Facebook Twitter Instagram
    SOLCOM Freiberufler Blog
    • Steuer
    • Recht
    • Versicherung
    • Business
    • Marktstudien
    • Tipps
    • Über uns
    • Redaktion
    • Freiberufler Magazin
    • Servicebereich
    SOLCOM Freiberufler Blog

    Zeitmanagement und Projektmanagement

    2
    Unser Autor: Dr. Andrea Herrmann am 10. Juni 2018 Business

    Management ist eine Wissenschaft, die sich damit beschäftigt, wie man knappe Ressourcen so einsetzt, um damit das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Beim Zeitmanagement managt man die knappe Ressource Zeit, die einem durch die Hände gleitet, ganz egal, ob man sie sinnvoll nutzt oder ungenutzt verstreichen lässt. Es geht genau genommen um zwei Arten von Zeit: die Kalenderzeit, die verfließt, und die Arbeitszeit.

    Aus Sicht des Einzelnen entspricht eine Woche Kalenderzeit 40 Stunden Arbeitszeit (oder auch entsprechend mehr), und das sind die Ressourcen, die auf die Aufgaben zu verteilen sind. Indem man die Wochenarbeitszeit erhöht, kann man in derselben Kalenderzeit mehr Arbeitszeit unterbringen und somit auch mehr Ergebnisse erzeugen.

    Zeitmanagement macht der Einzelne, Projektmanagement der Projektleiter

    Der Projektleiter dagegen hat mehr Freiheitsgrade, da er die zu erledigende Aufgabe auf mehrere Personen verteilen kann. Hauptziel des Projektleiters ist jedoch nicht das Management von Zeit, sondern der im Projekt zu erledigenden Aufgaben. Er verteilt diese Aufgaben auf die vorhandenen Mitarbeiter/innen und deren Arbeitszeit so, dass das Projekt am Ende pünktlich und im Budget fertig wird. Dabei muss er noch die logischen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben berücksichtigen, aber das gilt für das Zeitmanagement genauso.

    Abbildung 1: Netzpläne von drei Projekten

    Abbildung 1 zeigt die schematischen Netzpläne von drei beispielhaften Projekten: Das blaue ist rein sequenziell, das heißt, die drei zu erledigenden Aufgaben können nur eine nach der anderen bearbeitet werden. Auch das grüne Projekt ist sequenziell. Hier gibt es allerdings zwei Aufgaben, die hier breiter dargestellt sind, an denen zwei Personen gemeinsam arbeiten müssen. Dies gilt es zu koordinieren. Beim gelben Projekt kann vieles parallel passieren, nur zwischen zwei Aufgaben besteht eine Abhängigkeit.

    Der bzw. meist die Projektleiter (für jedes Projekt einer) verwalten üblicherweise nicht die Zeit ihrer Mitarbeiter, sondern verteilten die Aufgaben einfach top-down (von oben herab) so, dass sie aus ihrer Sicht realistisch geplant sind. Der Projektleiter kommuniziert an die Mitarbeiterin den Inhalt der Aufgabe, ihr Budget in Arbeitszeit und den gewünschten Endtermin.

    Nun macht die Mitarbeiterin ihre Zeitplanung und prüft, ob die Aufgaben, die sie für verschiedene Projekte zu erledigen hat, aus ihrer Sicht in der verfügbaren Zeit überhaupt machbar sind. Falls sie Probleme bemerkt, meldet sie diese bottom-up rechtzeitig an den oder die Projektleiter.

    Zeitmanagement und Projektmanagement planen in verschiedenen Dimensionen

    Das Bisherige mag so klingen als würden Zeitmanagement und Projektmanagement einfach nur auf verschiedenen Ebenen stattfinden: Der Projektleiter macht die Grobplanung auf Projektebene und die Mitarbeiterin macht die Detailplanung für ihre Aufgaben. Der Projektleiter plant top-down, die Mitarbeiterin bottom-up.

    Ganz so einfach bleibt es jedoch nicht. Schließlich sind Projektaufgaben leider keine Bauklötze, die man den Mitarbeitern in die Hand drückt, diese reihen sie hintereinander und sehen zu, ob sie in ihre Arbeitszeit von Montag bis Freitag hinein passen und Punkt.

    Tatsächlich – um im Bild zu bleiben – schieben sich unvorhergesehene andersfarbige (oder auch farblose, d.h. nicht zu Projekten gehörende) Bauklötze noch dazwischen, die Bauklötze dehnen sich aus (Aufwand unterschätzt!) oder man entdeckt irgendwo unter dem Tisch noch einen Würfel, der heruntergefallen war und darum niemandem zugeteilt wurde.

    In solchen Situationen zeigt sich, dass Zeitmanagement und Projektmanagement in anderen Dimensionen oder Richtungen agieren. Als einzelne Mitarbeiterin habe ich nicht viele Entscheidungsspielräume. Ich kann mehr Stunden arbeiten, sodass ich in einer Woche mehr Bauklötze unterbringe, Terminverschiebungen aushandeln oder die Arbeit heimlich oder in Absprache weniger gründlich erledigen oder entbehrliche Teile weglassen. Damit agiere ich immer nur in der Zeitdimension.

    Der Projektleiter kann quer dazu in der Mitarbeiter-Dimension verschieden: Arbeit auf andere Mitarbeiter umverteilen, zusätzliche Mitarbeiter anheuern oder sogar Aufgaben (Bauklötze) ganz streichen oder auf viel später verschieben. Abbildung 2 stellt diese Dimensionen dar.

    Abbildung 2: Zeitmanagement versus Projektmanagement: Zeitmanagement agiert in der Zeitdimension, Projektmanagement zusätzlich in der Mitarbeiterdimension

    Und der Freiberufler?

    Der Freiberufler ist gleichzeitig Mitarbeiter und Projektleiter. Er bearbeitet Aufgaben und plant seine Zeit, entscheidet aber auch darüber, ob ein Projekt überhaupt stattfindet, vereinbart Abgabetermine und kann Aufgaben durch Unterbeauftragung an andere Personen delegieren. Das gilt gleichermaßen, ob man ein Projekt vollständig allein bearbeitet oder innerhalb eines größeren Projektes Aufgaben übernimmt.

    Ich finde es wichtig, sich dabei stets bewusst zu sein, auf welcher Ebene ich gerade entscheide. Die Projektmanagement-Entscheidungen wie „Findet das Projekt statt?“, „Welchen Liefertermin kann ich versprechen?“ und „Kann ich einen Teil des Projektes an jemand anderen abgeben?“ treffe ich in der Rolle als Projektleiterin vor der Beauftragung. Für diese Entscheidungen setze ich Projektmanagement-Techniken ein wie Projektstrukturplan,  Aufwandsschätzung und Netzplanung. Nach der Beauftragung sind die Randbedingungen gesetzt und ich betreibe nur noch Zeitmanagement. Nur im Krisenfall gehe ich wieder eine Ebene „höher“ und treffe Projektmanagement-Entscheidungen wie z.B. die Verschiebung eines Termins oder Abbruch eines Projektes. Dazu muss man gedanklich tatsächlich eine Ebene höher gehen oder einen Schritt zurück treffen und statt dem täglichen Kleinklein das große Ganze sehen, auch die anderen Projekte und die Firmenstrategie.

    Zum Weiterlesen

    Mein Buch „Projektmanagement beim Wandern: So gelangen Sie ans Ziel!“ ist nun als E-Book bei Bookboon erschienen. Die Grundlage für dieses Buch ist die Idee, dass Projektmanagement domänenunabhängig ist, d.h. jede Art von Projekt mit denselben Techniken organisiert werden kann. Da eine Wanderung ein Projekt ist, lassen sich darauf nicht nur Projektmanagement-Methoden anwenden, sondern auch an diesem Beispiel anschaulich illustrieren. Darum habe ich einen Kurs entwickelt, bei dem wir tatsächlich auf einer Wanderung genau dies tun. Wir wandern den Stuttgarter Schlösserweg entlang (21 Kilometer) und besprechen an verschiedenen Stationen jeweils passende Themen. Und genau dieser Kurs samt Farbfotos von der Originalstrecke ist nun als Buch erschienen. Sie finden das Buch kostenlos hier:
    http://bookboon.com/de/projektmanagement-beim-wandern-ebook

    Mehr zum diesem Thema finden Sie auch im Leitfaden „Zeitmanagement“ im Service Bereich des Freiberufler Blogs.

    Share. Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr Email
    Dr. Andrea Herrmann
    • Website

    Freiberufliche Trainerin und Beraterin für IT-Management. Meine 20 Berufsjahre waren eine bereichernde Kombination aus Praxis und Forschung: 7 Jahre als Beraterin und Projektleiterin, 10 Jahre in der Forschung und universitären Lehre, bis hin zu Vertretungs- und Gastprofessuren. Mehr als 100 Fachpublikationen, regelmäßige Konferenzvorträge, offizielle Supporterin des IREB-Board, Mitautorin von Lehrplan und Handbuch des IREB für die CPRE Advanced Level Zertifizierung in Requirements Management, Regionalgruppensprecherin der Gesellschaft für Informatik in Stuttgart-Böblingen und Anbieterin von E-Learning-Kursen. Blog: http://herrmannehrlich.twoday.net/.

    Das könnte Sie interessieren

    Zeitmanagement: Am liebsten nicht priorisieren

    Vom Freiberufler zum Unternehmer

    Online Projektmanagement-Tools für Freiberufler

    2 Kommentare

    1. Lisa Weber on 29. Januar 2019 15:48

      Richtiges Projektmanagement kann in einem Unternehmen sehr viel bewegen und damit auch entscheidend für den Erfolg sein. Viele Unternehmen wollen das meiste aus oft knappen Ressourcen herausholen. Das sind vor allem Zeit, Geld und Arbeitskraft. Ein guter Projektmanager für jedes Unternehmen also sehr wichtig sein. Das ist auch der Grund, weshalb ich mich so für dieses Thema interessiere. Ein alter Vorgesetzter von mir hatte einen Master in Projektmanagement (mah-hd) und hat mir daher schon einiges gezeigt, was mir auch persönlich geholfen und mich für dieses Thema begeistert hat. Ich kann mich heute selber besser managen und habe somit mehr von meinen Zeitinvestitionen. In zwei Jahren möchte ich dieses Studium ebenfalls beginnen und freue mich, mein Wissen in diesem Thema zu vertiefen.

      Reply
    2. Toni Krause on 28. August 2019 8:31

      Mein Onkel absolviert derzeit ein Training zum Projektmanagement. Danke für den Tipp, dass das Hauptziel eines Projektleiters das Management der im Projekt zu erledigenden Aufgaben ist. Ich werde ihm auch sagen, dass das Zeitmanagement die Aufgabe eines Einzelnen bleibt.

      Reply

    Beitrag kommentieren Cancel Reply

    Basiswissen, Guides, Kompendien, Glossar, Tools und Software für jede Lebenslage -
    GRATIS von freiberufler-blog.de

    Zum Servicebereich

    Freiberufler Magazin Abonnieren

    *Datenschutzerklärung

    Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer E-Mail Adresse eine Bestätigungs-E-Mail senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie dies nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigen, wird Ihre Anmeldung automatisch gelöscht. Durch Anklicken des Bestätigungslinks wird Ihre Anmeldung abgeschlossen. Sie empfangen dann unseren Newsletter unter der von Ihnen angegebenen E-Mail Adresse bis Sie den Newsletter abbestellen. Wenn Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten wollen, können Sie sich über den entsprechenden Link jederzeit abmelden. Pflichtangaben für die Übersendung des Newsletters sind Ihre E-Mail Adresse, sowie, zwecks Personalisierung Anrede und Ihr Nachname. Die Einwilligung in den Versand des Newsletters / Freiberufler Magazins ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Wenn Sie den Newsletter künftig nicht mehr erhalten möchten, können Sie ihn jederzeit über den entsprechenden Link abbestellen.
    zur Datenschutzerklärung

    News Alert abonnieren
    Meistgelesene Beiträge
    • Häusliches Arbeitszimmer: Kosten teilen (Teil 2)
    • Freiberufler können Geschäftshandy von der Steuer absetzen
    • Freiberufler profitieren vom neuen Reisekostenrecht
    • Die 15 besten Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler
    • Steuern: Auch gebrauchte Gegenstände können abgeschrieben werden
    Letzte Kommentare
    • Probst Karin zu Scrum aus Zeitmanagement-SichtSehr geehrte Frau Dr. Herrmann, gerade lese ich Ihren Beitrag, den ich sehr…
    • Chiara Cuvillier zu Freelancer-Bewerbung: So überzeugen Ihre UnterlagenHallo vielen Dank zunächst für den tollen Beitrag! Ist wohl die Projektdaue…
    • Otto zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenHier findet man zumindest die Informationen, die man benötigt. Endlich werd…
    • Araceli zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenDieser Artikel könnte für jeden, der Freelancer ist, von Bedeutung sein. Es…
    • Araceli zu Was Sie als Freelancer über Steuern wissen müssenVielen Dank für diesen klaren Beitrag zu Steuern als Freelancer. Sehr gut f…
    Soziale Medien

    Xing
    Linkedin
    Twitter
    Facebook
    Instagram

    RSS SOLCOM Projektportal
    • Projekt-Nr. 82428 - Industrial Engineer (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82427 - Terminplaner MS Project (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82429 - Bauleitung - Rohrleitungsbau im Bereich Fernwärme (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82430 - Applikationsingenieur Diesel Antriebe (m/w/d)
    • Projekt-Nr. 82431 - Fertigungssteuerer / Koordinator in der Automatisierungstechnik (m/w/d)
    Zum SOLCOM Projektportal
    • Impressum
    • Datenschutz
    Links
    • Über uns
    • Redaktion
    • Freiberufler Magazin
    • Servicebereich
    A company  

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

    Zur mobilen Version gehen