Was tun, wenn IT-Projekte scheitern?

Der Kampf um Erfolg und Misserfolg gehört für viele IT-Dienstleister und IT-Freiberufler zum Alltag. Denn dass viele IT-Projekte scheitern, ist in der Branche keine Überraschung: Einige Studien sprechen von 15 bis 18 Prozent, andere von einem Drittel. Laut IAG Consulting drohen sogar knapp 70 Prozent aller IT-Projekte nicht zum Abschluss zu kommen. Die Folgen: Jährlich gehen der deutschen Wirtschaft Millionenbeträge verloren. Ganz zu schweigen von der Bedrohung für die eigene Existenz des IT-Dienstleisters oder IT-Freiberuflers.

Doch wie geht es weiter im Fall der Fälle? Wenn IT-Projekte scheitern, wird das häufig auf die fehlende Motivation der Mitarbeiter oder schlechte Berater geschoben. Ganz so einfach ist es allerdings nicht: Meist liegen die Gründe in der Kombination aus fehlendem Know-how, Kommunikationsproblemen, Starrheit und Dogmatismus, unpräzisen Vorgaben und einem Mangel an Zeit und Geld. Das Resultat dagegen ist (fast) immer dasselbe: Am Ende stehen der IT-Freiberufler oder IT-Consultant vor einem Scherbenhaufen – und keiner will’s gewesen sein.

Hiscox Expertenrunde: Bewusster Umgang mit Risiken bei IT-Projekten

Dabei können mit strategischer Sorgfalt, zielgerichteter Planung und Steuerung sowie richtig angesetztem Controlling die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Abschluss von IT-Projekten geschaffen werden. Der bewusste Umgang mit Risken bei IT-Projekten – mit diesem Thema haben sich Ende vergangenen Jahres auch die Schadensspezialisten des Spezialversicherers Hiscox mit Profis aus Wissenschaft, Recht und Consulting auseinandergesetzt.

Erstes Ergebnis: IT-Projekte scheitern vor allem, weil

  • die Durchlaufzeiten überschritten werden,
  • es Unklarheiten bezüglich der Spezifikationen gibt oder,
  • der Auftraggeber seine Zielsetzungen ändert (Scope Creep).

Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch das Zürcher Meta-Consulting-Unternehmen Cardea AG in einer Studie, für die 106 Führungskräfte aus Deutschland und der Schweiz befragt wurden. Dabei stellten die Meta-Berater fünf Faktoren heraus, die zu 93 Prozent für Erfolg oder Misserfolg eines Projektes verantwortlich sind:

  • Unklare Erwartungen des Auftraggebers (21Prozent)
  • Schlechtes Projektmanagement (19,4 Prozent)
  • Mangelndes Commitment des Kunden (18,3 Prozent)
  • Ungereimtheiten im Team (17,3 Prozent)
  • Schlechte Auswahl und Steuerung von Beratern (16,9 Prozent)

Zweites Ergebnis: Die Voraussetzungen für erfolgreiche IT-Projekte

  • Professionelles Projektmanagement mit Fokus auf Zeit, Inhalt und Kosten.
  • Eindeutige Kommunikation zwischen Auftraggeber und Dienstleister.
  • Minimierung des Konfliktpotentials: Klarheit in Ziel, Planung, Zuständigkeiten und Erwartungen.

Aus diesen Basics formulierten die Experten am „Round Table“ von Hiscox vier zentrale Tipps zur Prävention:

1. Das Gegenteil von „Quick and Dirty“: Analyse und Planung

Der Hauptgrund für das Scheitern eines IT-Projekts liegt meist schon in der Phase der Vorbereitung. Deshalb ist es wichtig:

  • die Projektziele genau und richtig zu formulieren,
  • die Risiken korrekt einzuschätzen und
  • eine aussagekräftige Situationsanalyse durchzuführen.

IT-Projekte definieren sich durch Leistung, Zeit und Geld. Deshalb ist ein stringentes und vor allem auch realistisches Projektmanagement entscheidend. Damit sollten Projekte zeitlich, inhaltlich und im Bezug auf ihre Kosten geplant und gleichzeitig auch die Veränderungen im Unternehmen berücksichtigt werden.

Das setzt natürlich voraus, von Beginn an auch offen über eigene Bedenken mit dem Auftraggeber zu sprechen und zu diskutieren. „Damals hatte ich schon ein schlechtes Gefühl bei der Sache…“ – solch ein Resümee am Ende eines gescheiterten Projekts kommt viel zu spät.

2. Strategische Abstimmung und klare Kommunikation

Wenn Projektziele nicht eindeutig definiert werden, kann es auch kein Ergebnis geben, mit dem alle zufrieden sind. Klarheit und Anschaulichkeit der Anforderungen sind ein Muss. Fehlen konkrete Beispiele (vorhandene Lösungen, Muster) können schnell gefährliche Missverständnisse zwischen den Projektbeteiligten entstehen – auch, weil die Erfahrungen und Bewertungen unterschiedlich sind.

Eine Frage, die deshalb immer gestellt werde sollte, lautet: Was verstehen die Projektbeteiligten eigentlich genau unter bestimmten Fachtermini, die häufig im IT-Bereich verwendet werden? Deshalb müssen Auftraggeber und Dienstleister ihre Kommunikation von Anfang an bis ins Detail klären und aufeinander abstimmen. Dazu gehören auch eindeutig definierte Leistungen.

3. Proaktive Mediation: Früh- und rechtzeitig Konflikte lösen

Fakt ist: Die meisten gescheiterten IT-Projekte eskalieren erst zum Ende des Projektes. Denn während eines laufenden Projekts werden viele kleine Konflikte nicht geklärt – quasi unter den Tisch gekehrt. Doch da bleiben sie nicht, im Gegenteil: Am Ende, wenn der Druck steigt, ist es meist die Summe aus vielen Kleinigkeiten, die zum großen Knall führt.

Im Nachhinein dann noch auf Spurensuche zu gehen, macht wenig Sinn. Empfehlenswert ist deshalb eine proaktive Mediation, die ein Projekt von Beginn an begleitet. Dabei ist es zudem wichtig, die Aufmerksamkeit darauf zu lenken, was zwischen den Menschen abläuft. Das betrifft die Kommunikation untereinander und das Klima im Team – denn dort muss es die Bereitschaft geben, sowohl die Arbeit als auch das projektbezogene Know-how zu teilen. Sonst werden Arbeiten doppelt- und dreifach ausgeführt oder bleiben im schlechtesten Fall sogar unerledigt.

4. Sorgfalt sorgt vor: Tipps zur Vertragsgestaltung

Das Scheitern eines IT-Projekts beginnt mit dem Vertrag, der Erfolg ebenso. Die Expertenrunde hat deshalb viele Empfehlungen zusammengestellt, die bei der Vertragsgestaltung beachtet werden sollten:

  • In Verträgen sollte eine klare Sprache verwendet werden. Fachbegriffe sollten verständlich und klar definiert und erläutert werden (siehe Tipp 2).
  • Eine Beschreibung der Verpflichtungen beider Parteien ist unerlässlich.
  • Für beide Parteien verbindlich sollte ein (De-)Eskalationsprotokoll festgelegt werden.
  • Die Gründe für die Auflösung des Vertrages sollten eindeutig definiert sein.
  • Veränderungen (Change Request), die während eines Projektes durchgeführt werden müssen, sollten protokolliert werden.
  • Zahlungsvereinbarungen sollten eindeutig festgelegt werden.
  • Vor der Unterzeichnung sollte der Vertrag von einem Spezialisten überprüft werden.

IT-Haftpflichtversicherung als Backup für IT-Projekte

Planung, Steuerung, Controlling und die Kommunikation untereinander – das bedeutet viel Aufwand für Auftraggeber, Projektleiter und IT-Spezialist. Für den erfolgreichen Abschluss von IT-Projekten sind sie jedoch Voraussetzung. Dennoch: In der Praxis lassen sich Leistungsverzögerungen und das Scheitern von IT-Projekten nicht völlig vermeiden.

Für den IT-Experten und IT-Dienstleister ist daher eine IT-Haftpflichtversicherung eine wichtige Absicherung, um finanzielle Nachteile des Auftraggebers bei einem gescheiterten Projekt abzufangen. Damit ist die IT-Haftpflichtversicherung letztendlich ein Backup – sowohl für den Auftraggeber, als auch für den Auftragnehmer.

Tipp:
Leistungsverzögerungen von Projekten sind in den IT-Haftpflicht-Bedingungen häufig ausgeschlossen oder nur als Ursache eines vorausgegangen Sachschadens wie z.B. eines Feuerschadens versichert. Sachgefahren sind jedoch in der IT-Branche nur sehr selten die Ursache dafür, dass Projekte nicht rechtzeitig fertig gestellt werden können.

Über den Autor

Ralph Günther von exali.de gilt als ausgewiesener Experte, wenn es um Risikomanagement und spezifische Haftpflichtversicherungen für freie Berufe, Dienstleister und mittelständische Unternehmen der IT-Medien, Consulting- und eCommerce-Branche geht. Als einer der Vorreiter im Online-Versicherungsbusiness hat er aktiv an der Verbesserung des Versicherungsschutzes für Freiberufler mitgewirkt und neue Leistungserweiterungen am Markt eingeführt. Sein Wissen gibt er regelmäßig als Autor in relevanten Fachmedien an seine Zielgruppe weiter.

Ralph Günther

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