Steuern und Buchhaltung für Freiberufler

Spaß an Buchhaltung und Steuern – das dürfte bei Freiberuflern wohl allenfalls für die Gruppe der Steuerberater gelten. Die übrigen Angehörigen der freien Berufe wie z.B. im IT-Bereich, Ärzte, Journalisten, Musiker, Architekten oder Rechtsanwälte empfinden diese Verwaltungstätigkeit eher als lästige Pflicht. Unabhängig davon, ob man sich als Freiberufler nun selbst um die laufende Buchhaltung und notwendigen Steuererklärungen kümmert oder ob man dies einem Dienstleister wie dem Steuerberater überlässt, sollte man doch zumindest die wichtigsten gesetzlichen Regelungen und damit verbundenen Pflichten kennen.

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Freiberufler unterliegen nicht der Gewerbesteuer und auch nicht vergleichsweise strengen Auflagen für Gewerbetreibende. Aus diesem Grund ist es regelmäßig von Vorteil, steuerrechtlich nicht als Gewerbetreibender sondern als Angehöriger der freien Berufe zu gelten. Während viele klassischen freiberuflichen Tätigkeiten wie Rechtsberatung, Steuerberatung, ärztliche Behandlung etc. in der Regel unproblematisch zuzuordnen sind, gibt es vor allem bei den neu entstandenen Berufen und Tätigkeiten in der Medienbranche Probleme mit der Abgrenzung. Programmierer, Werber etc. sollten daher grundsätzlich prüfen (lassen), ob sie als Freiberufler behandelt werden können. Genau hinsehen müssen Freiberufler, wenn sie sich mit anderen Personen in einer Gesellschaft (z.B. GbR) zusammenschließen. Ist nur einer der Gesellschafter gewerblich tätig, unterliegen alle Gesellschafter mit Ihren Tätigkeiten der Gewerbesteuerpflicht. Nicht verwechselt werden sollte der Freiberufler übrigens mit dem freien Mitarbeiter. Letztere sind als Selbständige oder Scheinselbständige für ein Unternehmen (Auftraggeber) tätig und können Freiberufler, Gewerbetreibender oder keins von beidem sein.

Steuerliche Pflichten von Freiberuflern

Das Finanzamt setzt die Steuern zunächst allein aufgrund der vom Freiberufler eingereichten Erklärungen fest. Auf Nachfrage sowie im Fall einer Betriebsprüfung müssen die entsprechenden Belege jedoch vorgelegt werden. Alle Freiberufler müssen – unabhängig von der Höhe des Umsatzes oder Gewinns – eine Steuererklärung für die Einkommensteuer abgeben.

Eine erhebliche Erleichterung bei der Bearbeitung der Zahlenkolonnen ist die Möglichkeit zur sogenannten Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Buchführung ohne Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Betriebsvermögensvergleich. Während gewerbetreibende Selbständige das Recht zur Einnahmenüberschussrechnung nur solange haben, wie ihr Gewinn 50.000 Euro oder ihr Umsatz 500.000 Euro nicht übersteigt, wird von Freiberuflern unabhängig von Gewinn und Umsatz stets nur die EÜR verlangt. Eine wichtige Grenze, die auch für Angehörige der freien Berufe gilt, ist der Betrag von 17.500 Euro. Bis zu dieser Umsatzhöhe kann die Einnahmenüberschussrechnung in beliebiger Form erfolgen; wer mehr einnimmt, ist verpflichtet, das amtliche EÜR-Formular zu benutzen. Neben den steuerlichen Pflichten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss sollten grundsätzlich auch handelsrechtliche Pflichten geprüft werden, falls der Freiberufler im Handelsregister eingetragen ist.

Die 17.500 Euro sind auch die Grenze für den „Kleinunternehmer“ im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Liegen die Umsätze darüber, muss auf alle Rechnungen die gesetzliche Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) aufgeschlagen werden. Diese Umsatzsteuer muss dem Finanzamt gegenüber erklärt und abgeführt werden. Abziehen darf man dabei die Vorsteuer, also die Steuer, die man selbst bei den eigenen Betriebsausgaben gezahlt hat. Für Gründer gelten in der Anfangszeit umsatzsteuerrechtlich andere Spielregeln. Existenzgründer die am Anfang der Selbständigkeit Verluste machen, sollten darüber hinaus auch die Möglichkeit der Verrechnung mit anderen Einkünften oder ein steuerlicher Verlustvortrag bzw. Verlustrücktrag prüfen lassen.

Rechnungen und Kostenbelege

Die Rechnungen sollten das Herzstück der eigenen Buchführung sein. Da die Rechnungserstellung regelmäßig nicht von einer externen Buchhaltung übernommen wird, sondern beim Freiberufler selbst geschieht, muss im dortigen Büro entsprechende Kompetenz vorhanden sein. Ist der Kunde des Freiberuflers selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt, braucht er eine korrekte Rechnung, um den darin enthaltenen Umsatzsteuerbetrag vom Finanzamt zurückzuholen. Was zu einer formell richtigen Rechnung gehört, hängt insbesondere von der Höhe der Rechnung ab. Für Kleinstbetragsrechnungen bis 150 Euro (brutto) gelten etwas geringere Anforderungen an die enthaltenen Mindestangaben.

Der Rechnungsversand sollte schriftlich erfolgen. Zwar sind Rechnungen per Email grundsätzlich möglich, jedoch an einige Voraussetzungen geknüpft und mit Unsicherheiten behaftet. Ob bei einer Rechnung ins Ausland die Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen wird, hängt u.a. vom Staat des Rechnungsempfängers, der Person des Rechnungsempfängers und der Art der Leistung ab. Hier sollte ein Steuerberater um verbindliche Auskunft ersucht werden.

Architekten und andere Freiberufler, die gegenüber Privatleuten Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken erbringen, müssen diese in der Rechnung selbst darauf hinweisen, dass die Rechnung zwei Jahre – beginnend am Ende des Jahres der Rechnungsstellung – aufzubewahren ist.

Das Gegenstück der eigenen Rechnungen sind die Kostenbelege. Gerade Freiberufler sollten ein Bewusstsein dafür entwickeln, welche Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Nur so ist sichergestellt, dass die entsprechenden Belege auch korrekt in die Buchhaltung gelangen. Steuerrechtliche Dauerbrenner gerade für Freiberufler sind dabei die Themen „Arbeitszimmer“ und „KFZ-Kosten“. Hier bleibt nichts anderes übrig, als die jeweils aktuelle Rechtsprechung der Finanzgerichte und die Praxis der Finanzbehörden zu beachten.

Fazit

Freiberufler genießen gegenüber Gewerbetreibenden einige Privilegien. Dennoch müssen auch sie eine Reihe von Vorschriften im Zusammenhang mit der Buchführung und steuerlichen Erklärungen beachten. Auch wer diese Aufgaben nicht selbst erledigt, sollte informiert sein und die Ergebnisse der Buchführung für die kaufmännische Auswertung und Beurteilung der eigenen selbständigen Tätigkeit nutzen.

Über den Autor

Rechtsanwalt und Steuerberater Dirk Mahler leitet für die Kanzlei ROSE & PARTNER LLP am Standort Berlin das Dezernat Steuerberatung und Steuerrecht. Er betreut mit seinem Team Gewerbetreibende, Freiberufler und vermögende Privatpersonen in allen Fragen mit steuerlichem Bezug.

Dirk Mahler

Kontaktdaten

ROSE & PARTNER LLP.
Jägerstraße 59
10117 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 / 2576 1798 – 0
E-Mail: mahler@rosepartner.de
Internet: http://www.rosepartner.de/steuerberatung.html

10 Kommentare

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    Sabine Ploeken on

    Als Freiberuflerin habe ich zwar schon die hier genannten Vorteile, doch mache ich freiwillig die doppelte Bilanzrechnung, da so auch offene Posten sichtbar werden. Ohne eine passende Buchhaltungssoftware ist das aber heutzutage nahezu unmöglich, wenn man als Freiberufler alleine dasteht. Man kann natürlich auch outsourcen und einen Buchhalter engagieren, aber das kostet wieder Geld 😉

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    Danke für den Beitrag zum Thema Finanzbuchhaltung. Die Steuerberatung ist meist ein sehr komplexes Thema. Da ich zur Zeit nicht so viel Zeit habe um die Steuererklärung selber zu machen, wende ich mich lieber an einen Steuerberater.

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    Dein Blog ist sehr schön und übersichtlich. Allerdings würde ich gerne wissen wer als Freiberufler gelten kann. Denn als Freiberufler genießt man auch bestimmte Vorteile im Vergleich zum Gewerbetreibender oder?

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    Ich wusste ja noch gar nicht, dass die Grenzen bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden heutzutage so verschwimmen. Mein Sohn macht sich gerade selbstständig und durch ihn sind wir auf dieses Thema gestoßen. Er sucht gerade nach einem Steuerberater, der ihn in dieser und anderen Definitionsfragen beraten kann.

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    Hallo und danke für diesen Beitrag zu den steuerlichen Pflichten von Freiberuflern. Ich wusste gar nicht, dass die Höhe der Rechnung auf die formale Korrektheit von der Rechnung Einfluss nimmt. Mein Bruder möchte sich bald selbstständig machen und sucht noch nach Tipps. Gerade bei der Buchhaltung ist er sich noch unsicher, vielleicht sollte er einen Steuerberater zurate ziehen.

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    Na ja, Freiberufler sind heut keine Seltenheit! Mein Bruder gehört auch zu ihnen. Ich bemühe mich ihm bei der Arbeit zu helfen und sammle im Moment die Tipps zur Steuererklärung, was für ihn ganz neu ist. Zusammen mit dem Freund führen sie ihr Geschäft und sind rund um die Uhr beschäftigt. Die Rechnungen und Quittungen, wie ich begriffen habe, sollen dem Steueramt vorgezeigt werden. Ein Rat zur Archivierung würde und nicht schaden. Danke für die Tipps!

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    Die Beschreibung bzw. die Darlegung der Unterschiede von Freiberufler und Gewerbetreibender ist mir hierdurch endlich mal verständlich. Eine Freundin will sich nämlich im Bereich Texterstellung selbstständig machen und daher haben wir über das Thema gerätselt. Auf jeden Fall hab ich ihr geraten, vorab den Rat eines Steuerberaters einzuholen, damit sie nicht die falschen Entscheidungen trifft.

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    Vielen Dank für den ausführlichen Beitrag zu Steuern und Buchhaltung für Freiberufler. Wie Sie sagen, man muss eine Reihe von Vorschriften im Zusammenhang mit der Buchführung und steuerlichen Erklärungen beachten. Das ist ziemlich zeitaufwändig und verantwortungsvoll. Darum habe ich mich für die Hilfe eines Professionellen entschieden.

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    Marie Neuner on

    Die Bürokratie in Deutschland kann einen echt erschlagen. Die Erfahrung musste ich leider machen, als ich mich selbstständig gemacht habe. Als Laie ist es wirklich schwer, da den Überblick zu behalten. Ich hab mir letzendlich einen Steuerberater in Hamm gesucht, der den ganzen Kram für mich erledigt. Das erleichtert mich enorm, außerdem hat das alles dann auch wenigstens seine Richtigkeit, wenn mein Steuerberater aus Hamm das macht. Kleine Fehler können oft auch teuer werden.

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    Es ist mein erstes Jahr als Selbstständige. Daher wird es auch das erst mal sein, dass ich eine Einkommenssteuererklärung abgeben muss. Die Hinweise, was Freiberufler für steuerliche Pflichten haben, helfen mir sehr – danke dafür!

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