Office 365 – so laufen Projekte (Teil 2)

Unser Leitmodell für den Vertriebs- und Beratungsprozess im Office 365-Geschäft behandelt in Teil 2 die wichtigsten Eckpunkte zur Organisation von Projekten. Dabei ist es im Grunde gleichgültig, um welche Art von Projekten es sich handelt. Denn nicht nur die IT-Welt ist eine Welt von Projekten. Auch das einzelne Individuum lebt in einer Welt von Projekten. Ob im privaten, beruflichen oder gesellschaftlichen Umfeld – Projekte sind überall, und schon gar nichts Neues.

Es hat sie vielmehr schon immer gegeben, und es wird sie wohl auch immer geben. Der Bau des Colosseums in Rom, die Errichtung der Freiheitsstatue in New York, die Organisation eines lokalen Fußballturniers oder auch die Erstellung dieses Dokuments – dies alles sind Beispiele für die große Vielfalt von Projekten.

Und natürlich gibt es sowohl positiv als auch negativ verlaufende Projekte. Als positiv verlaufendes Projekt kann die Durchführung der Fußballweltmeisterschaft in Deutschland 2006 herangezogen werden. Als negative Beispiele werden in diesem Zusammenhang oftmals der Eisenbahnraub in England oder neuerdings Infrastrukturprojekte in Deutschland benannt.

Drei Zielgrößen

Der Erfolg von Projekten wird maßgeblich von drei Zielgrößen bestimmt. Dies sind

  • Sachziele,
  • Kostenziele und
  • Terminziele.

Alle genannten Zielgrößen beeinflussen sich gegenseitig. Die Ziele bilden sogenannte konkurrierende Beziehungen. Werden in einem Projekt beispielsweise kürzere Durchlaufzeiten (Terminziele) verlangt, ist in der Regel auch mit höheren Aufwendungen (Kostenziele) zu rechnen.

Aber nicht nur die Zielgrößen in den Projekten sind von entscheidender Bedeutung, sondern vielmehr auch die Gesamtstruktur der Leistungen – angefangen bei der originären Planung des Angebots über die vertriebliche Organisation bis hin zur eigentlichen Leistungserbringung.

Als Beispiel aus dem IT-Channel ziehen wir die Neuausrichtung und Evolution kleinerer und mittelständischer Unternehmen – hier Systemhäuser oder Integratoren – heran. Immer mehr Verantwortliche in Unternehmen des IT-Channels wollen ihre Organisation in Richtung integrierte Services weiterentwickeln. Ein besonderer Produkt- und Leistungsbereich bildet hierbei das mit Office 365 realisierte Cloud Computing in seinen unterschiedlichen Ausprägungen.

Wie kaum ein anderes Thema hat Cloud Computing in den letzten Jahren die Diskussion in der IT-Industrie beflügelt. Bereits im Jahr 2011 vollzog sich in ersten großen Schritten der Wechsel von der reinen Diskussions-, Evaluierungs- sowie Planungsphase hin zu konkreten Investitions- und Implementierungsprojekten. Ende 2012 ist „die Cloud“ umfassende Realität. Der nachhaltige Wachstumstrend der letzten Jahre im zweistelligen Prozentbereich wird sich auch in den kommenden drei bis fünf Jahren fortsetzen.

Grundlage für diesen stabilen Wachstumstrend ist in derer Linie die Vielfalt der Anwendungsmöglichkeiten für kleine, mittlere und große Unternehmen. Während bei anderen technologischen Innovationen in frühen Marktphasen oft die großen und finanzstarken Unternehmen profitieren, können durch Cloud Computing auch kleine Unternehmen und Organisationen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Office 365 und Milliardenmarkt SaaS

Eine besondere Ausprägung, zu der auch „Office 365“ zählt, ist Software as a Service, kurz SaaS. Der SaaS-Markt in Deutschland ist heute ein Milliardenmarkt. Besonders starke nachgefragt sind Kollaborations-, Kommunikations- und E-Mail-Lösungen. Also Angebote, die die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter adressieren – bei gleichzeitiger Reduktion der IT-Infrastruktur im Unternehmen.

Für den IT-Channel sind Lösungen wie Office 365 von besonderem Interesse, da hiermit sowohl Provisionserlöse, als auch Umsätze aus dem Beratungs- und Projektgeschäft sowie laufende Service-Umsätze erzielt werden können. Grund für immer mehr (klassische) Reseller, Systemhäuser und Integratoren, in diesen lukrativen Markt vorzustoßen.

Jedoch ist nicht alles Gold was glänzt. Insbesondere Unternehmen im IT-Channel, die ihre Leistungen klassisch über die Modelle „Zeit & Material“ (T&M), Produktgeschäft oder über extrem eindimensionale Projekte erbringen, sehen sich vor der Herausforderung, den Vertrieb- und die Leistungserbringung auf die neuen Projekt- und Entscheidungszyklen abzustimmen. Auch stellen sich viele Entscheider bei Integratoren, ISVs und in Systemhäusern die Frage, wie lange erbrachte Beratungs- und/oder Informationsleistungen gegenüber dem Kunden als Vertriebsaufwand eingestuft werden, und ab wann eine Fakturierung und Monetarisierung der Leistungen erfolgen kann.

Scheitern vermeiden – aber wie?

Ein Scheitern von Projekten auch im Umfeld von Office 365 ist keine Seltenheit, die Situationen „nicht in-time“ und „nicht in-budget“ sind dabei die häufigsten Ausprägungen. Ein Scheitern liegt vor, wenn Ziele und/oder Termine nicht erreicht und dadurch die geplanten Ergebnisse verfehlt werden.

Aber auch bereits in der Vertriebsphase von erklärungsbedürftigen Produkten wie Office 365, wo unter Umständen ein stark fragmentiertes Buying-Center vorzufinden ist, werden bereits viele Projektchancen vernichtet. Insbesondere bei Anbietern, die erst in das Projektgeschäft einsteigen, ist dies in vielen Fällen sogar die Regel. Grundsätzlich liegt diese Situation nicht an fehlenden Fachkenntnissen der Anbieter, oder Desinteresse auf Seiten der Anwender, sondern vielmehr ist es auf ein Fehlen von proaktivem Management und unstrukturiertem Vorgehen zurückzuführen.

Strukturiertes Vorgehen als Erfolgsfaktor

Unternehmen im IT-Channel laufen dann zwangsläufig „in ein offenes Messer des Scheiterns“, wenn nicht der gesamte Prozess von der Vertriebsphase, über Projektplanung bis hin zur Umsetzung systematisch durchstrukturiert ist. Die Gründe hierfür sind unter anderem:

  • keine Standards für Vertriebsprozesse
  • keine definierte Abgrenzung zwischen Vertriebsphase und Beratungsphase (Leistungserbringung)
  • fehlendes Reporting (Projekt-Reporting), kein Überblick über schlecht-laufende Projekte
  • kein projektbezogenes Ressourcenmanagement
  • keine Projektmanagement-Standards
  • fehlende oder fehlerhafte Kommunikation
  • keine Transparenz zwischen den einzelnen Projektschritten
  • mangelnde Dokumentation
  • Demotivation der Projektteilnehmer aus dem Misserfolg einzelner Projektschritte oder fehlender Anerkennung

Die Experton Group empfiehlt Unternehmen aus dem IT-Channel, die ernsthaft im Umfeld von Office-Produktivitätslösungen „aus der Cloud“ Leistungen erbringen wollen, ein strukturiertes Vorgehensmodell zu entwickeln. Dieses muss der organisatorischen und operativen Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens angepasst sein.

Über den Autor

Axel Oppermann ist als Senior Advisor bei der Experton Group tätig. Sein Schwerpunkt liegt im Bereich der Analyse und Bewertung der strategischen Einführung ICT-basierter Produkte und Dienstleistungen. Er unterstützt Anwenderunternehmen im Bereich der strategischen Einsatzplanung, IT-Beschaffung, Allokation und Lizenzierung von Software mit dem Schwerpunkt auf Microsoft-Produkten.

Axel Oppermann

Kontaktdaten

Experton Group AG
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