Freiberufler: Was Sie zu Ihrem Fahrtenbuch wissen müssen!

Fahrtenbuch: Jeder Freiberufler mit einem Firmenwagen zuckt zusammen, weil er damit viel Arbeit und Stress mit dem Finanzamt verbindet. Wer die private Nutzung nicht pauschal versteuern möchte, muss seine Fahrten mit einem qualifizierten Fahrtenbuch belegen. Eine Mühe, die sich lohnt, wenn mit dem Fahrtenbuch eine geringe private Nutzung nachgewiesen werden kann. Und der Stress mit dem Fiskus lässt sich aber minimieren, wenn man vier einfache Regeln beachtet.

1. Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein

Im Idealfall ist das Fahrtenbuch ein „echtes“ Buch oder Heft und keine Zettelsammlung, die am Jahresende gebunden wird. Es gibt Blanko-Fahrtenbücher im Handeln zu kaufen, die diese Voraussetzung erfüllen. Vorsicht bei Excel-Tabellen: Das Finanzamt sieht die Gefahr, dass Sie lange nach der eigentlichen Fahrt Veränderungen an den Aufzeichnungen vornehmen könnten und erkennt die Tabellen nicht an.

2. Das Fahrtenbuch muss das ganze Jahr geführt werden

Wenn Sie die die betrieblichen und privaten Fahrten mit der Fahrtenbuchmethode nachweisen wollen, müssen Sie das Fahrtenbuch ganzjährig führen. Es reicht nicht, wenn Sie über einen repräsentativen Zeitraum von ein paar Monaten Aufzeichnungen machen.

3. Das Fahrtenbuch muss zeitnah ausgefüllt werden

Zeitnah bedeutet tatsächlich zeitnah, am besten direkt nach der Fahrt. Die Aufzeichnungen sollen in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit den jeweiligen Fahrten stehen. Verfallen Sie nicht in die Gewohnheit, das Fahrtenbuch en bloc einmal wöchentlich oder gar monatlich auszufüllen. Das führt zu Fehlern, die jedem Betriebsprüfer auffallen: So stimmen oft bei solchen Fahrtenbüchern die angegebenen Fahrten nicht mit dem Terminkalender überein – ein Klassiker, der sicher dazu führt, dass das Fahrtenbuch verworfen wird. Ein anderer Fehler: Belege aus Parkhäusern oder Parkzettel passen nicht zur angegebenen Route: Auch Parkscheine werfen die genaue Anfahrts- und oft sogar die Abfahrtszeit aus. Die Zeiten sollten mit dem Fahrtenbuch übereinstimmen. Und auch Restaurantbelege, Bewirtungsnachweise und auch Rechnungen bzw. Kassenzettel aus dem Büromarkt passen oft nicht zu den Aufzeichnungen!

4. Das Fahrtenbuch muss detaillierte Angaben enthalten

Auch den Inhalt des Fahrtenbuches im Detail schaut sich der Fiskus genau an.

Verlangt werden folgende Angaben:

• Datum mit Uhrzeit des Reisebeginns und des Reiseendes
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflichen bzw. betrieblichen Fahrt
• Reiseziel mit genauer Adressangabe – Ortsangaben („Kiel“) reichen nicht, erforderlich ist die Angabe der genauen Adresse.
• Reisezweck: Hier muss die betriebliche Veranlassung der Reise klar werden (Kundentermin, Präsentation, Messebesuch etc.)
• Genaue Reiseroute: Vor allem bei Umwegen und reisen mit mehreren Etappen entscheidend, weil das Finanzamt die Kilometerangaben der Strecken im Fahrtenbuch stichprobenartig prüft. Wenn Sie einen Umweg gefahren sind, geben Sie an, welchen und warum (z. B. Stau). Wenn Sie mehrere Termine auf einer Reise erledigt haben, geben Sie die einzelnen Etappenpunkte an.

Für private Fahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Büro müssen nur das Datum, der Anfangs- und der Endkilometerstand angegeben werden – die Uhrzeit ist aber hilfreich, vor allem, wenn sich an einem Tag Privat- und Geschäftsfahrten abwechseln. Das Finanzamt verlangt dabei, dass das Fahrtenbuch ohne weitere Hilfsmittel konkret Auskunft gibt über die gefahrenen Strecken.