5 Tipps: Buchhaltungsaufwand & -kosten minimieren

Zahlreiche Menschen träumen davon, sich im Beruf zu verwirklichen, haben allerdings viel zu viel Angst vor der Bürokratie bzw. der anstehenden Buchhaltung. Dabei muss man es sich mit der Selbstständigkeit nicht unnötig schwer machen, denn mit unseren 5 Tipps gelingt es, den Buchhaltungsaufwand und die Kosten deutlich zu minimieren.

Was ist die Buchführung überhaupt und welche Herausforderungen bringt sie mit sich?

In der Buchführung werden unter anderem alle Zahlungen erfasst. Hierzu zählen nicht nur die Einnahmen aus dem Verkauf, sondern auch die Ausgaben für Hilfs-, Betriebs- und Rohstoffe sowie die Bedienung von Verbindlichkeiten. Aber auch Investitionen und damit einhergehende Abschreibungen gehören in die Kategorie Buchhaltung.

Die Grundlagen der Buchführung unterliegen steuerrechtlichen Zwängen. Demnach sind alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben zur lückenlosen Buchführung verpflichtet. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Sogenannte Nicht-Kaufleute wie zum Beispiel Einzelunternehmer sind dann von der Buchführungspflicht ausgenommen, wenn ihr Gewinn 60.000 Euro nicht übersteigt oder ihr Umsatz bei maximal 600.000 Euro im Jahr liegt.

Aber auch Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren weniger als 60.000 Euro Jahresüberschuss erwirtschaftet haben oder mit ihren Umsatzerlösen unter der Maximalgrenze von 600.000 Euro lagen, sind von der Buchführungspflicht ausgeschlossen. Ebenso sind Freiberufler und Unternehmen aus der Forst- und Landwirtschaft von der Buchhaltungspflicht befreit. Für diese Personengruppen gelten andere Buchführungsgrundlagen als bei großen Unternehmen.

Wie Sie sehen können, hält die korrekte Buchführung einige Herausforderungen für Sie bereit: Sei es nun das Schreiben von Rechnungen, das Sortieren von Belegen oder das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben. Eines ist sicher, die Buchführung verlangt einiges von Ihnen ab. Zudem gilt Folgendes: Form und Inhalt Ihrer Buchhaltung müssen ohne Beanstandungen lückenlos nachvollziehbar sein, denn schließlich kann das für Sie zuständige Finanzamt jederzeit um eine Einsicht bitten, bei der Sie alle geforderten Dokumente vorlegen müssen.

Warum ist die korrekte Buchführung so wichtig?

Wie Sie bereits wissen, kommen Sie als Unternehmer nicht um die lückenlose Verbuchung aller Geschäftsvorgänge herum, denn das Finanzamt verlangt nicht nur Ihre Zahlen, sondern auch eine Auskunft darüber, wie alle aufgelisteten Einnahmen und Ausgaben zustande gekommen sind. Weist Ihre Auflistung Lücken und Fehler auf, so kann dies hohe Steuernachzahlungen nach sich ziehen. Es ist daher äußerst wichtig alles korrekt zu verbuchen. Damit Sie allerdings nicht tagtäglich stundenlang mit Ihrer Buchführung beschäftigt sind und hohe Kosten an Ihren Steuerberater abtreten müssen, haben wir für Sie 5 Expertentipps zusammengestellt. Dank dieser wird die Buchhaltung zum Kinderspiel und Sie haben wieder mehr Zeit und Geld für die schönere Dinge im Leben!

5 Experten-Tipps – So reduzieren Sie den Buchhaltungsaufwand & die -Kosten!

Mit diesen 5 Tipps minimieren Sie nicht nur Ihren Buchhaltungsaufwand, sondern auch ihre -Kosten.

Tipp #1: Ordnung ist die halbe Miete – Sortieren Sie Ihre Geschäftsbelege vor!

Monat für Monat müssen Unternehmer die Buchhaltung erledigen, um sie beim Finanzamt vorzeigen zu können. Große Unternehmen haben zumeist Buchhalter, die diese Aufgabe für sie erledigen. Kleine Unternehmen und Freiberufler fragen oftmals auch bei einem Steuerberater an. Doch einen Teil der Arbeit kann das Unternehmen auch völlig selbstständig übernehmen. Und genau hier sind wir bei der vorbereitenden Buchhaltung angelangt.

In jedem noch so kleinem Unternehmen gibt es mindestens einen Kontoauszug. Ebenso gibt es für jeden Zahlungsvorgang, welcher auf dem Kontoauszug vermerkt ist, auch einen dazugehörigen Beleg. Darunter fallen zum Beispiel geschriebene Rechnungen, Rechnungen von Lohnzahlungen oder Zulieferern. Der erste Schritt um sich einen teuren Steuerberater sparen zu können, ist es also, die entsprechenden Belege zu sortieren. Das gelingt indem Sie die einzelnen Kontoauszüge abheften und die dazugehörigen Belege dahinter sortieren. Es gibt kaum einen Steuerberater, der sich nicht wünscht, dass das Vorsortieren der Belege direkt vom Unternehmen selbst erledigt wird. Zudem können Sie die Kosten für den Steuerberater dadurch deutlich geringer halten.

Tipp #2: Die einfache Buchführung in Erwägung ziehen

Wie der Name bereits verrät, wird mit der einfachen Buchführung bestimmten Personengruppen die Buchführung deutlich erleichtert. Anstatt der doppelten Buchführung genügt es bei der einfachen Buchführung, die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres in der EÜR gegenüber zu stellen. Hierunter versteht man eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Daraus ergibt sich im Anschluss der Jahresgewinn oder -Verlust, welcher dann am Ende des Jahres unter dem Punkt „Einkünfte aus selbstständiger Arbeit“  in die eigene Einkommensteuererklärung miteinfließt. Diese Art der Buchführung ist weniger zeitintensiv als die aufwendige doppelte Buchführung.

Die einfache Buchführung dürfen jedoch nur bestimmte Personengruppen anwenden. Hierzu zählen folgende:

  • Freiberufler
  • Gewerbetreibende, deren jährlicher Umsatz 600.000 Euro oder Gewinn 60.000 Euro nicht überschreiten. Ebenso dürfen Gewerbetreibende nicht im Handelsregister eingetragen sein.

Tipp #3: Die Kleinunternehmerregelung beantragen

Als Selbstständiger haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die sogenannte Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt zu beantragen. Diese Regelung bezieht sich auf die Umsatzsteuer. Wird Ihr Unternehmen vom Finanzamt als Kleinunternehmen anerkannt, so müssen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Demnach entfallen für Sie auch die zeitaufwendigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Sie können die Kleinunternehmerregelung jedoch nur dann beantragen, wenn Sie im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro umsatzsteuerpflichtigen Umsatz gemacht haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro haben werden.

Tipp #4: Rechtskonforme Rechnung schreiben – Mit Vorlage oder Rechnungssoftware?

Rechnungen schreiben heißt zunächst vor allem, alle relevanten Regeln zur Rechnungserstellung einzuhalten. Die Pflichtbestandteile sind dabei am Wichtigsten.

Hierzu zählen folgende Angaben:

  • Ihr vollständiger Name, d.h. Vor- und Zuname
  • Ihre Adresse
  • Ihre Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
  • Der vollständige Name des Kunden
  • Die Umsatzsteuer-ID des Kunden, sofern dessen Sitz außerhalb der EU ist
  • Die fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das genaue Rechnungsdatum
  • Das Leistungs- oder Lieferdatum
  • Art, Menge und Preis der Dienstleistung bzw. des Produktes

Wichtig: Sämtliche Preisangaben müssen in Nettopreis, Umsatzsteuerbetrag und Brutto-Gesamtpreis aufgeteilt werden. Ebenso gilt zu wissen, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen dürfen. Stattdessen muss auf der Rechnung ein Hinweis zur Kleinunternehmerregelung vermerkt sein. Dieser kann wie folgt aussehen: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG.

Möchten Sie im Hinblick auf das Schreiben von rechtskonformen Rechnungen auf Nummer sicher gehen, dann sollten Sie Ihre Rechnungen ausschließlich mit einer Rechnungsprogramm erstellen. Selbstverständlich können Sie auch auf vorgefertigte Rechnungsvorlagen zurückgreifen. Beide Möglichkeiten ersparen Ihnen den Aufwand der manuellen Rechnungserstellung, allerdings sind Rechnungsvorlagen leider nicht GoBD-konform. Ein wenig anders sieht das Ganze bei einer Rechnungssoftware aus, denn mit Hilfe eines derartigen Programms sparen Sie sich nicht nur Arbeit, sondern könne sich sicher sein, dass alle gesetzlich festgelegten Pflichtangaben einer Rechnung völlig automatisch enthalten sind. Hinzukommt, dass sämtliche Dokumente GoBD-konform archiviert werden, sodass Sie sich nie wieder Sorgen um eine Steuerprüfung machen müssen.

Tipp #5: Besprechen Sie die vorbereitende Buchhaltung mit Ihrem Steuerberater

All die obenerwähnten Tätigkeiten sind Bestandteil der vorbereitenden Buchhaltung. Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, dem Steuerberater ein bereits aufgearbeitetes Komplettpaket an sortierten und geprüften Belegen sowie Unterlagen zu übergeben. Welche Aufgaben der zuständige Steuerberater als vorbereitende Buchhaltung ansieht, muss und kann individuell besprochen werden. Es stellt also kein Problem dar, wenn Sie mit Ihrem Buchhalter offen und ehrlich darüber sprechen, ob Sie mit einem Teil Selbstarbeit Kosten einsparen können. So können Sie Monat für Monat eine ganze Menge Geld sparen.

Möchten Sie Ihre vorbereitende Buchhaltung nicht selbst übernehmen, aber auch keinen Steuerberater dafür beauftragen, dann können Sie diese Aufgaben auch einfach an verschiedene Dienstleister abgeben. Diese kümmern sich dann um die vorbereitende Buchhaltung. Binnen weniger Tage können Sie die vorsortierten Belege wieder abholen und Ihrem Steuerberater zukommen lassen. Der Vorteil dieser Lösung liegt klar auf der Hand, denn Sie können sich dadurch eine Menge Arbeit und demnach auch Zeit sparen. Unter Umständen ist es sogar möglich, damit Geld zu sparen, denn Sie müssen keine zusätzliche Arbeitskraft für diese Tätigkeit einstellen. Der Nachteil dabei ist allerdings, dass trotz alle dem Kosten entstehen, die Sie sich eigentlich sparen könnten. Sie müssen hier also für sich selbst abwägen, ob es für Ihr Unternehmen Sinn macht, die vorbereitende Buchhaltung an einen externen Dienstleister abzugeben.

Unser Fazit

Wie Sie sehen können, kommen Sie als Unternehmer um eine saubere Buchführung nicht herum. Doch trotzdem müssen Sie hierfür nicht extra einen teuren Buchhalter anheuern. Dank spezieller Buchhaltungssoftwares können Sie Ihre Buchführung bequem selbst erledigen. Ebenso können Sie mit den praktischen Programmen alle relevanten Aufgaben der vorbereitenden Buchführung tätigen und so eine Menge Geld für den Steuerberater sparen.

Über den Autor

Fabian Silberer ist Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer von sevDesk und der SEVENIT GmbH. Er hat einen B.Sc. in Wirtschaftsinformatik und einen Master in Business Administration.

Fabian Silberer

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sevDesk GmbH
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