Freiberufliche Trainerin und Beraterin für IT-Management. Meine 20 Berufsjahre waren eine bereichernde Kombination aus Praxis und Forschung: 7 Jahre als Beraterin und Projektleiterin, 10 Jahre in der Forschung und universitären Lehre, bis hin zu Vertretungs- und Gastprofessuren. Mehr als 100 Fachpublikationen, regelmäßige Konferenzvorträge, offizielle Supporterin des IREB-Board, Mitautorin von Lehrplan und Handbuch des IREB für die CPRE Advanced Level Zertifizierung in Requirements Management, Regionalgruppensprecherin der Gesellschaft für Informatik in Stuttgart-Böblingen und Anbieterin von E-Learning-Kursen. Blog: http://herrmannehrlich.twoday.net/.
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Stillstand bedeutet Rückschritt, denn die Konkurrenz holt uns ein oder läuft uns sogar davon. Das gilt nicht nur für Global Players, sondern für jedes Unternehmen einschließlich uns Freiberuflern. Sie können nicht jahrein, jahraus dieselbe Schulung, Dienstleistung oder Idee verkaufen. Neues muss also her. Aber wie?
In diesem Artikel soll es darum gehen, wie Scrum-Prinzipien und seine Best Practices das Zeitmanagement des Einzelnen unterstützen. Auch wer nicht nach Scrum arbeitet, kann daraus etwas lernen.
Wer kein Zeitmanagement betreibt, erliegt leicht dem Eindruck, heutzutage sei gar nichts planbar. Selbst wenn man sich morgens vornimmt, heute eine bestimmte Sache zu erledigen, muss man abends feststellen, dass man sie nicht mal angefangen hat. Wer Zeitmanagement betreibt, sieht die Situation differenzierter.
Beim Zeitmanagement managt man die knappe Ressource Zeit, die einem durch die Hände gleitet, ganz egal, ob man sie sinnvoll nutzt oder ungenutzt verstreichen lässt. Während Projektleiter Aufgaben verteilen, plant der Mitarbeiter die dafür benötigte Zeit. Freiberufler hingegen müssen beide Aufgaben übernehmen.
Richtiges Projektmanagement kann in einem Unternehmen sehr viel bewegen und damit auch entscheidend für den Erfolg sein. Viele Unternehmen wollen das meiste aus oft knappen Ressourcen herausholen. Das sind vor allem Zeit, Geld und Arbeitskraft. Ein guter Projektmanager für jedes Unternehmen also sehr wichtig sein. Das ist auch der Grund, weshalb ich mich so für dieses Thema interessiere. Ein alter Vorgesetzter von mir hatte einen Master in Projektmanagement (mah-hd) und hat mir daher schon einiges gezeigt, was mir auch persönlich geholfen und mich für dieses Thema begeistert hat. Ich kann mich heute selber besser managen und habe somit mehr von meinen Zeitinvestitionen. In zwei Jahren möchte ich dieses Studium ebenfalls beginnen und freue mich, mein Wissen in diesem Thema zu vertiefen.
Listen zu führen ist ein wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements. Den unbestechlichen Überblick, den Listen bieten, verlieren wir spätestens dann aus dem Blick, wenn wir uns gerade mit Details beschäftigen oder negative Gefühle dafür sorgen, dass wir unliebsame Aufgaben „vergessen“.
Dass man als Selbständiger dafür sorgen muss, gut ausgelastet zu sein, das weiß jeder. Eher unterschätzt wird die Schwierigkeit, die Auslastung genau auf eine 40-Stunden-Woche hin zuzuschneidern. Im ersten Teil der Serie wurde gezeigt, dass Standard-Auslastungsformeln für einen Freiberufler nicht funktionieren. Im folgenden Beitrag zeige ich Lösungen auf, die beim Steuern der Auslastung helfen.
Dass man als Selbständiger dafür sorgen muss, gut ausgelastet zu sein, das weiß jeder. Eher unterschätzt wird die Schwierigkeit, die Auslastung genau auf eine 40-Stunden-Woche hin zuzuschneidern. Lesen Sie in diesem ersten Teil, warum Standard-Auslastungsformeln für einen Freiberufler nicht funktionieren.
Wenn Sie als Wissensarbeiter Ihren Wert erhalten wollen, müssen Sie ständig lernen, lernen, lernen, um auf dem neusten Stand zu bleiben. Aber Schulungen kosten nicht nur Geld, sondern man muss sich auch für mehrere Tage aus Arbeit und Alltag ausklinken. Bei meiner eigenen Fortbildung setze ich darum auf einen synergetischen Mix aus klassischen Schulungen, E-Learning, Arbeitskreisen und Learning by Doing.
Prokrastination ist eine neue Volkskrankheit, auf Deutsch auch Aufschieberitis genannt. Prokrastination bedeutet, dass man zuerst die unwichtige Arbeit macht, um sich vor der wichtigen und dringenden zu drücken, bis diese zuletzt heute unerledigt liegen bleibt – und morgen erneut. Auch häufige Arbeitsunterbrechungen bei der unliebsamen Aufgabe gehören zu den Symptomen.
Haben Sie das schon erlebt? Der Stress lässt objektiv nach – z.B.: weniger Reisen, weniger Abgabetermine – und trotzdem fühlen Sie sich stärker gestresst? Das passiert genau dann, wenn Ihre bisherigen Zeitmanagement-Strategien nicht mehr passen. Umgekehrt natürlich auch, denn mit der richtigen Strategie können Sie zwar die Arbeitsmenge nur wenig reduzieren, aber zumindest doch das Gefühl behalten, alles im Griff zu haben.
Mich bringt es auch immer durcheinander, wenn sich durch die äußeren Umstände meine Arbeitsweise ändert und ich dadurch meine Routine anpassen muss. Hilfreich finde ich in diesem Zusammenhang die vielen Werkzeuge, die es inzwischen gibt, wie Trello, Toodledo, insight.ly und viele mehr. Bei den meisten kann man Kontext anlegen (Unterwegs, Office, Home, etc), sowie Deadlines, Prioritäten, etc., was es leicht macht, für die Umstände, in die man gerät, etwas passendes zum Arbeiten zu finden. Natürlich nur, wenn die Listen regelmäßig gepflegt werden. :-)
Entscheidungen sind seit Jahren eines meiner Forschungsthemen. Seitdem ich mein Wissen über Entscheidungen im Zeitmanagement anwende, hat sich jeglicher Stress verflüchtigt. Es gibt nämlich nur sehr wenige Arten von Entscheidungen im Zeitmanagement, und wenn man diese bewusst trifft, kann man Überlast vermeiden oder weiß zumindest, wo sie verursacht wurde.
Priorisierung im Zeitmanagement bedeutet zu entscheiden, an welchen Aufgaben man zuerst arbeitet und wie gründlich man jeweils vorgeht. Es gibt zahlreiche Methoden, die eigene Zeit einzuteilen, hier werden Ihnen ausgewählte vorgestellt.
Der gute alte Geschäftsplan – neuhochdeutsch: Businessplan – stirbt aus. Viel zu umfangreich, unnötig detailliert und zum Zeitpunkt des Ausdruckens schon veraltet, so lautet sein Todesurteil. Doch auch heute noch sind sie ein wichtiges Werkzeug, nicht nur in der Anfangsphase der freiberuflichen Tätigkeit.
Macht und Politik sind eng mit dem Requirements Engineering verknüpft: Während des Requirements Engineerings werden unter anderem die zukünftigen Machtverhältnisse ausgehandelt. Deshalb agieren die Stakeholder auch strategisch und richten ihre Entscheidungen an ihrer persönlichen Strategie aus.
Als Requirements Engineer werden Sie nicht nur darum angeheuert, weil sie die UML und das eine oder andere Tool beherrschen, sondern auch, um professionell und objektiv Anforderungen zu erheben, ohne selbst ein Stakeholder zu sein. Denn jeder Projekt-Stakeholder verfolgt außer den Projektzielen – oder manchmal sogar anstatt ihrer – seine persönlichen Ziele. So hat er nicht nur das Projektwohl im Sinne, sondern vertritt auch die Interessen seiner Abteilung, seiner Karriere oder anderer Projekte.
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Viel Erfolg! Hat es geklappt? Andrea Herrmann
Ich fand diesen Artikel persönlich sehr interessant und hilfreich. Ich kann mich auch in vielen der hier beschriebenen Schwierigkeiten wiederfinden. In der heutigen Zeit verschätzt man sich eben gerne, weil man auch nicht immer dasselbe (Fließband) macht. Außerdem kommen ständig andere Dinge, welche den Zeitplan gerne mal komplett durcheinanderwerfen. Trotzdem will ich das Planen nicht aufgeben, weil ich sonst schnell den Überblick verliere und durcheinander komme. Ich finde diese flexible Tagesplanung eigentlich ganz praktisch. Ein guter Freund von mir, welcher ein facility Management Studium abgeschlossen hat, befasst sich auf mit solchen Themen und dieser befolgt eine ähnliche Arbeitsweise. Klar muss man Telefonate usw. immer noch mit Zeiten festhalten, aber den Rest als "Tagesliste" aufzulisten und ggf. als Priorität zu markieren ist etwas, was ich mal ausprobieren möchte.