Korrekte Dokumentenbearbeitung als Freiberufler

Die Tätigkeit als Selbstständiger oder Freiberufler ist an bestimmte Bedingungen geknüpft. Schon vor dem Unternehmensstart gilt es, wesentliche rechtliche sowie steuerrechtliche Fragen zu klären. Welche Kranken- und Rentenversicherung ist die geeignete? Was muss bezüglich einer Haftpflichtversicherung beachtet werden? Und welche Ämter und Behörden müssen von der Tätigkeit in Kenntnis gesetzt werden? Zu einer erfolgreichen Unternehmensführung gehört anschließend eine gesetzeskonforme Erstellung sowie Verwaltung wichtiger Dokumente.

Rechnungen schreiben

Eine erbrachte Dienstleistung oder den Verkauf eines Produktes stellen Freiberufler dem jeweiligen Kunden in Rechnung. Damit eine solche rechtskonform ist, müssen folgende Punkte beachtet werden:

• Ãœbermittlung der Rechnung: Eine Rechnung muss dem Kunden in Papierform übermittelt werden. Hat dieser seine Zustimmung dazu gegeben, ist ebenso eine elektronische Rechnung via E-Mail denkbar.
• Frist zur Rechnungsstellung: Für Unternehmen und Privatkunden gelten unterschiedliche Fristen bezüglich der Rechnungsstellung:
  • Erbrachte Leistung für Unternehmen: Rechnung innerhalb sechs Monaten stellen
  • Erbrachte Leistung für Privatkunden: Keine maximale Frist zur Rechnungsstellung
• Wichtige Daten: Die Rechnung muss sowohl den vollständigen Namen und die Adresse des Leistungserbringers-, als auch des Leistungsempfängers enthalten.
• Ausstellungsdatum: Auf der Rechnung muss ersichtlich sein, wann diese gestellt wurde.
• Datum der erbrachten Leistung: Ebenso muss sich auf dem Dokument ein Zeitpunkt finden, wann die Dienstleistung erbracht oder ein Produkt geliefert wurde.
• Rechnungsnummer: Die Rechnung muss zu ihrer eindeutigen Identifizierung mit einer einmaligen Rechnungsnummer versehen sein.
• Angabe des Grundes: Außerdem braucht es die Angabe von Informationen, wofür die Rechnung erstellt wurde. Dazu gehören Menge, Art oder Umfang der erbrachten Leistung.
• Betrag der Rechnung: Dieser muss folgendermaßen aufgeschlüsselt auf dem Dokument zu finden sein:
  • Bruttobetrag
  • Nettobetrag
  • Höhe des Umsatzsteuersatzes
  • Angabe des Steuerbetrags
• Vereinbarter Nachlass des Entgelts: Auch vereinbarte Rabatte oder die Möglichkeit des Skontos müssen Sie auf der Rechnung festhalten.
• Bei Rechnungen ins europäische Ausland: Hier muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung stehen.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Rechnungen wollen nicht nur rechtskonform gestellt werden. Auch für die Aufbewahrungsfristen dieser sowie weiterer Dokumente gelten gesetzlich geregelte Vorschriften. §147 der Abgabenordnung hält genau fest, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen:

Richtig und gewinnbringend abschreiben

Wenn Sie mit Ihren Waren oder Dienstleistungen pro Jahr einen Umsatz von über 17.500 Euro erzielen, sind Sie zur Umsatzsteuer verpflichtet. Diese erklären Sie dem Finanzamt anhand der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuer-Jahresanmeldung. Welche Steuern Sie außerdem zahlen müssen, hängt von der Rechtsform ab, für die Sie sich entschieden haben. Es ist empfehlenswert, sich diesbezüglich fachmännisch beraten zu lassen. Das kann zum Beispiel ein Steuerberater.

Daneben müssen Sie Güter über einem Wert von 410 Euro über mehrere Jahre hinweg abschreiben. Für elektronische Güter sieht das Finanzamt beispielsweise eine dreijährige Nutzungsdauer vor, Mobiliar ist über einen Zeitraum von zehn Jahren abzuschreiben. Prinzipiell besteht aber die Möglichkeit, Anschaffungen zwischen 150 und 1000 Euro zusammenzufassen und über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Kleine sowie mittlere Unternehmen können außerdem die Option von Sonderabschreibungen in Anspruch nehmen. Mit diesen lassen sich zusätzliche Steuervergünstigungen nutzen. Steuern sparen lassen sich zudem mit sogenannten Investitionsabzugsbeträgen. Mit diesen können Sie schon heute einen Teil finanzieller Mittel für spätere Anschaffungskosten zurücklegen und im Wert dieses Betrags Steuern sparen.