Manchmal ergibt sich die Gelegenheit, eine Dienstreise um ein paar private Tage zu verlängern. Inzwischen kann eine solche Reise grundsätzlich in einen betrieblichen und einen privat veranlassten Bereich aufgeteilt werden. Damit dies funktioniert und das Finanzamt eine Aufteilung auch anerkennt, sind einige Regeln zu beachten.
Beruflicher und privater Zeitanteil
Die beruflichen Zeitanteile dürfen nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Das Wochenende in München verbringen und am Freitagnachmittag mal kurz beim Kollegen im dortigen Büro vorbeischauen, das funktioniert nicht. Umgekehrt gilt jedoch auch:
- Wenn der private Anteil der Reise weniger als 10% hat, dann sind die Kosten vollumfänglich als Betriebsausgaben abzugsfähig.
- Die gemeinsamen Kosten – also die Kosten der Anreise, die Hotelkosten, der Verpflegungsmehraufwand – sind in einen beruflichen und privaten Anteil zu trennen.
Beispiel: Sie fliegen auf einen Kongress in Chicago, dieser dauert von Montag bis Freitag. Sie hängen Samstag und Sonntag noch privat an und fliegen erst am Montag zurück.
Dann sind 2/7 der Flugkosten als privat zu erfassen und 5/7 der Reisekosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei den Hotelkosten gilt entsprechendes.
Keine Betriebsausgaben für den Partner
Etwas anderes gilt, wenn sich während der Dienstreise ungeplant freie Tage ergeben, auch wenn diese mit privaten Aktivitäten ausgefüllt werden. Die Kosten hierfür bleiben dienstlich/betrieblich veranlasst.Die Kosten für den mitgenommenen Partner sind in keinem Fall als Betriebsausgaben abzugsfähig – hier ist es besonders wichtig, die Kosten zu trennen. Weder der Arbeitgeber noch das Finanzamt übernehmen die Kosten für das Doppelzimmer, deshalb ist ein Vergleichsangebot, was ein Einzelzimmer gekostet hätte, immer sinnvoll.
Nachweispflicht beim Steuerzahler
Ganz wichtig: In diesem Bereich ist der Steuerzahler in der Nachweispflicht. Sie müssen also konkrete Nachweise für die dienstliche/betriebliche Veranlassung erbringen. Bloße Erläuterungen reichen hier nicht aus. Bitte legen Sie deshalb alle erforderlichen Belege vor, notfalls auch Eigenbelege, die mit Betrag und Datum erfasst werden.
