Projekte managen mit Office 365 (Teil 1)

Das Interesse an Office 365 / Office 2013 steigt deutlich. Nachfolgend gehen wir auf die grundsätzliche Bedeutung von Office-Lösungen in Produktivitätsumgebungen ein, und wir werfen einen Blick auf einzelne interessante Funktionen und die daraus entstehenden Optionen für IT und Business. Heimlicher Gewinner der Neuausrichtung von Office „Project“, das Microsoft-Produkt für die Welt der Projekte.

Projekte sind maßgeblich von drei Zielgrößen bestimmt: Sach-, Kosten- und Terminziele. Alle genannten Zielgrößen beeinflussen sich gegenseitig und bilden sogenannte konkurrierende Beziehungen. Werden in einem Projekt beispielsweise kürzere Durchlaufzeiten (Terminziele) verlangt, ist in der Regel auch mit höheren Aufwendungen (Kostenziele) zu rechnen.

Damit stellt das Management von Projekten viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Im Kern geht es beim Projektmanagement darum, Führung und Steuerung, Organisation, Techniken und Ressourcen, die zur Abwicklung eines Projektes notwendig sind, ganzheitlich abzubilden und umzusetzen. Um den Anteil an erfolgreichen Projekten zu erhöhen, werden neben Management- und Führungskonzepten auch technische Hilfsmittel wie Projekt- und Portfolio-Management-Lösungen oder Enterprise-Projekt-Management-Systeme (PPM-/EPM-Systeme) eingesetzt.

In der Regel sind diese Systeme extrem komplex in Konzeption, Aufsetzung und Betrieb. Auch die Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware war in der Vergangenheit oft eine Herausforderung. Durch die clevere Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware lässt sich die Zusammenarbeit von Projektteams maßgeblich fördern.

Organisational Lernen in Projekten

Nicht von ungefähr hat sich dieses Vorgehen in vielen Unternehmen als Basis für eine effiziente Umsetzung der Projekte bewährt. Wird das Projektmanagement durch das Zusammenspiel von Projekt- und Kollaborationssoftware im Unternehmen gelebt, ermöglicht dies, aus der Gegenwart und der Vergangenheit zu lernen. Die Unternehmen profitieren von der Analyse abgeschlossener Projekte genauso wie von der permanenten Überprüfung der laufenden Projekte. Somit wird eine neue Form des „organisationalen Lernens“ ermöglicht. Dabei sind die Rollen klar verteilt: Die EPM-Systeme liefern das Wissen und die grundlegenden Funktionalitäten für die Projekte, die Kollaborationsplattformen stellen ein Tool bereit, das die Zusammenarbeit auf Basis der definierten Rahmenparameter umsetzt.

Seit der ersten Client-Version im Jahr 1986 und der ersten Server-Version in 2000 hat Microsoft das Produkt „Project“ technisch wie zweckgerecht systematisch und ständig weiterentwickelt. Dabei hat sich der Software-Riese in den letzten 15 Jahren bewusst und zielgerichtet dem Enterprise-Thema „Projektmanagement“ gewidmet. Die Folge ist, dass sich vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen in den Lösungen nicht wiederfinden. Außerdem klaffte seit der Einführung von Office 365 im Juni 2011, bzw. auch beim Vorgänger BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) eine Lücke im Angebot von Microsofts Cloud Services. Mit der Einführung des neuen Office rundet Microsoft das Portfolio jetztab.

Microsoft Project – zwei Modelle

Die neue Produktgeneration von Project wird in zwei unterschiedlichen Lizenz- und Bereitstellungsmodellen angeboten: Als Dauerlizenz und als Cloud Service (Mietlizenz). Der Microsoft Project Server ist die standardisierte Lösung für unternehmensweites Multiprojektmanagement in Microsofts Enterprise Project Management (EPM) Umgebung. Der Server ist als klassische Dauerlizenz zu beziehen.

Das Pendant aus der Cloud ist Project Online. Hierbei handelt es sich um eine von Microsoft im Rahmen von Office 365 gehostete Project-Portfolio-Management- (PPM-) Lösung. Project Online ist grundsätzlich funktionsgleich dem Project Server. Der Service fußt technisch auf der Office 365-Plattform. Project Online kann komplett unabhängig von Office 365 beschafft werden oder in Kombination mit anderen Produktplänen aus der Office 365-Familie.

Auf der Client-Seite wird Project Professional 2013 respektive Project Standard 2013 als eine Einzelprojektmanagement-Lösung für den lokalen Arbeitsplatz angeboten. Die Software, die als Dauerlizenz angeboten wird, dient der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Auch hier gibt es ein Gegenstück als Cloud Service: Project Pro für Office 365.

Project Pro für Office 365 wird wie bei Office über die sogenannte Click-to-Run-Technologie (C2R) bereit gestellt. Die Installation erfolgt aus der Cloud; Updates und Neuerungen werden automatisch eingespielt. Anwender erhalten jeweils die neueste verfügbare Version. Die Client-Mietmodelle können komplett unabhängig und alleinstehend gemietet werden. Hierdurch können Anwender extrem individuell und zielgerichtet mit Software versorgt werden.

Im zweiten Teil unseres Beitrags skizzieren wir Project Online als Alternative zur selbst aufgesetzten Infrastruktur.

Über den Autor

Axel Oppermann ist als Senior Advisor bei der Experton Group tätig. Sein Schwerpunkt liegt im Bereich der Analyse und Bewertung der strategischen Einführung ICT-basierter Produkte und Dienstleistungen. Er unterstützt Anwenderunternehmen im Bereich der strategischen Einsatzplanung, IT-Beschaffung, Allokation und Lizenzierung von Software mit dem Schwerpunkt auf Microsoft-Produkten.

Axel Oppermann

Kontaktdaten

Experton Group AG
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Telefon: 089 / 923331-0
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