Facebook Twitter Instagram
    SOLCOM Freiberufler Blog
    • Steuer
    • Recht
    • Versicherung
    • Business
    • Marktstudien
    • Tipps
    • Über uns
    • Redaktion
    • Freiberufler Magazin
    • Servicebereich
    SOLCOM Freiberufler Blog

    Vorsicht beim Eingang digitaler Rechnungen

    0
    Unser Autor: Torsten Lambertz am 17. März 2016 Business

    Elektronische Rechnungen werden in der breiten Wirtschaft zur Selbstverständlichkeit. Neben dem Rechnungsaussteller müssen auch die Rechnungsempfänger strenge Regeln einhalten. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet.

    Immer mehr kleine und mittlere Firmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Wege. Während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten „E-Invoicing“ eingehende Vorbereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus. Der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt einige steuerliche Fallstricke. Unternehmen sollten jetzt die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen oder Bußgelder.

    Empfänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten keinesfalls unterschätzen. Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Daher sollten Unternehmen den für die Rechnungsprüfung verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren automatisch gewährleisten. Andernfalls müssen Unternehmen dies mit firmenindividuellen Kontrollverfahren prüfen.

    Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerksamkeit. Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommen.

    Viele Rechnungssteller versenden Abrechnungen per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungswidrigkeit. Bei nachlässiger Handhabung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Zudem können die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5.000 Euro verhängen.

    Auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen machen die Finanzbehörden strenge Vorgaben. Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben. Unternehmen müssen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originals und seiner Ergänzungen gewährleistet.

    Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nicht zwangsläufig dulden. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt. So lange die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist, sollten Unternehmen sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen.

    Fazit

    Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen Vorteile für alle Beteiligten. Rechnungsteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt. Rechnungsempfänger müssen eingehende digitale Rechnungen nicht einscannen und können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. Unternehmen ohne elektronischen Rechnungsaustausch sollten jetzt prüfen, wann es sinnvoll ist, das Thema E-Invoicing systematisch anzugehen. Firmen sollten frühzeitig mit ihrem steuerlichen Berater klären, welche Verfahrensweisen sinnvoll und praktikabel sind.

    Share. Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr Email
    Torsten Lambertz
    • Website

    Torsten Lambertz ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratungen sowie in der Durchführung von Jahresabschlussprüfungen. Die WWS ist eine überregional tätige, mittelständische Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Rechtsberatungskanzlei und an drei Standorten am Niederrhein vertreten (Mönchengladbach, Nettetal, Aachen).

    Das könnte Sie interessieren

    Informationen zur Überbrückungshilfe 3

    7 Tipps für Freelancer, um finanzielle Engpässe zu vermeiden

    Mit der Lebensversicherung finanzielle Engpässe überbrücken

    Beitrag kommentieren Cancel Reply

    Basiswissen, Guides, Kompendien, Glossar, Tools und Software für jede Lebenslage -
    GRATIS von freiberufler-blog.de

    Zum Servicebereich

    Freiberufler Magazin Abonnieren

    *Datenschutzerklärung

    Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer E-Mail Adresse eine Bestätigungs-E-Mail senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie dies nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigen, wird Ihre Anmeldung automatisch gelöscht. Durch Anklicken des Bestätigungslinks wird Ihre Anmeldung abgeschlossen. Sie empfangen dann unseren Newsletter unter der von Ihnen angegebenen E-Mail Adresse bis Sie den Newsletter abbestellen. Wenn Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten wollen, können Sie sich über den entsprechenden Link jederzeit abmelden. Pflichtangaben für die Übersendung des Newsletters sind Ihre E-Mail Adresse, sowie, zwecks Personalisierung Anrede und Ihr Nachname. Die Einwilligung in den Versand des Newsletters / Freiberufler Magazins ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Wenn Sie den Newsletter künftig nicht mehr erhalten möchten, können Sie ihn jederzeit über den entsprechenden Link abbestellen.
    zur Datenschutzerklärung

    News Alert abonnieren
    Meistgelesene Beiträge
    • Häusliches Arbeitszimmer: Kosten teilen (Teil 2)
    • Freiberufler können Geschäftshandy von der Steuer absetzen
    • Freiberufler profitieren vom neuen Reisekostenrecht
    • Die 15 besten Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler
    • Steuern: Auch gebrauchte Gegenstände können abgeschrieben werden
    Letzte Kommentare
    • Probst Karin zu Scrum aus Zeitmanagement-SichtSehr geehrte Frau Dr. Herrmann, gerade lese ich Ihren Beitrag, den ich sehr…
    • Chiara Cuvillier zu Freelancer-Bewerbung: So überzeugen Ihre UnterlagenHallo vielen Dank zunächst für den tollen Beitrag! Ist wohl die Projektdaue…
    • Otto zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenHier findet man zumindest die Informationen, die man benötigt. Endlich werd…
    • Araceli zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenDieser Artikel könnte für jeden, der Freelancer ist, von Bedeutung sein. Es…
    • Araceli zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenVielen Dank für diesen klaren Beitrag zu Steuern als Freelancer. Sehr gut f…
    Soziale Medien

    Xing
    Linkedin
    Twitter
    Facebook
    Instagram

    RSS SOLCOM Projektportal
    • Projekt-Nr. 82428 - Industrial Engineer (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82427 - Terminplaner MS Project (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82429 - Bauleitung - Rohrleitungsbau im Bereich Fernwärme (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82430 - Applikationsingenieur Diesel Antriebe (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82431 - Fertigungssteuerer / Koordinator in der Automatisierungstechnik (m/w/d)
    Zum SOLCOM Projektportal
    • Impressum
    • Datenschutz
    Links
    • Über uns
    • Redaktion
    • Freiberufler Magazin
    • Servicebereich
    A company  

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

    Zur mobilen Version gehen