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    Wie man sein Zeitmanagement verbessert

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    Unser Autor: Dr. Andrea Herrmann am 15. August 2013 Tipps

    Der einfache Weg zum Zeitmanagement hat doch noch nie geklappt: Man lese ein Buch, wende die Empfehlungen an und schon ist alles bestens. Leider nicht! Beispielsweise kann man einen genauen Tagesplan darüber erstellen, an welchem Projekt man in welchen Stunden arbeiten möchte. Einen solchen Plan habe ich noch nie eingehalten.

    Was beim Zeitmanagement zu beachten ist

    Einige ganz grundlegende Schwierigkeiten werden von den üblichen Methoden beim Zeitmanagement nicht gelöst:

    • Aufwände vorab zu schätzen scheitert am Optimismus. Ein Korrekturfaktor von zwei bis vier ist üblich.
    • Dutzende von Kleinstaufgaben à 2 Minuten lohnen die Planung nicht.
    • Das Unvorhergesehene ist meist dringender als das Geplante, beispielsweise Serverabstürze, Fragen des Kunden oder von Kollegen. Arbeitsunterbrechungen gibt es gerade bei Teamarbeit und in der Freiberuflichkeit, wo man nicht nur produziert, sondern gleichzeitig auch die Schnittstelle zum Kunden ist.
    • Es gibt immer mehr Arbeit als man schaffen kann. Man kann daher abends immer unzufrieden sein über das viele, das man heute nicht erledigt hat.
    • Alles was auf der Liste steht, ist zu erledigen. Oft ist es das wirklich. Tatsächliche Überlast entsteht durch den Ausfall von Teamkollegen oder zu optimistische Aufwandsschätzungen. Anders als oft empfohlen kann man nicht einfach Aufgaben nicht erledigen. Oder will es nicht.
    • Jedes Arbeitsumfeld ist anders, und oft sogar jeder Arbeitstag. Ich unterscheide zwischen „Besprechungstagen“, wo ich zwischen den Besprechungen gerade mal Zeit für die E-Mails finde, aber an produktive Arbeit nicht zu denken ist. Dann wieder die „Home Office Tage“, an denen ich produktiv arbeite. Viele Tage sind gemischt, bei denen ich zwischen dem morgendlichen Telefonat und der Telefonkonferenz am späten Nachmittag konzentriert arbeiten kann, oder auf einen Reisehalbtag ein halber Tag Home Office folgt.
    • Arbeitszufriedenheit und Stress empfindet jeder anders. Wenn das Ziel des Zeitmanagements darin besteht, sich glücklich zu fühlen, müssen ganz individuelle Kriterien erfüllt werden.

    Anwendungstipps

    Der Weg zum optimalen Zeitmanagement führt daher nur über einen individuellen Lernprozess. Im Verlauf dieses Lernprozesses wird klar:

    • Welche Kriterien muss ich im Verlauf des Tages erfüllen, um mich abends zufrieden zu fühlen?
    • Wie viel Zeit brauche ich tatsächlich für häufig wiederkehrende Aufgaben? Zeitaufschriebe helfen dabei, realistisch zu schätzen.
    • Wie kann ich flexibel planen? Jeder Tag wird nur grob geplant, mehr als vier oder fünf Aufgaben sollte man sich nicht vornehmen. Dazu gehören auch Pauschalkategorien wie „2 Stunden für Unvorhergesehenes und Kleinstaufgaben“. Unverzichtbar ist eine klare Priorisierung, die auch die Bearbeitungsreihenfolge vorgibt. Wenn man morgens mit der wichtigsten Aufgabe beginnt, hat man trotz aller Widrigkeiten abends das Wichtigste geschafft. Priorisierungskriterien können Dringlichkeit und Stundensatz sein. Ehrenämter bleiben dann notfalls liegen bis sie dringend werden.
    • Was lässt sich ändern? Hat man chronisch mehr Arbeit als man schaffen kann, sollte man mittelfristig Projekte abgeben oder aufgeben. Oder sich ganz bewusst dafür entscheiden, bewusst regelmäßig viel zu arbeiten, weil die gesteckten Ziele nicht in einer 40-Stunden-Woche erreichbar sind.

    Im Verlauf des Lernprozesses muss man zunächst viel planen, aufschreiben und auswerten, um Unbewusstes bewusst zu machen. Mit der Zeit geht dann fast alles in Routine über und das Zeitmanagement ist kein Thema mehr oder dient nur noch gelegentlich zur Kurskorrektur.

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    Dr. Andrea Herrmann
    • Website

    Freiberufliche Trainerin und Beraterin für IT-Management. Meine 20 Berufsjahre waren eine bereichernde Kombination aus Praxis und Forschung: 7 Jahre als Beraterin und Projektleiterin, 10 Jahre in der Forschung und universitären Lehre, bis hin zu Vertretungs- und Gastprofessuren. Mehr als 100 Fachpublikationen, regelmäßige Konferenzvorträge, offizielle Supporterin des IREB-Board, Mitautorin von Lehrplan und Handbuch des IREB für die CPRE Advanced Level Zertifizierung in Requirements Management, Regionalgruppensprecherin der Gesellschaft für Informatik in Stuttgart-Böblingen und Anbieterin von E-Learning-Kursen. Blog: http://herrmannehrlich.twoday.net/.

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    3 Kommentare

    1. Lutz Breunig on 17. August 2013 16:29

      … es hilft schon viel, wenn man seine Lieblingsaktivitäten kennt, mit denen man sich gerne ausgiebig beschäftigt – und Arbeiten kennt, die man weniger gerne absolviert, und die man deswegen immer wieder verdrängt.

      Reply
    2. Fred Schröder on 5. September 2013 14:23

      Werte Kollegin,
      entscheident für die Arbeitsfähigkeit ist die eigene Voreinstellung (Geisteszustand, Motivation, Nutzenerkenntnis, Randbedingungen) und die Fremdsteuerung. Planen ist gut & notwendig, adäquate Methoden überlebensnotwendig, aber das ist „nur“ die operative Seite. Der alleinige Fokus darauf wird oftmals als Alibi missbraucht. Die Soziale Handlungskompetenz ist auch von mir auf mich selbst anzuwenden, ansonsten „verbrenne“ ich mich.
      Gruß
      Fred Schöder

      Reply
    3. Andrea Herrmann on 5. September 2013 19:43

      Guten Tag Herr Schröder,
      die Methoden wie Zeiterfassung, Analyse und Lernzyklus helfen aber gut dabei, seine eigene Motivation und die Randbedingungen zu explorieren. So können schön Geist (Zahlen, Statistiken, Pläne, Analysen) und Gefühl (Motivation, Arbeitszufriedenheit, Selbstbestimmung) zusammen gebracht werden und harmonisch zusammenarbeiten.

      Bei mir hat dieses Vorgehen jedenfalls alles geändert. Ich habe seit Jahren keinen Stress mehr. Außer mal fünf Minuten lang, wenn ich zum Bus renne. Aber auch das lässt sich vermeiden. 🙂
      Andrea Herrmann

      Reply

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