zu dokumentieren. Grundsätzlich nicht ausreichend sind Lösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten aufzeichnet. Laut einem neueren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts müssen Steuerzahler in solchen Fällen die fehlenden Informationen immer zeitnah händisch in das Fahrtenbuch eintragen (Az. 3 K 107/18).
Zeitnahe Dokumentation
Das beste Mittel zur Fehlervermeidung ist eine kontinuierliche Selbstüberprüfung. Steuerzahler sollten vor allem sicherstellen, dass der Kilometerstand im Fahrtenbuch mit externen Informationen wie etwa Werkstattrechnungen übereinstimmt. Darüber hinaus können Firmenwagenfahrer viele Fehler vermeiden, indem sie ihre Dokumentation immer zeitnah nach Fahrtende vornehmen. Einträge sollten innerhalb von sieben Tagen erfolgen. So lassen sich gedächtnisbedingte Informationsverluste am besten vermeiden.
Beim Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Der Wechsel sollte möglichst zum Jahres- oder mit dem Fahrzeugwechsel erfolgen. So können Dienstwagenfahrer Nachfragen oder gar Missverständnisse auf Seiten des Finanzamtes vermeiden und die Vorteile ihres Firmenwagens unbeschwert genießen.
