Elektronische Rechnung – Tücke des Objekts

Immer häufiger kommt es vor, dass Unternehmen elektronische Rechnungen per E-Mail verschicken. Das ist praktisch und spart Zeit und Geld. Allerdings: Wer eine solche Rechnung bekommt, sollte wissen, dass sie nicht ohne Weiteres zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Dazu muss sie gewisse Voraussetzungen erfüllen.

Der Grund: Laut Steuerrecht muss ein Vorsteuerabzug durch eine Originalrechnung belegt werden. Das ist normalerweise kein Problem für Ihre Buchungsvorgänge und für den gewohnten Umgang mit dem Finanzamt – vorausgesetzt, Rechnungsteller und Empfänger halten sich an einige rechtlich verbindliche Vorgaben.

Die wichtigste: Eine elektronische Rechnung ist nur dann eine Originalrechnung, wenn ihre Echtheit und Unversehrtheit – also die Korrektheit – nachgewiesen werden. Dazu muss der Rechnungsteller seine Rechnung mit eine elektronischen  Signatur versehen. Diese Signatur verhält sich wie eine Unterschrift oder ein Stempel, da sie nur von einer Person genutzt werden kann und damit fest an den Absender gekoppelt ist. Eine solche Signatur erhält man auf Antrag von Unternehmen, die zur Ausstellung berechtigt sind, wie etwa der DATEV. Dort wird man im Zuge der Erteilung einer Signatur registriert,

Elektronische Rechnung ohne Signatur – was tun?

Erstens: Eine solche Rechnung darf nicht als Originalrechnung behandelt werden. Sie dürfen also – siehe oben – auch keine Vorsteuer abziehen.

Mein Tipp: Fordern Sie vom Rechnungsteller eine unterschriebene Papierrechnung oder eine elektronische Rechnung mit Signatur an. Falls er dazu nicht bereit ist, sollten Sie die Zahlung zurückhalten.

Wenn Sie die Vorsteuer auf Basis einer nicht signierten elektronischen Rechnung abziehen, können Sie sich der Steuerhinterziehung schuldig machen.

Wie ist mit einer elektronischen Rechnung zu verfahren?

Prüfen Sie:

  • Ist die elektronische Rechnung signiert?
  • Ist der Aussteller der Signatur mit dem Rechnungsteller identisch?
  • War das Signaturzertifikat am Tag der Ausstellung der Rechnung gültig?
  • Wurde das Dokument verändert?

Im nächsten Schritt müssen Sie ein Prüfdokument über diese Punkte anlegen. Beides – die Rechnungsdatei und das Prüfprotokoll – muss archiviert werden.

Die Rechnungsdatei ist durch die Signatur vor Veränderung geschütztl und das Prüfprotokoll muss mit einem Zeitstempel versehen werden. Dies geschieht vorzugsweise über eine spezielle Software. In Einzelfällen können Sie das auch selbst tun.

Wenn sich alle Beteiligten an die genannten Formalien halten, gibt es kein Problem mit dem Finanzamt.

Über den Autor

Reiner Aust, Gründer und Seniorpartner der “aust und partner Steuerberater, Rechtsanwalt Partnergesellschaft”, ist Handelsrichter am Landgericht Berlin sowie Testamentsvollstrecker und Nachlassverwalter (DStV e.V.). Der renommierte Steuerberater stellte innerhalb kurzer Zeit seine Kanzlei professionell auf und baute sie aus, indem er konsequent auf moderne Instrumente der Unternehmensführung und Außendarstellung setzte.

Reiner Aust

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4 Kommentare

  1. Avatar

    Nach meiner Kenntnis sind die Aussagen des Autors seit Juili 2011 nicht mehr zutreffend.

    „Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur
    anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG a. F.) oder ein EDI-Verfahren (§ 14 Absatz 3 Nummer 2 UStG a. F.) verwendet wurden. (…) Der Gesetzgeber hat nunmehr von der Option nach Artikel 233 Absatz 1 Satz 2 MwStSystRL Gebrauch gemacht, die es den Mitgliedstaaten freistellt, auch Rechnungen anzuerkennen, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden. “

    Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de

  2. Avatar

    Die Aussagen des Artikels sind schlichtweg falsch. Die Rechtslage ist heute eine völlig andere.

    Heute gilt: Wenn Sie eine (unsignierte!) elektronische Rechnung bekommen, dann führen Sie diese einer elektronischen Aufbewahrung zu. Danach können Sie die Rechnung ausdrucken und wie eine Papierrechnung behandeln. Fertig. Mehr ist nicht zu tun.

    Gerhard Schmidt

  3. Avatar

    UND die Bundesrepublick hat im Juni 2011 lediglich eine längst überfällige Korrektur zur entsprechenden EU-Regelung vorgenommen und dann erst im Jahre 2012 etwas präzisiert, tut sich halt immer etwas schwer damit, EU-Regelungen in geltendes Recht umzusetzen, hat schon historische Bedeutung – ich sage nur: „Bildschirmarbeitsplatz“ (Arbeitssicherheit). Das Thema Umweltschutz lasse ich mal lieber aus….

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