Hättest du es gewusst? Im Insolvenzfall wird eine mangelhafte Buchführung auch strafrechtlich verfolgt. Wer beispielsweise die Führung von Handelsbüchern unterlässt oder die Aufbewahrungsfristen nicht einhält, kann mit hohen Geldstrafen rechnen – im schlimmsten Fall sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren.
Die Buchhaltung stellt eine große Herausforderung für Gründer dar und das ist nicht verwunderlich: Viele Freiberufler kommen beim Start in die Selbständigkeit zum ersten Mal mit dem Thema Buchhaltung in Berührung. Auch wenn Unternehmer die Buchhaltung in der Regel nur vorbereiten und den Großteil vom Buchhalter oder Steuerberater erledigen lassen, sind Fehler schon vorprogrammiert, wenn man sich nicht im Voraus informiert. Die Grundlagen der Buchführung sollte jeder Unternehmer beherrschen, selbst wenn er einen Steuerberater zu Rate zieht.
Vor allem in der Gründungsphase können bereits kleine Fehler in der Buchführung fatale Folgen haben und im schlimmsten Fall kann es zur Geschäftsaufgabe kommen. In den meisten Fällen ist es zumindest so, dass eine mangelhafte Buchhaltung das Wachstum des Unternehmens erschwert.
Wir haben im Folgenden vier Gründe zusammengestellt, wieso du dir eine schlechte Buchhaltung nicht leisten kannst und geben dir wertvolle Tipps, wie du Buchhaltungsfehler vermeiden kannst.
1. Wenn du Fristen nicht einhältst, drohen hohe Strafen
Das Versäumnis von Fristen kann dich teuer zu stehen kommen. Rückständige Steuerlasten beispielsweise kosten oft 2% des offenen Betrags und Verzugszinsen. Diese Kosten sind vollkommen unnötig. Kümmere dich rechtzeitig um die Zahlung der Steuern, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Allgemein gilt, sich über Fristen und wichtige Termine im Voraus zu informieren. Wenn du einen Termin oder eine Frist nicht einhalten kannst, halte am besten mit dem Finanzamt Rücksprache. In der Regel ist das Finanzamt in dieser Hinsicht sehr kooperativ und zeigt Verständnis.
Das kann passieren:
- Zahlung von Säumniszuschlägen und Verzugszinsen
Das solltest du machen:
Behalte wichtige Fristen im Kopf, wie zum Beispiel:
- Jahressteuererklärungen (für Einkommen-, Umsatz und Körperschaftsteuer sowie die Feststellungserklärung von Personengesellschaften und Vermietungsgemeinschaften) bis 30. April des Folgejahres beim Finanzamt einreichen
- Zahlung der Umsatzsteuer bis spätestens 10. des Folgemonats
- Zahlung der Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und Kammerumlage jeweils am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November
- Zahlung der Lohnsteuer, des Dienstgeberbeitrags und der Kommunalsteuer am 15. des Folgemonats
2. Wenn du dich nicht um offene Rechnungen kümmerst, kommt es zu Liquiditätsengpässen
Durch schlechte Finanzplanung und mangelhafte Buchhaltung kann es zu Liquiditätsengpässen kommen. Diese können dich und dein Unternehmen schwer belasten. Man muss private Ausgaben zurückfahren, sich um Gläubiger kümmern und meist hohe Gebühren für Rücklastschriften zahlen. Hinzu kommen Mahngebühren und Dispozinsen. Häufig führt das zu einer Endlosspirale – im schlimmsten Fall bis hin zur Privatinsolvenz.
Um solche Liquiditätskrisen zu vermeiden, gilt es den Zahlungsmittelbestand fortlaufend zu überwachen und für die Zukunft zu planen. Aber auch wenn die Liquiditätskrise schon eingetreten ist, gibt es Maßnahmen, die aus der scheinbar endlosen Spirale herausführen können.
Das kann passieren:
- Privatausgaben müssen zurückgefahren werden
- Zahlung von hohen Gebühren für Rücklastschriften, Mahnungen und Dispozinsen
- Im schlimmsten Fall Privatinsolvenz
Das solltest du machen:
- Offene Forderungen einfordern
- Rückständige Rechnungen mahnen
- Factoring in Betracht ziehen
3. Wenn du deine Zahlen nicht im Blick hast, kann es zu bösen Überraschungen kommen
Viele Existenzgründer sind so mit ihrer täglichen Arbeit beschäftigt, dass sie gar nicht bemerken, wenn ihre Kosten aus dem Ruder laufen. Deshalb solltest du immer deine Zahlen im Blick behalten und dich fragen: Habe ich in diesem Monat ein positives Ergebnis erwirtschaftet? War mein Ergebnis besser, als das der vorherigen Monate? Habe ich gerade eine Auftragsflaute? Hatte ich hohe Einzelkosten, die nicht sofort auffallen? Werde ich auch in den Folgemonaten genügend Geld haben, um meine Rechnungen bezahlen zu können?
Das kann passieren:
- Die hohen Kosten führen zu Liquiditätsengpässen, sodass man Privatausgaben tätigen muss
- Man merkt zu spät, dass man zu wenig Umsätze erwirtschaftet hat
- Man hat zu wenig Mittel für notwendige Investitionen (Fortbildung, neue Hardware etc.)
Das solltest du machen:
- Regelmäßige Auswertungen über Kosten erstellen
- Eine Budgetierungsapp hilft dir dabei, alle Buchungen von der Bank automatisch zu erfassen
- Zu empfehlen ist eine Buchhaltungssoftware, die in Echtzeit mit jeder erfassten Rechnung und jedem Beleg Zahlen ermittelt
4. Steuernachzahlungen können sämtliche Planung zu Nichte machen.
Steuernachzahlungen sind eigentlich vorhersehbar – trotzdem tappen viele Unternehmer in diese Falle. Vor allem in guten Jahren werden Einkommenssteuernachzahlungen oft nicht berücksichtigt. Flaut die Konjunktur dann wieder ab, bringen hohe Nachzahlungen bei sinkenden finanziellen Mitteln Unternehmer in große Schwierigkeiten und machen sämtliche Planung zu Nichte. Deshalb sollte man vor allem in Jahren mit höheren Umsätzen im Hinterkopf behalten, dass Einkommenssteuernachzahlungen anstehen.
Die Umsatzsteuer wird sofort nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fällig. Wenn diese nicht sofort beglichen wird, drohen hohe Strafen. Das Finanzamt willigt in dem Fall auch keiner Ratenzahlung ein, da man die Umsatzsteuer bereits vom Kunden erhalten hat.
Das kann passieren:
- Wenn man die Steuernachzahlungen nicht einplant, können diese die Liquidität verringern
- Man gibt Geld aus, welches eigentlich für die Umsatzsteuerzahlung eingeplant werden muss
Das solltest du machen:
- Einkommenssteuernachzahlungen sind besonders bei guten Jahren zu berücksichtigen
- Umsatzsteuerzahllast immer als Puffer einplanen
- Sämtliche Steuerzahlungen innerhalb der Frist begleichen
- Bei anzunehmendem Verzug sofort das Finanzamt kontaktieren und eine Einigung suchen
Fazit
Viele Existenzgründer müssen ihren Traum von der Selbstständigkeit frühzeitig aufgeben. Zu oft ist eine mangelhafte Buchhaltung der Grund. Betroffen sind vor allem Gründer, die keine Vorbildung in Sachen Buchhaltung und Finanzplanung haben und bei der Gründung erstmals mit dem Thema Buchhaltung konfrontiert werden.
Du solltest dich immer selbst auf dem aktuellsten Stand halten, was die Themen Buchhaltung, Geschäftsführung, Selbstständigkeit, Recht und Steuern angeht.
Mit eigenem Wissen können viele Buchhaltungsfehler vermieden werden. So verlierst du nie den Überblick und dem Erfolg deines Unternehmens steht nichts mehr im Weg.
19 Kommentare
Gerade als Selbstständiger sollte man sich mit Buchhaltung bzw. der FIBU auskennen und wissen was wann zu tun ist. Software wie SAP Business One unterstützt Unternehmer sehr gut. Eine schlechte Buchhaltung kann und sollte sich keiner leisten. Toller Beitrag, weiter so!
Ein toller und durchaus wichtiger Beitrag. Gerade für „Neulinge“ im Bereich der Selbständigkeit oder als Freiberufler hilfreiche Tipps.
Zu Punkt 1 und dem Teil „Das solltest Du machen“ zwei kleine Ergänzungen:
Damit sind sicherlich die Lohnsteuerbescheinigungen gemeint, oder? Denn den klassischen Lohnzettel übersendet man ja nicht ans Finanzamt. Oder sollten die Lohnsteueranmeldungen gemeint sein? Diese sind aber unter Umständen nicht jährlich, sondern quartals- oder monatsweise fällig.
Hier gilt grundlegend, dass die Umsatzsteuervoranmeldung bis spätestens 10. des Folgemonats zum Ende des Voranmeldezeitraumes (quartalsweise oder monatlich) abzugeben ist. Überweist man die Umsatzsteuer, sollte die Zahlung ca. 2-3 Tage später auch auf dem Konto der Finanzkasse sein. Bei Lastschrift muss man sich nicht kümmern, das macht die Finanzkasse dann selbst.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung abzugeben und damit die Abgabefrist der Umsatzsteuervoranmeldung um einen Monat zu verlängern. Dann ist jedoch (sofern man zur monatlichen Abgabe verpflichtet ist) auch eine sogenannte Sondervorauszahlung fällig, welche 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres beträgt.
Wer geringe Umsatzsteueraufkommen hat, darf ggf. auch nur jährlich melden. Dann gibt es keine Voranmeldung, sondern die Meldung erfolgt für das komplette Vorjahr mit der Umsatzsteuererklärung.
Hallo Steve,
vielen Dank für den Hinweis, damit hast du natürlich Recht.
Es ist mir wohl ein c&p-Fehler unterlaufen.
Wir haben den Beitrag soeben korrigiert.
Vielen Dank für diese wertvollen Informationen. Ich gebe Ihnen da vollkommen Recht. Das Finanzamt ist in solchen Dingen unerbittlich. Wenn man Fristen nicht einhält wird gnadenlos geschätzt. Das hat schon zu mancher Geschäftsaufgabe geführt.
Hallo zusammen,
ein interessanter Beitrag!
Es ist wirklich schade, wenn eine geniale Geschäftsidee tatsächlich an solchen Dingen scheitert. Vor allem als Gründer hat man doch weder Lust oder Energie noch genügend Zeit, um sich auch noch darum zu kümmern auf dem neuesten Stand der Buchhaltungsregelungen zu sein.
Warum sollte man dann also nicht Tools nutzen, die genau dazu entwickelt wurden, um einem diese Dinge abzunehmen? Ich spreche dabei von Rechnungserstellungs-, Buchhaltungs- und Finanzprogrammen.
Vor allen Dingen, weil bei modernen Softwareunternehmen die Sicherheitsstandards oft um ein vielfaches besser sind als die, die man selbst in seinem Unternehmen verwenden kann. Oder wie seht ihr das?
Liebe Grüße
Mara
Hallo und vielen Dank für den interessanten Artikel. Gerade für Einsteiger und Kleingewerbler ist von Anfang an eine gute Finanzbuchhaltung sehr wichtig. Ich spreche da aus eigener Erfahrung.
Lieber Solcom, danke für einen ausführlichen Artikel. Dass die Buchführung auch mangelhaft sein kann, habe ich nicht gewusst. Mein Neffe bemüht sich, selbsständig seine Buchführung zu machen. Mit Ach und Krach gelingt es ihm bis heute. Aber die Gefahr besteht, damit es keine Liquiditätsengpässe entstehen. Ich mache mir Sorgen.Hier würde eine fachliche Beratung nicht überflüssig.
Nachdem ich langsam den Überblick verloren habe, möchte ich in professionelle Unterstützung in der Buchhaltung investieren. Nicht zum ersten Mal habe ich mal wieder eine wichtige Frist verpasst. Von daher bin ich mit dir einer Meinung, Fabian, und ist an der Zeit, nicht mehr am falschen Ende zu sparen.
Danke für die guten Informationen zur Buchhaltung. Wegen den ganzen Fristen setztem Bekannte lieber auf einen Profi. Sie haben kaum Zeit, um sich um den staatlichen Bürokratie-Dschungel durchzukämpfen. Bei dem ganzen Aufwand, den man als Selbständiger betreiben muss, kann einem als Aussenstehender manchmal nur schwindelig werden.
Gerade die Fristen sind ein Grund, um sich einen Buchhalter zuzulegen. Wer möchte schon mehr bezahlen? Als Existenzgründer ist man darauf angewiesen, dass man das Geld beisammen hält.
Wenn man ein Unternehmen führt dann müssen die Finanzen auch stimmen. Ich denke auch, dass es wichtig ist die Fristen einzuhalten und sich sofort um offene Rechnungen zu kümmern. Einen Überblick zu behalten ist das wichtigste, was du tun kannst.
Ich kann mit der Buchhaltungssoftware ganz gut zurechtkommen. Trotzdem habe ich meine Buchhaltung und Steuererklärung dem Professionellen überlassen. Die Fehler können ja mehr kosten.
Nee, schlechte Buchhaltung darf nicht sein. Mein Bruder kann dies bestätigen. Er hatte als er 19 Jahre alt war seine eigene Firma gegründet. Er war unerfahren und hatte viele Zahlungsfristen nicht eingehalten. Deswegen hatte er zusätzliche Kosten und ist er fast pleitegegangen.
Es ist wirklich wichtig die Fristen alle einzuhalten und die Buchhaltung so ordentlich wie möglich zu führen. Weil mir das persönlich zu stressig ist und ich mich auch nicht so gut auskenne. Lasse ich meine Buchhaltung auch von jemand anderes machen. Es ist mir einfach zu riskant eine Frist zu verpassen.
Danke für den Beitrag zur Buchhaltung. Mein Mann hat sich vor kurzem selbstständig gemacht und hat noch nicht so viele Erfahrungen mit der Buchhaltung. Gut zu wissen, dass man alles genau im Blick haben sollte und vorausschauend wirtschaften sollte. Gut zu wissen, dass man offene Forderungen einfordern, rückständige Rechnungen mahnen und Factoring in Betracht ziehen sollte. Das werde ich meinem Mann empfehlen.
Diese 4 Hinweise zeigen wirklich, wie wichtig eine gute Buchhaltung ist. Mein Bruder ist selbstständig und kümmert sich um seine eigene Buchhaltung. Er hatte mal vergessen eine Rechnung zu zahlen und musste deswegen Säumniszuschläge zahlen.
Ich wusste nicht, dass im Insolvenzfall eine schlechte Buchhaltung strafrechtlich verfolgt werde kann. Ich habe mich vor einem Jahr selbständig gemacht und finde auch, dass die Buchhaltung zuerst nicht einfach ist. Ich habe dann einen Kurs besucht.
Ich habe nun frisch gegründet und keine Ahnung von Buchhaltung. Mir war nicht klar, dass im Insolvenzfall eine schlechte Buchführung sogar strafrechtliche Konsequenzen für mich haben kann. Ich werde mich daher an einen Experten wenden.
Vielen Dank für diesen Beitrag zur Notwendigkeit sauberer Buchhaltung. Es stimmt, dass diese den großen Vorteil hat, dass man etwaige Steuernachzahlungen im Blick hat. Ich habe dieses Jahr auch eine bezahlen müssen, hatte damit aber auch gerechnet und hatte deshalb zum Glück Rücklagen.