Facebook Twitter Instagram
    SOLCOM Freiberufler Blog
    • Steuer
    • Recht
    • Versicherung
    • Business
    • Marktstudien
    • Tipps
    • Über uns
    • Redaktion
    • Freiberufler Magazin
    • Servicebereich
    SOLCOM Freiberufler Blog

    Zeitmanagement, das sich den Randbedingungen anpasst

    1
    Unser Autor: Dr. Andrea Herrmann am 3. Februar 2016 Tipps

    Haben Sie das schon erlebt? Der Stress lässt objektiv nach – z.B.: weniger Reisen, weniger Abgabetermine – und trotzdem fühlen Sie sich stärker gestresst? Das passiert genau dann, wenn Ihre bisherigen Zeitmanagement-Strategien nicht mehr passen. Umgekehrt natürlich auch, denn mit der richtigen Strategie können Sie zwar die Arbeitsmenge nur wenig reduzieren, aber zumindest doch das Gefühl behalten, alles im Griff zu haben.

    Zeitmanagement besteht nicht nur aus Messungen und Entscheidungen, sondern wird stark bestimmt durch die Randbedingungen, die gegeben sind, und eine Strategie, die Sie sich wählen. In meinen Berufen hatte ich meistens mindestens zwei verschiedene Situationen, z.B. je nachdem, ob gerade viele Reisen zu unternehmen waren oder ich hauptsächlich im Büro arbeitete, ob ich gerade  als Beraterin arbeitete (in der frühen Projektphase) oder als Testerin (gegen Projektende). Diese Randbedingungen bestimmen nicht nur, wie viel Zeit man anteilig mit verschiedenen Tätigkeiten verbringt, sondern auch, wie man sich optimal organisieren sollte.

    Wo mache ich was

    Bei der Arbeit im Büro oder im vollständig ausgestatteten Home Office stehen einem alle technischen und sonstigen Möglichkeiten zur Verfügung. Bei der Frage: „Was arbeite ich als nächstes?“ kann man aus allen anstehenden Aufgaben frei bzw. nach umfeldunabhängigen Kriterien auswählen wie z.B. Dringlichkeit. Unterwegs kann man je nach Umgebung mehr oder weniger sinnvoll arbeiten. Drucken ist meistens kompliziert, aber auch das Eintippen von Notizen verlangt meist mehr Ablagefläche als im Zug verfügbar ist. Manches kann ich auch darum nicht unterwegs bearbeiten, weil vertrauliche Daten wie Hausarbeiten, Rechnungen und Kassenbuch aus Datenschutzgründen nicht auf meinem Schulungs-Laptop herumreisen. Telefonate lege ich üblicherweise auch ins Büro, weil man unterwegs nie so wirklich weiß, wann man ankommt und ob dort die Verbindung klappt bzw. wer dann zuhört. Ich habe auch schon eine Telefonkonferenz in der Hotellobby abhalten müssen, weil im Zimmer das WLAN zu schlecht war. Das ging nur so lange gut, bis sich am Tisch nebenan eine Reisegruppe fröhlich lärmend zusammen fand. Unterwegs kann ich am besten lesen und schreiben (tippen), aber auch Brainstorming lässt sich gut im Zug erledigen. Im Hotelzimmer sind die Bedingungen ein wenig günstiger als im Zug oder am Bahnhof.

    Sinnvolles Priorisieren

    Zu Zeiten, wo ich viel unterwegs bin und wenig im Büro, führe ich wegen solchen Einschränkungen  zwei Aufgabenlisten: Die eine enthält diejenigen Aufgaben, die ich nur im Büro oder zumindest nur dort effizient erledigen kann. Alles andere kommt auf die Unterwegs-Liste. Dort steht das, was ich in Zug und Hotel bearbeiten kann. Zu den Büro-Aufgaben gehört dann auch die Vor- und Nachbereitung dieser Unterwegs-Aufgaben, beispielsweise das Heraussuchen der Bücher, die ich unterwegs lesen will, oder das Ausdrucken, Versenden bzw. Hochladen von Arbeitsergebnissen an ihren Bestimmungsort.

    Für die Priorisierung wende ich unterwegs und zu Hause verschiedene Strategien an. Die Büro-Liste arbeite ich an jedem Home Office Tag so weit wie möglich vollständig ab. Da es sich vorwiegend um 10-Minuten-Kleinigkeiten handelt, ist das bei konzentriertem Durchpauken möglich. Falls ich an einem dieser seltenen Tage im Home Office noch zusätzliche Zeit finde, kann ich noch eine der Unterwegs-Aufgaben erledigen. Hier priorisiere ich diejenigen Aufgaben hoch, nach deren Erledigung ich ein paar schwere Bücher aus meinem Gepäck entfernen kann, oder wo ohnehin am nächsten Home Office Tag noch umfangreiche Nacharbeiten im Büro nötig wären. Dadurch entlaste ich die Reise oder den folgenden Bürotag. Die Priorisierung erfolgt also nach ganz anderen Kriterien als in Phasen, in denen ich vorwiegend im Büro arbeite.

    Unterwegs priorisiere ich die Aufgaben auf der Unterwegs-Liste nach Fertigstellungstermin, wie sonst im normalen Bürobetrieb auch: Dringendes wird zuerst erledigt. Die Wichtigkeit spielt keine Rolle beim Festlegen der Umsetzungsreihenfolge, sondern bestimmt die Gründlichkeit und den Aufwand, den ich auf ein Arbeitsergebnis verwende.

    Gestresst im Home-Office

    Doch jede Reisephase geht auch (vorübergehend) zu Ende. Zum Beispiel um Weihnachten, Ostern und um die Sommerferien herum sinken der Bedarf an Schulungen, das Angebot an Tagungen und die Möglichkeiten für Arbeitstreffen. Und dann muss ich auch mein Zeitmanagement wieder anpassen. Als das letzte Mal die Reisedichte nachließ, stellte ich erstaunt fest, dass ich mich überraschend gestresst fühlte bei all dieser Home Office Ruhe, weil mein auf Reisen optimiertes Zeitmanagement mich nun im Stich ließ. Bei einem einzigen Reisetag pro Woche schaffte ich die Unterwegs-Aufgaben nicht mehr rechtzeitig zum Abgabetermin und musste mich darauf umstellen, auch zu Hause produktiv zu arbeiten, statt dort nur zu kommunizieren und zu organisieren. Zwei Listen machten nun überhaupt keinen Sinn mehr und wurden darum zu einer einzigen zusammengelegt. Die vier Aufgaben, die ich auf einem Tagesausflug erledigen konnte, konnte ich auch jeweils auf die Liste für den Tag notieren.

    Das Zeitmanagement mit seiner Erfassung und Reflektion der Daten hilft mir immer sehr gut, mir der Ebbe und Flut des Stresses und der verschiedenen Phasen bewusst zu werden und zu sehen, wo eine Routine zeitweise nicht mehr passt. Dann brauche ich eine neue Strategie, d.h. geänderte Auswahlkriterien dafür, woran ich wann, wo und mit welcher Priorität arbeite.

    Share. Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr Email
    Dr. Andrea Herrmann
    • Website

    Freiberufliche Trainerin und Beraterin für IT-Management. Meine 20 Berufsjahre waren eine bereichernde Kombination aus Praxis und Forschung: 7 Jahre als Beraterin und Projektleiterin, 10 Jahre in der Forschung und universitären Lehre, bis hin zu Vertretungs- und Gastprofessuren. Mehr als 100 Fachpublikationen, regelmäßige Konferenzvorträge, offizielle Supporterin des IREB-Board, Mitautorin von Lehrplan und Handbuch des IREB für die CPRE Advanced Level Zertifizierung in Requirements Management, Regionalgruppensprecherin der Gesellschaft für Informatik in Stuttgart-Böblingen und Anbieterin von E-Learning-Kursen. Blog: http://herrmannehrlich.twoday.net/.

    Das könnte Sie interessieren

    Zeitmanagement: Am liebsten nicht priorisieren

    Home Office: Effektiv und ohne Ablenkung von zuhause aus arbeiten

    Vom Freiberufler zum Unternehmer

    Ein Kommentar

    1. Michael Jastram on 4. Februar 2016 18:55

      Mich bringt es auch immer durcheinander, wenn sich durch die äußeren Umstände meine Arbeitsweise ändert und ich dadurch meine Routine anpassen muss. Hilfreich finde ich in diesem Zusammenhang die vielen Werkzeuge, die es inzwischen gibt, wie Trello, Toodledo, insight.ly und viele mehr. Bei den meisten kann man Kontext anlegen (Unterwegs, Office, Home, etc), sowie Deadlines, Prioritäten, etc., was es leicht macht, für die Umstände, in die man gerät, etwas passendes zum Arbeiten zu finden. Natürlich nur, wenn die Listen regelmäßig gepflegt werden. 🙂

      Reply

    Beitrag kommentieren Cancel Reply

    Basiswissen, Guides, Kompendien, Glossar, Tools und Software für jede Lebenslage -
    GRATIS von freiberufler-blog.de

    Zum Servicebereich

    Freiberufler Magazin Abonnieren

    *Datenschutzerklärung

    Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer E-Mail Adresse eine Bestätigungs-E-Mail senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie dies nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigen, wird Ihre Anmeldung automatisch gelöscht. Durch Anklicken des Bestätigungslinks wird Ihre Anmeldung abgeschlossen. Sie empfangen dann unseren Newsletter unter der von Ihnen angegebenen E-Mail Adresse bis Sie den Newsletter abbestellen. Wenn Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten wollen, können Sie sich über den entsprechenden Link jederzeit abmelden. Pflichtangaben für die Übersendung des Newsletters sind Ihre E-Mail Adresse, sowie, zwecks Personalisierung Anrede und Ihr Nachname. Die Einwilligung in den Versand des Newsletters / Freiberufler Magazins ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Wenn Sie den Newsletter künftig nicht mehr erhalten möchten, können Sie ihn jederzeit über den entsprechenden Link abbestellen.
    zur Datenschutzerklärung

    News Alert abonnieren
    Meistgelesene Beiträge
    • Häusliches Arbeitszimmer: Kosten teilen (Teil 2)
    • Freiberufler können Geschäftshandy von der Steuer absetzen
    • Freiberufler profitieren vom neuen Reisekostenrecht
    • Die 15 besten Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler
    • Steuern: Auch gebrauchte Gegenstände können abgeschrieben werden
    Letzte Kommentare
    • Probst Karin zu Scrum aus Zeitmanagement-SichtSehr geehrte Frau Dr. Herrmann, gerade lese ich Ihren Beitrag, den ich sehr…
    • Chiara Cuvillier zu Freelancer-Bewerbung: So überzeugen Ihre UnterlagenHallo vielen Dank zunächst für den tollen Beitrag! Ist wohl die Projektdaue…
    • Otto zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenHier findet man zumindest die Informationen, die man benötigt. Endlich werd…
    • Araceli zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenDieser Artikel könnte für jeden, der Freelancer ist, von Bedeutung sein. Es…
    • Araceli zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenVielen Dank für diesen klaren Beitrag zu Steuern als Freelancer. Sehr gut f…
    Soziale Medien

    Xing
    Linkedin
    Twitter
    Facebook
    Instagram

    RSS SOLCOM Projektportal
    • Projekt-Nr. 82428 - Industrial Engineer (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82427 - Terminplaner MS Project (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82429 - Bauleitung - Rohrleitungsbau im Bereich Fernwärme (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82430 - Applikationsingenieur Diesel Antriebe (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82431 - Fertigungssteuerer / Koordinator in der Automatisierungstechnik (m/w/d)
    Zum SOLCOM Projektportal
    • Impressum
    • Datenschutz
    Links
    • Über uns
    • Redaktion
    • Freiberufler Magazin
    • Servicebereich
    A company  

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

    Zur mobilen Version gehen