Bürobedarf von der Steuer absetzen als Freiberufler – was gilt es zu beachten

Immer wenn ein Geschäftsjahr vorübergeht, steht für viele Freiberuflicher die jährliche Steuererklärung an. Der Posten „Bürobedarf“ ist dabei ein nicht zu unterschätzender, der eine deutliche Steuerentlastung schaffen kann. Denn trotz neuen Medien und Computer fällt in jedem Unternehmen Büromaterial an, dessen Kosten sich übers Jahr gerechnet ganz schön summieren. Viele Freiberuflicher wissen gar nicht, welche Anschaffungen genau unter den Abschreibeposten „Bürobedarf“ fallen. Um die steuerliche Entlastung durch die Ausgaben von Bürobedarf vollends auszuschöpfen und dabei Geld zu sparen, sollte man sich im Vorfeld gut informieren.

Wissenswertes zum Absetzen von Bürobedarf

Grundsätzlich lassen sich alle Anschaffung von der Steuer absetzen, die der Freiberufler für die Erledigung seiner beruflichen Tätigkeit benötigt. Dabei kann es sich um beliebige Gegenstände handeln, solange eine betriebliche Verwendung gerechtfertigt ist. Da heutzutage viele Freiberuflicher nicht unbedingt in einem Büro oder an einem fixen Arbeitsplatz ihrer Tätigkeit nachgehen, handelt es sich bei dem Absetzposten „Bürobedarf“ also nicht unbedingt um Arbeitsmittel, die an einer fixen Arbeitsstätte zum Einsatz kommen. Arbeitsmaterialen wie Papier, Notizblöcke, Kalender, Druckerpatronen für mobile Geräte und Stifte können also auch von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie für unterwegs benötigt werden. Laut Paragraf 9 des Einkommenssteuergesetzes unter Absatz 6 lautet die Definition für den Bürobedarf-Absatzposten „Aufwendungen für Arbeitsmittel“. Diese werden in Form von Werbungskosten steuerlich abgesetzt. Unter diesem Posten fallen alle Arbeitsmittelbesorgungen, wie Büromaterial, Werkzeuge und Berufsbekleidung, die der Freiberufler für die Ausübung seiner Tätigkeit benötigt.

Welche Arbeitsmittel in den Bereich Werbungskosten fallen

Die absetzbaren Arbeitsmittel hängen aber stark mit dem ausgeübten Beruf zusammen. Sporttrainer dürfen Sportbekleidung absetzen, Bürobedarf allerdings nur, wenn Sie für Ihre Arbeit auch solchen benötigen. Das kann beispielsweise aus organisatorischen Gründen gerechtfertigt sein, wenn der Trainer Kurse organisiert, eine Webseite als Werbemittel betreibt oder Skripten für seine Kursteilnehmer ausdrucken muss. Wer sein Telefon oder das Internet für die Ausübung seines freiberuflichen Jobs benötigt, kann auch diese Kosten steuerlich geltend machen. Immer mehr Bürobedarf wird im Internet bestellt das bietet nicht nur den Vorteil von Preistransparenz, sondern es lässt sich auch der Kauf immer durch die Giralzahlung nachweisen. Bürobedarf der zum Beispiel mit dem Firmen Logo bedruckt wird, kann auch gleich als Werbemittel oder Werbegeschenk dienen. Als Absetzposten werden aber auch alle Einrichtungsgegenstände eines Arbeitszimmers zugelassen, solange Sie zu 90 Prozent beruflich benötigt werden. Zweifelt das Finanzamt dies an, kann eine Berücksichtigung von zumindest 50 Prozent vereinbart werden. In jedem Fall ist es wichtig, die Rechnungen für die Anschaffung von Bürobedarf aufzuheben. Denn nur wer den Nachweis der Anschaffungskosten erbringen kann, kann diese auch von der Steuer absetzen.

Was es beim Absetzen von Bürobedarf zu beachten gibt

Bürobedarf darf in Form von Werbungskosten jährlich in voller Höhe abgesetzt werden. Allerdings nur, wenn die Kosten für das jeweils erworbene Arbeitsmaterial die Summe 410,- Euro nicht übersteigt. Bei Papier, Druckerpatronen und Stiften ist dies kein Problem. Im Fall eines Computers, der eventuell mehr als 410,- Euro kostet, müssen die Kosten über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden. Wer sich einen Drucker und einen Scanner anschafft, muss die Kosten zusammenrechnen, da es auch All-in-One-Geräte gibt und der Gesetzgeber diese Regelung so vorsieht. Auch hier gilt die Höchstgrenze von 410,- Euro pro Jahr. Freiberufler, die kaum Bürobedarf benötigen, können einen pauschalen Absetzbetrag in der Höhe von 110,- Euro geltend machen. Um diesen Pauschalbetrag zu nutzen, muss man der Steuererklärung die Anlage N ausgefüllt beilegen. Für den Einsatz der Absetzpauschale muss man übrigens keine Rechnungen aufheben.