Fahrtenbuch oder 1%-Methode? Im Januar dürfen Sie neu entscheiden!

Wer einen Firmenwagen hat, fährt diesen in aller Regel auch privat. Diese Privatnutzung muss versteuert werden – entweder pauschal mit der sogenannten 1%-Methode oder mithilfe eines Fahrtenbuchs. Was ist die bessere Wahl?

Vorbemerkung: Das Thema „Firmenwagen“ ist extrem umfangreich. Dieser Artikel bezieht sich daher nur auf Fahrzeuge, die zu mehr als 50% betrieblich genutzt werden und steuerlich zum sogenannten „notwendigen Betriebsvermögen“ gehören.

Einfach: Pauschal 1% des Listenpreises versteuern

Bei der pauschalen Versteuerung nach der 1%-Methode wird jeden Monat 1% des Listenpreises versteuert. „Listenpreis“ ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers plus Umsatzsteuer. Die tatsächlich entstandenen Kosten und der genaue Umfang der privaten Nutzung spielen (fast) keine Rolle. Das macht diese Methode zu einfacheren Möglichkeit, den privaten Nutzungsanteil zu versteuern, denn Sie müssen weder die einzelnen Fahrten aufschreiben oder nachweisen noch die einzelnen Kosten.

Einfach heißt aber nicht unbedingt auch „finanziell günstiger“: Das Ergebnis der 1%-Methode kann günstig sein, oft ist sie aber die teurere Möglichkeit.

Aufwändiger: Versteuerung mithilfe eines Fahrtenbuchs

Bei der zweiten Methode zahlen Sie nur für die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer Steuern. Es wird also kein pauschaler Wert genommen, sondern genau ausgerechnet, wie hoch der private Anteil (in Prozent) ist. Dafür müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.

Die Finanzämter sind sehr streng, was die Anerkennung von Fahrtenbüchern angeht. Zwar ist in keinem Gesetz festgelegt, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat, aber es gab in den letzten Jahren viele Urteile dazu und die Rechtsprechung hat im Lauf der Jahre sehr konkrete Anforderungen entwickelt: Das Fahrtenbuch ist danach ein Eigenbeleg, der lückenlos, zeitnah und in geschlossener Form zu erstellen ist. Und es muss der Finanzverwaltung möglich sein, mit vertretbarem Aufwand das Fahrtenbuch zu überprüfen.

Im Einzelnen heißt das:

• Ein Fahrtenbuch ist laufend zu führen. Sie müssen Ihre Aufzeichnungen also nicht nur ein paar Monate, sondern durchgehend das ganze Jahr führen, auch wenn die Nutzung sich nicht ändert.
• „Zeitnah“ bezieht sich auf den zeitlichen Zusammenhang zwischen einer Fahrt und dem Zeitpunkt, zu dem die Fahrt ins Fahrtenbuch geschrieben wird. Leider gibt es in der gesamten Rechtsprechung keine Aussage dazu, wie zeitnah die Aufzeichnungen konkret sein müssen. Den Notizen selbst sieht man ja normalerweise nicht an, wann genau sie gemacht worden sind. Am besten schreiben Sie jede Fahrt gleich nach Fahrtende auf. (Was definitiv nicht geht: alle Fahrten erst auf Zetteln aufschreiben und daraus dann am Ende des Monats oder sogar erst beim Anfertigen der Steuererklärung ein Fahrtenbuch erstellen.)
• Der Bundesfinanzhof fordert eine buchförmige äußere Gestalt der Aufzeichnungen. Die Angaben müssen in einer gebundenen oder in sich geschlossenen Form festgehalten werden, die nachträgliche Einfügungen, Streichungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Was geht: ein gebundener Terminkalender, ein Schreibheft oder ein spezielles Fahrtenbuch-Heft, das Sie an vielen Tankstellen kaufen können. Was nicht geht: eine Zettelsammlung oder eine Excel-Liste.

Alle Angaben müssen sich direkt aus dem geschlossenen Fahrtenbuch selbst ergeben. Das gilt auch für die genaue Adresse des jeweiligen Fahrtziels.

Wenn Ihr Fahrtenbuch fehlerhaft ist und vom Finanzamt nicht anerkannt wird, dann wird der Privatanteil nach der 1%-Methode berechnet.

Wann lohnt sich der Aufwand für ein Fahrtenbuch?

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie durch ein Fahrtenbuch Steuern sparen, ist vor allem in diesen Fällen sehr hoch:

• Der Pkw wird nur in geringem Umfang zu Privatfahrten genutzt.
• Der Listenpreis des Pkw ist sehr hoch.
• Der Pkw ist schon älter und bereits abgeschrieben.
• Der Pkw ist gebraucht gekauft worden.
• Die Fahrleistung und die laufenden Kosten sind niedrig.
• Bei Anwendung der 1%-Methode wären keine Betriebsausgaben abziehbar, da der Privatanteil so hoch ist wie die gesamten Kfz-Kosten.
• Im Betriebsvermögen befinden sich mehrere Pkw, und ohne Fahrtenbuch müsste für jedes Fahrzeug ein Privatanteil nach der 1%-Methode versteuert werden.
• Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb spielen keine oder nur eine geringe Rolle (wenige Fahrten und/oder geringe Entfernung; Wohnung und Büro im selben Haus).
• Kein Wechsel während des Jahres

Für ein und dasselbe Fahrzeug darf man während des Jahres nicht die Methode wechseln. Sie müssen sich also am 1. Januar entscheiden und die Methode dann auch durchhalten.

Es ist aber möglich, ein Fahrtenbuch zu führen und dann für die Steuererklärung doch die 1%-Methode zu nutzen, wenn diese günstiger ist. Und: Bei einem neuen Firmenwagen können Sie sich ebenfalls neu für eine der beschriebenen Methoden entscheiden, auch wenn Sie das Fahrzeug irgendwann während des Jahres kaufen.